Формуляр бланка акта
Акт - це документ, складений для підтвердження встановлених фактів, подій, дій.
У деяких випадках акти не тільки фіксують встановлені факти і події, а й містять висновки, рекомендації та пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій і т.п.).
Акти відрізняються широким розмаїттям за своїм призначенням і змістом:
здачі-приймання (робіт, матеріальних цінностей, документів);
обстеження (стану техніки безпеки, протипожежної безпеки; умов праці; результатів діяльності);
випробувань (зразків, систем, технологій);
виділення до знищення (матеріальних цінностей, документів);
передачі (структурного підрозділу з однієї організації в іншу);
порушення встановлених правил;
розслідування аварій, нещасних випадків;
ліквідації організації і т.д.
Акти складаються колегіально (не менше двох укладачів). Нерідко акти складаються комісіями, спеціально створюваними, склад яких затверджується розпорядчим документом керівника організації. Акти можуть складатися і постійно діючими комісіями на регулярній основі.
Головне при складанні акта - встановлення фактичного стану справ і правильне відображення в акті. Акт складається на основі чорнових записів, які ведуться під час роботи комісії або групи осіб і містять фактичні дані, кількісні показники та інші відомості.
Заголовок до акту повинен граматично узгоджуватися зі словом "акт", наприклад:
Акт перевірки фінансово-господарської діяльності інституту,
Акт списання матеріальних цінностей.
Датою акта є дата події (перевірки, обстеження, експертизи тощо).
Текст акту складається з двох частин: вступної та основної (констатуючій).
Вступна частина будується за схемою: підстава - складений комісією - голова - члени комісії - були присутні (якщо акт складений в чиюсь присутність).
Підстава для складання акту - договір, розпорядчий документ, нормативний документ із зазначенням номера та дати.
Після слова "складений" зазначаються найменування комісії, посади, прізвища та ініціали осіб, що склали акт.
В кінці тексту акта вказуються кількість складених примірників і їх місцезнаходження. Кількість примірників акта визначається кількістю зацікавлених у ньому сторін або нормативними документами. наприклад:
Складено в 3 примірниках:
1-й примірник - бухгалтерія,
2-й примірник - комерційний відділ,
3-й примірник - покупець.
Після позначки про кількість примірників акта слід відмітка про наявність додатків до акта (якщо вони є).
Акт оформляється на загальному бланку організації або на спеціальному бланку акта (бланк конкретного виду документа). Для актів з постійно повторюється інформацією слід застосовувати бланки з трафаретним текстом.
Обов'язковими реквізитами акта є: найменування організації, назва структурного підрозділу, дата і реєстраційний номер, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, в необхідних випадках - гриф обмеження доступу до (акти, що вимагають твердження, повинні бути включені в список документів, що підлягають затвердженню) . Приклад оформлення акта наведено в додатку А.
Формуляр бланка пояснювальної записки
Пояснювальна записка - документ, що пояснює причини якої-небудь дії, факту, події, що складається працівником організації і представляється вищій посадовій особі.
Текст пояснювальної записки складається з двох частин: перша частина містить факти, що послужили приводом до її написання, друга - причини, що пояснюють ситуацію, що склалася. Пояснювальна записка підписується укладачем.
Приклад оформлення пояснювальної записки наведено в додатку Б.