Групи є природною і неминучою частиною будь-якої організації. Хоч як би називалися спільноти людей: групами, підрозділами, колективами або командами, більшість з них усвідомлюють, наскільки сильно від них залежать їх індивідуальні успіхи. Ніхто не здатний поодинці виконати симфонію, яка вимагає погодженої гри цілого оркестру. Якщо мати на увазі, що управління - це мистецтво добиватися намічених цілей за допомогою підлеглих, то необхідно, щоби підлеглі знали і поділяли ці цілі, були мотивовані на їх досягнення.
Значення терміна «група» історично сходить до двох коренів: «вузол» - від італійського groppo та німецького grop та «коло» - від німецького kruppe та французької groupe. Цікаво, що обидва ці слова мали в основі ідею кола. Звідси випливає ідея рівності утворюють коло групи осіб.
Група - це два або більше взаємодіючих і взаємозалежних людини, які об'єдналися для досягнення певної мети. Групи, створені в організації з волі керівництва, називаються формальними групами. Вони покликані виконувати конкретні завдання і досягати певні цілі. В організації існують три основні типи формальних груп: групи керівників, виробничі групи і комітети. Група керівника складається з керівника і його безпосередніх підлеглих, які, в свою чергу, також можуть бути керівниками. Другий тип формальної групи - це робоча (цільова) група, що складається з осіб, які разом працюють над одним і тим же завданням. Хоча у них є загальний керівник, на відміну від командної групи вони мають значно більше самостійності в плануванні і здійсненні своєї праці. Комітет - це група всередині організації, якій делеговані повноваження для виконання будь-якого завдання або комплексу завдань. Іноді комітети називають радами, цільовими групами, комісіями або командами. Але у всіх випадках тут мається на увазі групове прийняття рішень і здійснення дій, що відрізняє комітет від інших організаційних структур.
Для того щоб уявити собі, з яких формальних груп складаються митні органи РФ, слід звернутися до структурних схем, за своєю суттю є засобом наочної демонстрації офіційної структури організації і які можуть бути використані для ілюстрації складу і зв'язків між окремими робочими групами, відділами та підрозділами.
Відмінними ознаками формальних груп є: чітко визначений склад і структура, в тому числі організаційні норми, загальні завдання (мети), жорстке визначення та розподіл ролей; однозначне встановлення статусів, прав і обов'язків членів групи.
Неформальна група - це спонтанно утворилася група людей, які набирають регулярне взаємодію для досягнення певних цілей. Ці цілі прямо не збігаються з цілями організації. Має місце спільні інтереси, симпатій, антипатій членів групи, що виявляється у відносинах взаємодопомоги, обміну інформацією і т. Д. У неформальних груп багато спільного з формальними організаціями, в які вони виявляються вписаними (ієрархія, лідери, завдання, норми). Однак у них немає чіткої структури. Вони можуть бути відкритими для нових членів організації, розмежування ролей і статусів в них не є жорстким і заздалегідь запланованим, воно не задається ззовні, а визначається внутрішньогрупових взаємовідносинами. Неформальні групи здатні істотно модифікувати формальну структуру.
Особливим видом групи є команда. Команда - це група людей, що мають спільні цілі, взаємодоповнюючі навички та вміння, високий рівень взаємозалежності та розділяють відповідальність за досягнення кінцевих результатів.
Всі робочі команди є групами, але тільки формальні групи є робочими командами. Головна відмінність команд від традиційних робочих груп - наявність синергетичного ефекту.
Формування ефективної управлінської команди належить до пріоритетних завдань управлінської діяльності керівників митних підрозділів. Кожен керівник повинен чітко бачити найближчі та віддалені цілі митної діяльності свого підрозділу, але він потребує однодумців, які поділяють ці цілі і допомагають йому перетворити їх в реальність.
Дослідники ще не прийшли до єдиної типології команд. Найзручніше класифікувати їх за такими чотирма характеристиками: мета, термін дії, членство і структура. В даний час в сучасних організаціях найширше використовуються: функціональні команди, самоврядні команди і команди з перехресними функціями.
Функціональні команди включають в себе керівника і його підлеглих, що належать до конкретного функціонального відділу. Структура такого типу команди досить чітка, питання, пов'язані з посадовими повноваженнями, лідерством, прийняттям рішень і взаємодією членів, досить прості і зрозумілі. Функціональні команди вирішують конкретні виробничий завдання і ті чи інші проблеми клієнтів.
Управлінська команда керівника митного підрозділи - приклад функціональної команди.
Самоврядні команди - це функціональних груп співробітників, які працюють без керівника і відповідають за весь робочий процес (або його частина), що полягає в забезпеченні продукцією / послугами клієнта. Самокеровані команди відповідають як за виконання роботи, так і за управління.
Команди з перехресними функціями - змішана група фахівців в різних областях, які працюють разом для виконання специфічних завдань, що стоять перед організацією.
Командна робота все ширше застосовується в сучасних організаціях, однак для їх створення та розвитку потрібні певні зусилля, які не завжди відповідають отриманому результату. Тому використання команди доцільно тільки тоді, коли робота вимагає взаємопов'язаних дій, які не можуть бути виконані ефективно при індивідуальній роботі. Визначення необхідності в командній роботі зручно використовувати трирівневу модель командоутворення, яка представлена на рис. 4.8 (по Д. Макінтош-Флетчер) [28].
Рівень А. Сполучення робоча група .Члени команди бачать себе однією робочою групою, але їх робота в основному мало залежить один від одного, тому у них не виникає потреби в розподілі роботи між собою. Їх можна вважати групою тому, що вони вносять певний вклад в роботу свого підрозділу. Для такої групи характерно:
- наявності розділяється всіма мети;
- кожен відчуває себе прийнятим групою і має можливість впливати на інших.
Згуртована група зосереджена на потребах її окремих членів.
Рівень В. Ефективна робоча команда фокусує увагу на збільшенні продуктивності. Її члени взаємозалежні, що викликає необхідність розподіляти роботу для досягнення спільної мети. Для даного рівня характерне:
- функціонування в якості автономного підрозділу в організації;
- члени команди діляться один з одним робочою інформацією;
- наявність цілей і завдань, що розділяються і розуміються усіма.
Ефективна робоча команда зосереджена на зростанні своєї ефективності при вирішенні робочих завдань як керована команда.
Рівень С. Ефективний організаційний комплекс складається з великої кількості людей, включає в себе підкоманди, що мають різне призначення або виконують різні стадії роботи. Він націлений на потреби організації в цілому. Цей рівень має ознаки як згуртованої групи, так і ефективної робочої команди і, крім того:
- кожна команда пов'язана з іншими командами організації або з функціями для виконання різних проектів;
- командні ресурси (людські і матеріальні) поділяються з іншими командами організації або їх функціями;
- команда впливає на стратегію і політику організації;
- люди можуть входити і виходити з команди відповідно до потреб, ходом робіт, тимчасовим фактором.
Ефективний організаційний комплекс інтегрує діяльність окремих команд великий організації, встановлює між ними співпрацю, діє на поділюваних усіма принципах командної роботи.
У митних органах РФ представлені всі рівні командоутворення.
Встановлено, що для вибору типу робочої групи принципове значення має характер поставленого перед нею завдання. Якщо завдання добре структуроване (просто, знайоме, часто зустрічається), то воно має програмований рішення. Для виконання такого завдання співробітникам потрібні тільки певні професійні навички, їх добре виконують працюють незалежно одна від одної люди. Тут ефективні однорідні групи, що складаються з працівників зі схожими цінностями, переконаннями, досвідом, чисельністю до 9 ± 2 людини. Якщо завдання має високу ступінь невизначеності, неструктурованість, вимагає незапрограмованого вирішення (унікального, потребує нестандартного підходу), то ефективна різнорідна група чисельністю 7 ± 2 людини має високий рівень навичок командної роботи.
Визначивши необхідність в команді, слід приступити до її формування.
Формування команди сприяє: наявність у членів групи таких якостей, як уміння слухати, співпереживати, готовність допомагати іншим, спільні цінності та інтереси, прагнення до співпраці при вирішенні складних проблем, ясність і визначеність позицій, відкритість, гнучкість. Формування команди перешкоджає: бажання домінувати, постійно вступати в суперечку, безапеляційні заяви, негативна оцінка ідей інших, звичка бути завжди правим, резонерство, байдужість. Численні дослідження, проведені в останні роки, дозволили виявити характеристики, загальні для всіх ефективних команд (рис. 4.9).
Так, для ефективних робочих команд характерні: наявність чітких цілей; люди, що володіють необхідними вміннями та навичками, високий ступінь взаємної довіри між членами команди, їх загальна прихильність справі команди, високий рівень спілкування, вміння домовлятися між собою і ефективне лідерство [29].
На початковому етапі формування управлінської команди керівник митного підрозділу виконує провідну роль. Він ставить чіткі цілі і завдання, вселяє віру в свої сили, допомагає виробляти навички, підходи, удосконалювати прийоми і методи роботи, що виконується, домагатися узгодженості дій, при цьому поводиться скоріше як наставник, помічник, ніж як контролер.
Спочатку до складу команди увійдуть найближче оточення керівника і інші співробітники, які надають йому підтримку, що розділяють його ідеї, погляди на спільну діяльність і проводять їх в життя. При цьому команда не тільки сприймає ідеї і погляди керівника, але і надає йому зворотний зв'язок, що дозволяє уточнювати і розвивати ці ідеї. Початковий кількісний склад управлінській команди повинен відповідати розмірам соціокрітіческой маси (-5% від 30 осіб,
керівник -► управлінська команда керівника -► колектив підрозділу.
Процес становлення команди проходить ряд стадій. Американський дослідник Б. Басс виділяє чотири стадії розвитку команди.
1. Прийняття членами команди один одного. На цій стадії усуваються недовіру, настороженість і відчуження щодо один одного, з'являється готовність співпрацювати.
2. Розвиток комунікацій і вироблення механізму прийняття групових рішень. Розширення та інтенсифікація комунікацій роблять групу здатної до прийняття колективних рішень.
3. Формування групової солідарності. Зростання довіри і зміцнення почуття групової ідентичності. Члени групи відчувають радість від самого факту перебування в ній і допомагають один одному.
4. Прагнення до максимізації групового успіху за допомогою раціонального використання індивідуальних здібностей, можливостей і взаємодопомоги, забезпечення неформального колективного контролю. Ця стадія характеризується перенесенням акценту з міжособистісної солідарності і підтримки на спільну справу.
У міру проходження стадій в розвитку команди відносини в ній досягають зрілості, що позитивно позначається на ефективності її діяльності.
Р. М. Белбін встановив, що на успіх роботи управлінської команди впливає розподіл ролей. Він виявив, що існують два види ролей: професійні та командні. Командних ролей вісім: виконавець, координатор, що приводить в дію, «мислитель», дослідник ресурсів, що оцінює, колективіст, що доводить до кінця. Особисті характеристики членів команди дозволяють їм добре пристосовуватися до виконання одних ролей і обмежують їх можливості по успішному виконанню інших. Команда повинна прагнути до балансу групових ролей, виконуваних придатними для цих ролей співробітниками. Сам же баланс ролей визначається виходячи з цілей і завдань групи. Таким чином, формування команди включає в себе: визначення призначення команди (чому команда існує), формулювання її мети (що команда збирається робити), постановку завдань (як команда збирається робити), визначення ролі команди (робочий підхід, який має на себе взяти команда як група), основні правила і норми (керівництво).
Командна робота має як переваги, так і недоліки. До переваг можна віднести: можливість об'єднання різноманітних умінь і навичок для вирішення задачі або проблеми, взаємовиручка і взаємопідтримка, можливість вчитися один у одного, відносна незалежність від решти частини організації. Серед недоліків слід назвати: ізольованість від решти організації може привести до того що цілі команди можуть вступати в протиріччя з цілями організації, між різними командами виникають конфлікти, тиск команди на своїх членів може привести до «групового мислення» (нереалістичним сприйняття навколишньої дійсності) .
Загальна тенденція розвитку управління останніми роками - надання значної самостійності невеликим колективам, які набувають права незалежних команд. «Командні» технології менеджменту стали активно проникати на практику державної служби, відбувається делегування прав і відповідальності з верхніх рівнів управління на нижні. Невеликі колективи отримують можливість розпоряджатися ресурсами, проводити власну кадрову політику і навіть займатися стратегічним плануванням. Команди стають головним інструментом досягнення інновативності, індивідуальної схильності, сфокусованість на головні завдання. Все сказане повною мірою відноситься і до митної служби.
2.Охарактерізуйте зовнішню і внутрішню сторону управлінської діяльності.
3.Які особливості об'єкта управлінської діяльності?
4.Какие навички повинні мати керівники різних рівнів управлінської ієрархії?
5.Охарактерізуйте психологічне будова професійній діяльності.
6.Назовіте ієрархічні рівні професійної діяльності і механізми її психологічної регуляції.
7.Определіте поняття управлінських здібностей і охарактеризуйте їх структуру.
8.Покажіте можливості вдосконалення управлінської діяльності на основі її психологічної складовою.
9.Определіте поняття «конфлікт» та назвіть чотири аспекти вивчення конфлікту.
10.Охарактерізуйте функціональні і дисфункціональні конфлікти і їх наслідки.
11.Опішіте структуру конфлікту.
12.Опишите стадії розвитку конфлікту і обґрунтуйте доцільність втручання керівника на кожній стадії.
13.Опишите основні типи конфліктів в організації.
14.Опишите методи вирішення конфліктів.
15.Опишите стилі поведінки в конфліктних ситуаціях і доцільність їх використання в різних обставинах.
16.Охарактерізуйте стратегії управління конфліктом.
17.Дайте визначення групи і команди.
18.Чем відрізняється команда від групи?
19.Охарактерізуйте модель командоутворення.
20.Назовіте стадії розвитку групи.
21.Назовите основні принципи освіти і згуртування управлінської команди.
22.Как має бути розподіл ролей в ефективній команді?
23.Охарактерізуйте переваги і недоліки командної роботи.
Карпов А. В. Психологія менеджменту: навчальний посібник. М. Гардаріки,
Колобова І. М. Формування психологічної та професійної стійкості до ризик-факторів митної діяльності. М. РІО РОТА,