Серія статей "Життя в Outlook" (Living in Outlook) це рекомендації та практичні
приклади з усього світу. Ми почнемо обговорення, а Ви можете додавати ваші поради та приклади практичного впровадження (tips and workflows)!
Мій колега запитав мене, як я умудряюся відстежувати поточні, незавершені справи. Зараз я спробую відповісти на його питання. Мені завжди симпатизувала функції Outlook, за допомогою якої це робиться - "відстеження листування" (tracked conversations).
Що мені подобається, працюючи в команді Outlook, так це те, що я допомагаю створювати інструмент, який є невід'ємною частиною моєї власної роботи. Зокрема, це відноситься до питань, якими я займаюся не постійно, а час від часу і іноді обговорюю щось по електронній пошті. Стеження за ПП про проблему, над якою я працюю, має критичне значення. Для цього я позначаю пошту прапорцями, які дозволяють мені вибирати дату завершення даної проблеми, а список завдань (Task List) в списку справ (To-Do Bar), говорить наскільки добре я просуваюсь до дати завершення. Це робиться за допомогою функція "відстеження листування" (tracked conversations).
Інструкція про те як "не упустити м'яч" використовуючи відстеження листування.
Крок 1: Відзначити пісьмодля відстеження дати закінчення
Позначте прапорцем повідомлення, яке ви отримали або збираєтеся відправити. Можна навіть відправити самому собі частину листа або створити спеціальну задачу для тих проблем які не обговорюються через пошту. Якщо лист відноситься до особливо важливої проблеми, спробуйте додати прапор з описом і / або нагадуванням.
Крок 2: Оновлення Прапори при отриманні нових повідомлень в "TrackedConversations"
При надходженні нового листа, який відноситься до того, що було зазначено раніше, я побачу інформацію про те, що воно є частиною відслідковується ланцюжка - "tracked conversation":
Натиснувши на інформаційне табло у мене з'являється вибір з двох варіантів:
Опція "Знайти пов'язані повідомлення" викличе нове вікно, що містить всі повідомлення є частиною однієї і тієї ж листування. Але в більшості випадків, мене цікавить вихідне повідомлення, яке я помітив прапорцем. Його я можу відкрити відразу, вибравши "Відкрити вихідне позначене повідомлення".
Далі можна зробити наступне:
- Прибрати прапор, якщо це питання в даний час вирішено!
- Оновити час виконання. У разі якщо нове повідомлення зрушує час виконання.
- "Переміщення" прапора в поточне повідомлення. Нове повідомлення може зацікавити мене більше попереднього і свою увагу я перемикаю на нього.
Крок 3: Щодня опрацьовувати елементи в "To-Do Bar"
Для мене, це зазвичай означає один з наступних варіантів:
- Відправлення повідомлення з нагадуванням або проханням про надання статусу
- Перенесення часу виконання на більш пізній термін
- Подбати про постановку задачі самому собі!
Ось основна ідея. Тепер, якщо ви вибачте мене, я повинен йти і зняти позначку з електронного листа, який я відправив своєму колезі, де обіцяв пояснити, як я відстежую проблеми.
Алон Браун (Alon Brown)
Інженер з розробки Outlook (Outlook Development Engineer)