Найважливішою ознакою документа є наявність формуляра - набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності.
Для складання документів використовують формуляр-зразок - модель побудована документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про контроль;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в електронній формі
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Види бланків і склад реквізитів:
бланк конкретного виду документа
01 - Державний герб Російської Федерації (або 02 - герб суб'єкта Російської Федерації або 03 - емблема організації); 08 - найменування організації; 11 - дата документа; 14 - місце складання або видання документа;
Реєстраційний номер документа-цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документу при його реєстрації. Розміщується на одному рівні з датою. При поздовжньому розташуванні дату розміщують біля лівого поля, реєстраційний номер біля правого. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ. Порядок розташування цих елементів визначається самою організацією.
- найменування установи або організації в називному відмінку.
- найменування структурного підрозділу в називному відмінку.
- вказівка посади одержувача в давальному відмінку.
- ініціали та прізвище в давальному відмінку.
Реквізит «Підпис» - обов'язковий реквізит, що надає документу юридичну силу. До складу реквізиту входять: найменування посади особи, яка підписала документ, особистий підпис, ініціали та прізвище (ініціали та прізвище
Затвердження документа оформляється грифом обмеження доступу до документа (проставляється в правому верхньому кутку першого аркуша документа). Складається з:
Затвердження посадовою особою
Затвердження постановою, рішенням, наказом, протоколом
слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження
слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номера
Узгодження документа оформляється:
позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль"
21 - відмітка про контроль
- оформлюють таким чином: Додаток: на 5 л. в 2-х прим. - вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують, - додатку до документа - у правому верхньому кутку пишуть "Додаток N" із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера
26 - відмітка про засвідчення копії
нижче реквізиту "Підпис" проставляють заверительную напис: "Правильно"; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату запевнення
27 - позначка про виконавця
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи
включає в себе посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконанні, або при відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "До справи"; номер справи, в якій буде зберігатися документ; підписується і датується виконавцем документа
29 - відмітка про надходження документа в організацію
містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини)
10 - назва структурного підрозділу
Вказується на всіх службових документах, розташовується в головній частині документа після реквізиту «Найменування організації» і друкується прописними літерами, наприклад, АКТ, ДОВІДКА. У бланку листа реквізит «Найменування виду документа» не вказується
18 - заголовок до тексту
20 - текст документа
21 - відмітка про контроль
- оформлюють таким чином: Додаток: на 5 л. в 2-х прим. - вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують, - додатку до документа - у правому верхньому кутку пишуть "Додаток N" із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера