Підготовка до переговорів.
Успішність проведення переговорів багато в чому залежить від того, наскільки ретельно вони підготовлені. Умовно процес підготовки до переговорів можна розділити на два етапи: організаційний і змістовний. Ці два етапи тісно пов'язані, так як характер майбутніх переговорів обумовлює організаційні моменти.
Першим кроком є визначення часу і місця зустрічі (місце зустрічі має відповідати загальній концепції майбутньої зустрічі). Слід уникати призначення робочої зустрічі на ранкові години або пізні вечірні години, а також обідній час. Оптимальний час для зустрічі # 151; перша половина дня. Уникайте великих зустрічей під кінець року, коли підводяться підсумки і робляться фінансові звіти.
Коли вас представляють, найбільш ввічливим варіантом відповіді буде: «Здрастуйте» або «Приємно познайомитися», при цьому треба протягнути руку і подивитися людині в очі. Якщо вас не кому представити, увійдіть самі. Не припустима фраза: «Ви мене пам'ятаєте!», Якщо ви не впевнені, запам'ятав чи вас опонент, краще увійдіть в ще раз.
При першій зустрічі, якщо учасники не знайомі, необхідно представитися. Першим представляється глава приймаючої делегації, потім # 151; глава приїхала. Після цього глави делегацій представляють своїх співробітників. Першою тут також повинна бути представлена приймаюча делегація. Спочатку представляють тих, хто займає більш високе положення, потім ті, хто рангом нижче. Після цього, учасники можуть обмінятися візитними картками. При великому кількісному складі делегацій такий обмін утруднений, тому необов'язковий. В цьому випадку до початку переговорів кожному учасникові вручається список делегацій, по можливості із зазначенням повних імен і посад.
Представляючи людей, називайте ім'я і прізвище. Посміхайтеся і говорите чітко. Скажіть кілька слів неособистого характеру про кожного з тих, кого ви знайомите. Молодшого завжди представляють старшому. Стать не має значення. У громадському етикеті чоловіка прийнято представляти жінці, але в бізнесі це правило не обов'язково. Тут усі рівні.
Молоді пари представляють парам старшим за віком. У великій групі одну людину представляйте відразу декільком. Якщо ви знайомите рівних по положенню людей, уявіть того, хто вам менш знаком, тому, кого ви краще знаєте. Нетитулованого людини слід представляти людині з титулами.
У свою чергу і ви, приймаючи раніше не відомих вам партнерів, має право поцікавитися їх повноваженнями, в ході бесіди поставити запитання про їх партнерах, банкірів, про те, чи є у них право підписувати спільні документи. У деяких випадках такі питання краще доручити поставити своєму юристу або особі, яка відповідає у вашій делегації за оформлення документів (це може бути зроблено в ході підготовки переговорів або бесіди в кулуарах).
Успішність проведення ділових нарад залежить від попередньої підготовки порядку денного. Важливо при цьому і її неухильне дотримання, чітке позначення часу початку і закінчення наради, дотримання порядку виступів. Але найголовніше, щоб нарада була продуктивним. Ділова нарада починають вчасно, навіть якщо група в неповному складі. Дієвий метод боротьби з запізненнями # 151; закрити і замкнути двері.
Порядок денний повинна бути продумана таким чином, щоб люди не гаяли часу. Обговорюване питання повинен стосуватися всіх учасників наради. Неприпустимо розбирати питання, який стосується лише двох з присутніх. Якщо в завершенні наради має бути прийнято рішення # 151; то в цей же день всім учасникам потрібно роздати протокол, в якому зазначено, що вирішили і хто відповідальний за реалізацію рішення.
Правила поведінки на переговорах.
Запізнення не припустимо, воно може не тільки негативно позначитися на вашому іміджі, а й зашкодити ходу переговорів. Відвідувачів краще приймати вийшовши їм на зустріч. Учасники переговорів сідають так, щоб члени кожної делегації, що займають рівне становище сиділи один навпроти одного. Першим сідає за стіл переговорів глава приймаючої сторони. Ініціатива в ході переговорів належить саме йому. Він починає бесіду, стежить, щоб не було пауз в ході переговорів, які можуть бути сприйняті як сигнал до їх закінчення # 151; в загальному, керує нею.
На переговорах не прийнято перебивати виступ партнерів. Після виступу можна задати уточнюючі питання. Якщо все-таки є необхідність уточнити якусь деталь в ході виступу, необхідно вибачитися, а своє висловлювання зробити максимально коротким і конкретним. В ході переговорів широко практикується передача главою делегації слова для виступу іншим членам своєї делегації, експертам і радникам. Під час переговорів можуть бути подані чай або каву. Інший варіант # 151; оголосити перерву для кави (перерва на каву). Він зазвичай використовується і при досить тривалих переговорах, а також, якщо потрібно обмінятися «неофіційними» думками, «розрядити атмосферу», просто трохи відпочити.
Приймаюча сторона, як правило, стежить за тим, щоб на столі переговорів були олівці або ручки, блокноти або просто чистий папір. Якщо делегації великі за складом і приміщення велике, то необхідно подбати про звукоусилении. Як правило, з іноземцями заздалегідь узгоджується питання про робочій мові переговорів. Якщо передбачається синхронний переклад, то слід подумати про робоче місце для перекладача # 151; спеціальній кабіні. При послідовному перекладі перекладач кожного боку сидить зліва від голови всієї делегації або ж одразу за ним і трохи лівіше.
Помилки при веденні переговорів.
Підготовці до переговорам не приділяється належної уваги. Учасники вважають, що на самих переговорах легше буде вирішити всі питання. За столом переговорів виникають суперечки всередині делегації. Мало уваги приділяється тому, як конкретно можуть бути реалізовані їх пропозиції. Уникайте включати в делегацію тих, хто не володіє достатнім рівнем професіоналізму. Це може негативно вплинути на ваш імідж. Нерідко завищується кількісний склад делегації, що веде до зниження ефективності роботи на переговорах. Не враховуються особливості ділового спілкування та етикету партнера з іншої країни, що веде до взаимонепониманию на переговорах.
Стенограма повинна містити обов'язкові атрибути # 151; гриф конфіденційності, дату, місце проведення та назва заходу, імена або ініціали стенографів, візу або підпис головуючого або секретаря (стенограма переговорів може бути завізована або підписана керівниками делегацій). Стенограма застосовується при необхідності забезпечити повну відповідність кожного виступу, реплік головуючого і т. Д. Кожна зі сторін має право вести стенограму самостійно.
В цілому до використання диктофонного запису пред'являються ті ж основні вимоги, що і до стенограми. Як правило, при веденні магнітофонного запису необхідно попередити учасників переговорів про це, чітко позначивши, як буде використовуватися ця магнітозапісь надалі. При магнітозаписи нарад і переговорів доречно головуючому запропонувати виступаючим на початку свого виступу називати себе # 151; це полегшить подальшу обробку записи. При проведенні переговорів сторона, що організує спільну магнітозапісь, зазвичай надає копію магнітозаписи партнерам по переговорах.
Тривале прощання однаково незручно для всіх # 151; і для минає, і для залишається. Після закінчення відведеного для бесіди або заходу часу слід піти, коротко попрощавшись. Буває так, що в знак поваги до гостей господар проводжає їх до виходу. Слід уникати спокуси перетворити цей жест уваги в продовження переговорів.
Прощаючись із партнерами по переговорах, постарайтеся потиснути їм руки. Якщо делегації великі, то прощаються глави делегацій, обмежуючись ввічливим легким поклоном іншим членам делегації.