Планування і організація роботи турфірми на виставці тре-бует детальної розробки. Участь на виставці можна розділити на три етапи:
1) підготовка виставки;
2) проведення виставки;
3) робота після закінчення виставки.
1. Етап підготовки виставки включає в себе:
# 9679; складання переліку виставляються туристських послуг;
# 9679; визначення розміру і складання плану виставкового стенду;
# 9679; укладення договору з оргкомітетом, передача йому плану ви-ставочние стенду і замовлення на обладнання та послуги;
# 9679; підготовка інформаційних матеріалів: описів, прайс-листів, папок стендистів;
# 9679; вибір і підготовка стендистов і персоналу;
# 9679; складання кошторису витрат.
Зупинимося на розгляді деяких заходів по під-готування до участі у виставці.
Зазвичай оргкомітети виставок в інформаційному листі вка-зують розміри мінімального стенду, а також розміри інших пред-лага стендів, опис послуг і устаткування, які слід при оренді площі того чи іншого розміру. На виставках, орга-нізуемих за кордоном, пропонуються варіанти стандартних вистав-вильно стендів різних розмірів і конфігурацій. Як правило, можна замовити стенд за власними ескізами за умови, що він буде вписуватися в відведене місце і це буде завчасно погоджено з оргкомітетом.
Всю виставкову експозицію можна розділити на кілька умовних зон:
1) виставкова - площа, на якій розташовуються експонати (з урахуванням їх функціонування і місця для роботи стендистів);
2) офіс - місце для укладення договорів, ведення переговорів, відпочинку співробітників;
Часто при організації роботи стенду залишаються без уваги і «спливають» в останню хвилину, порушуючи попередньо наме-ченние плани, такі моменти:
- місце для одягу. Одяг стендистов, які ведуть переговори відвідувачів, портфелі та сумки, розкидані по виставкового стенду, виробляють погане враження. У комплекті виставкового обладнання зазвичай пропонуються вішалки або стаціонарні шафи. Замовляючи їх, слід враховувати сезон: взимку місця під одяг знадобиться більше, а в теплий сезон можна обмежитися мінімумом;
- місце для відпочинку. При тривалій роботі виставки, Неста-мобільності потоку відвідувачів необхідно передбачити місце для короткочасного відпочинку співробітників і їх харчування;
- місце для посуду і приготування напоїв. Якщо на стенді передбачено проведення переговорів, укладання контрактів, договорів, необхідно передбачити місце для посуду, прохла-дітельного напоїв, приготування чаю або кави;
- місце для переговорів. При наявності галасливих експонатів або галасливих експонатів фірм, що розміщуються поруч зі стендом, сле-дует передбачити закрите приміщення для переговорів. Шум від цих експонатів може звести нанівець зусилля при переговорах з представниками фірм. У кімнаті для переговорів повинні бути варіанти договорів, комерційних пропозицій, прайс-листи, рек-ламние матеріали, чистий папір;
Так, наприклад, маючи в своєму розпорядженні експонати, необхідно звернути ува-гу на наступне:
- перш ніж планувати розташування експонатів, слід визначити, в якому напрямку буде рухатися основний потік відвідувачів. Зазвичай він йде від вхідних дверей до виходу або в напрямку наступного залу. Отже, експонати повинні бути розташовані так, щоб вони були видні основному потоку відвідувачів;
- працюючі стендисти не повинні перекривати відвідувачам огляд основних експонатів;
- якщо на стенді є експонат або комп'ютер, які під час демонстрації імовірно будуть залучати відвідувачів тривалий час, слід передбачити місце для них так, щоб група стоять і роздивляються їх відвідувачів не заважала роботі інших стендистов і загальному потоку відвідувачів на стенді;
Важливо, щоб перспективні товари, послуги та напрямки де-ності фірми знаходилися на найвигіднішому, добре про-розглядати відвідувачами, місці.
Оформити стенд допоможуть плакати, діаграми, фотографії. Їх кількість, однак, не повинно бути надмірним. Велике кіль-кість текстової інформації, малюнків, розміщене по всьому виставкового стенду, перестає сприйматися і не засвоюється відвідувачами.
Написи і плакати, розташовані поруч з експонатами, долж-ни взаємно доповнювати один одного. Наскільки вдала комбінація з цих трьох складових - розмір модуля, експозиція і експо-нати, - буде ясно в перші години роботи виставки: неправильне розташування або неповна інформація викликає багато додат-Передачі питань з боку відвідувачів.
Ніколи не можна вважати роботу з оформлення виставкового стенду закінченою після відкриття виставки, оскільки можна вносити коригування, зміни, враховувати помилки. Будь-яка ви-ставка - це процес навчання: вчаться все - і конкуренти, і партне-ри. Тому кожен раз рекомендується міняти оформлення та ді-зайн виставкового стенду.