При проектуванні організацій визначаються наступні елементи і характеристики системи управління підприємством.
1. Поділ праці та спеціалізація. Наприклад, робота співробітника бухгалтерії може бути охарактеризована як проведення обліку коштів підприємства, надходять і витрачаються. У той же час всередині бухгалтерії співробітник може спеціалізуватися на розрахунках заробітної плати для співробітників підприємства.
Дослідження схем формальних організацій показує, що існує рівень вертикального і горизонтального поділу праці.
Горизонтальна диференціація відображає ступінь поділу праці між окремими структурними одиницями. Чим більше в організації різних сфер, які потребують спеціалізованих знань і навичок, тим складнішою вона є.
Охоплення контролем - це число підлеглих, які звітують перед одним керівником.
Функціоналізація - це різноманітність завдань, які повинні бути виконані, щоб досягти цілей організації.
Масштаб робіт - це кількість виконуваних робіт, їх обсяг. Співробітник, який виконує, наприклад, вісім завдань, має більш широкий масштаб робіт, ніж той, який виконує чотири завдання.
Поняття глибини робіт відноситься до обсягу контролю, здійснює працівник в ході роботи. Глибина робіт носить особистісний характер, в різних працівників на одному організаційному рівні вона може бути різною.
• для керівників організацій та їх перших заступників - не більше 10-12 осіб;
• для керівників функціональних відділів - не більше 7- 10 людина;
• для керівників функціональних бюро - не більше 4-6 чоловік;
• для керівників конструкторських і технологічних відділів - 15-20 чоловік.
Заступники керівників структурних підрозділів вводяться, як правило, при перевищенні норми керованості в 1,5 рази.
2. Департаменталізація і кооперація. З урахуванням раціонального охоплення контролем і в інтересах досягнення ефективної координації та управління всіма видами діяльності організація підрозділяється на відповідні структурні блоки (департаменти, відділи, служби). Такий підхід до формування організаційної структури називається департаментализация: функціональної, територіальної, виробничої, проектної або змішаної.
3. Зв'язок в організації та координація. Мобільний зв'язок - це вираження відносин, а не якась агресивна дія. Вони бувають вертикальні і горизонтальні. До основних форм зв'язків по горизонталі в організаціях відносяться: використання прямих контактів між керівниками, взаємодіючими з приводу рішення загальної проблеми; встановлення взаємозв'язку між двома підрозділами, мають міцні контакти з основних питань їх діяльності; створення тимчасових цільових груп для вирішення проблем, які зачіпають декілька підрозділів; формальні (це зв'язку координації, регульовані установленими або прийнятими в організації цілями, політикою і процедурами) і неформальні.
Координація є процес розподілу діяльності в часі, забезпечення взаємодії різних частин організації в інтересах виконання гідних перед нею завдань. Координація забезпечує цілісність, стабільність організацій.
Розрізняють такі види взаємозалежності підрозділів підприємства.
1. Номінальна взаємозалежність. Підрозділи, об'єднуються цієї взаємозалежністю, вносять вклад в загальну справу, але безпосередньо між собою не пов'язані.
2. Послідовна взаємозалежність. При такому типі зв'язку робота підрозділів, зайнятих на наступних етапах роботи, залежить від роботи на попередніх етапах. При послідовної взаємозалежності необхідна тісніший координація, ніж при номінальної, особливо на завершальних етапах виробництва.
3. Взаємне взаємозалежність. При такому ставленні фактори виробництва одного підрозділу стають результатом роботи іншого, і навпаки.
За своїм характером координаційна діяльність буває:
- Превентивна, тобто спрямована на передбачення проблем і труднощів;
- Призначена для усунення перебоїв, які виникають в системі;
- Регулююча, тобто спрямована на збереження існуючої схеми роботи;
- Стимулююча, тобто спрямована на поліпшення діяльності системи або існуючої організації навіть за відсутності конкретних проблем.
- Неформальна непрограмовані координація. Часто координація здійснюється добровільно, неформально, без попереднього планування з боку підприємства, оскільки практично неможливо передбачити, запрограмувати або взаємно зв'язати всю діяльність. Працівник повинен відчувати себе частиною організації і вважати своїми стоять перед нею завдання;
- Програмована безособова координація. Прикладом такого підходу можуть служити граничні терміни виконання планів;
- Індивідуальна координація. Приклад - керівник проекту, тобто особа, яка виступає як сполучна ланка між усіма підрозділами протягом всього терміну виконання проекту;
- Групова координація. Питання координації можна вирішувати на нарадах груп - будь то регулярно, як засідають комітети, або спеціально створювані комісії.
4. Централізація - ступінь зосередження прийняття рішень в одних руках, вона пов'язана тільки з формальної владою, тобто з правами, якими наділене певну особу в організації.
Децентралізація управління компанією стає можливою завдяки дотриманню певних принципів делегування.
5. Диференціація показує поділ підприємства на окремі структури (філії та представництва) і інтеграція показує входження підприємства в різні асоціативні форми управління.