Довіреність, правила оформлення.
Довіреність - документ про надання права довіреній особі на вчинення будь-яких дій від імені довірителя. Визначення довіреності міститься в Цивільному кодексі - довіреністю визнається письмове уповноваження, яке видається однією особою іншій для представництва перед третьою особою. Можна виділити кілька видів довіреностей: генеральна або повна, спеціальна, разова і ін.
Офіційні довіреності, видані представникам підприємства на отримання грошей, товарно-матеріальних цінностей, укладання угод або інших дій від імені підприємства. У тексті вказується посада і паспортні дані довіреної особи, найменування організації, в якій проводиться діяльність за дорученням, вид дій, зразок підпису особи, яка отримала доручення, термін дії довіреності. Довіреність підписується керівником або головним бухгалтером, якщо вона пов'язана з грошовими або матеріальними цінностями, проставляється печатка організації.
Підготовка довіреностей на підприємстві може здійснюватися:
- самим підрозділом, який виступає ініціатором підготовки довіреності. У цьому випадку особливого значення набувають типові форми довіреностей, які затверджуються в установленому порядку на підприємстві;
- юридичною службою (або юристом за відсутності юридичної служби / юридичного відділу);
- довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей оформляють департаменти (управління) бухгалтерського обліку.
На великих підприємствах підготовка довіреностей покладається на юридичну службу (юридичний відділ). Тому повинен бути чітко визначений порядок надання їй інформації для підготовки довіреності. Для цих цілей зазвичай готується запит. Запит на підготовку довіреності оформляється у вигляді службової записки на ім'я керівника юридичної служби (юридичного відділу). У ньому вказується:
Якщо на підприємстві в силу специфіки його діяльності часто використовуються однотипні довіреності, то наказом по підприємству можна затвердити форми типових доручень; в цьому випадку типові довіреності готуватимуть самі відповідальні виконавці, а юридична служба буде тільки перевіряти їх тексти на відповідність типовим. Можливо також для спрощення документообігу передбачити підготовку доручень за типовою формою без відповідного запиту. Шаблон такої довіреності можна налаштувати в СЕД або викласти окремим word`овскім файлом в локальній мережі на сервері підприємства, щоб усі зацікавлені особи могли нею скористатися. Це зменшить кількість помилок при оформленні довіреностей.
Аналізуючи Цивільний кодекс Російської Федерації, можна зробити однозначний висновок про те, що він не містить будь-яких спеціальних вимог до форми довіреності (вони є тільки до форми довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей і встановлені не ГК РФ). Тому довіреність можна складати в довільній формі, але при цьому все-таки слід дотримуватися певних вимог.
Реєстрація та факт видачі довіреностей на представлення інтересів підприємства здійснюється структурним підрозділом, визначеним локальним нормативним актом. Це може бути служба ДОУ, юридичний відділ або все та ж бухгалтерія. Реєстрація довіреностей проводиться в Журналі реєстрації і видачі довіреностей.
Реєстрація довіреностей проводиться в Журналі протягом року в порядку зростання номерів (наскрізна нумерація). Журнал повинен бути попередньо прошитий і скріплений печаткою підприємства. Всі листи журналу повинні бути пронумеровані. Підчищення, приписки і виправлення в Журналі не допускаються.
Зразок довіреності на отримання зарплати:
