Головбух у відпустці - що робити?
Але всі ми потребуємо у відпустці, і головний бухгалтер - не виняток. І тут у кожної організації виникає питання: як відпустити головного бухгалтера у відпустку, щоб діяльність компанії не зупинилася? Хто буде розписуватися на всіх документах і виконувати інші обов'язки головбуха?
Не секрет, що в багатьох організаціях в документах перед посадами керівника і головного бухгалтера в період їх відсутності з'являється додаток «І.О.» або «Вр. І.О. ». Всі ми знаємо, що це означає: виконання обов'язків або тимчасове виконання обов'язків працівника. Але таких посад, як І.О. керівника або Вр. І.О. головного бухгалтера, в трудовому законодавстві просто немає. Як все правильно оформити?
Передача повноважень іншій особі через суміщення
На час перебування головного бухгалтера у відпустці виконуючим обов'язки можна призначити іншого працівника. Наприклад, замість головбуха - провідного бухгалтера.
Якщо співробітник поряд зі своєю основною роботою виконує ще й додаткову - роботу головного бухгалтера, то дану передачу посадових обов'язків і повноважень слід оформити як суміщення професій. І за це співробітнику покладена доплата, яка залежить від обсягу додаткової роботи. Її розмір встановлює керівник за угодою з працівником. Це може бути фіксована сума, різниця в окладах або відсоток від окладу за основною роботою. Поєднання оформляється додатковою угодою до трудового договору і наказом.
У наказі про суміщення посад вказується:
про призначення тимчасово виконуючого обов'язки
На вказаний період їй передається право ведення бухгалтерського обліку, підписи за головного бухгалтера всіх внутрішніх документів, бухгалтерської та податкової звітності.
Так призначена особа буде не тільки мати права головного бухгалтера, а й нести відповідну відповідальність.
Варто зазначити, що видання наказу не скасовує видачу призначеного відповідальній особі довіреності, тобто письмового уповноваження, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами (ст. 185 ЦК України).
Так, податкові органи вимагають від платників податків різні доручення на різне уявлення інтересів. Причому «загальну» довіреність податківці не дарують, а вимагають різні, наприклад, на уявлення податкових декларацій і на отримання актів за результатами податкових перевірок.
Хотілося б звернути увагу, що, коли працівник, який поєднує свої обов'язки і обов'язки головного бухгалтера, підписує документи, він не має права просто ставити свій підпис навпроти прізвища та ініціалів імені і по батькові. Під реквізитом «Головний бухгалтер організації» такий працівник додатково пише: «За головного бухгалтера», - і вказує свої прізвище та ініціали імені та по батькові, посаду, а також номер і дату наказу, яким він призначений тимчасово виконуючим обов'язки.
Передача повноважень іншій особі? Як тимчасове переведення на іншу роботу!
Працівник може бути тимчасово переведений на посаду головного бухгалтера на час перебування останнього у відпустці. Але, знову ж таки, робити це має сенс, тільки якщо Ви знаєте, що головбуха не буде довго, наприклад, місяць або більше. Адже в цьому випадку заміщає співробітник повністю звільняється від своєї основної роботи і виконує тільки роботу головбуха. І, відповідно до ст. 72.2 ТК РФ, отримує він таку ж зарплату, як і головбух (а не свою). При тимчасовому переведенні працівника на посаду головбуха керівник зобов'язаний скласти додаткову угоду до трудового договору і видати наказ.
При оформленні тимчасового переведення необхідно виконати ті ж дії, що і при постійному перекладі (крім внесення запису про переведення до трудової книжки):
- отримаєте письмову згоду працівника, якщо воно потрібне (далі ми розповімо, коли воно не потрібно). Згода можна оформити додатковою угодою до трудового договору про тимчасове переведення працівника на іншу роботу;
- оформите наказ про переведення на іншу роботу за уніфікованою формою № Т-5 (а якщо переводяться декілька працівників, то за формою № Т-5а);
- внесіть запис про тимчасове переведення в розд. III особистої картки працівника за формою № Т-2 і ознайомте працівника з цим записом під розпис;
- якщо при тимчасовому переведенні у працівника змінюється трудова функція, то не забудьте ознайомити його під розпис з локальними нормативними актами, пов'язаними з новою роботою, і в необхідних випадках провести навчання та інструктаж з охорони праці.
Варто звернути увагу, що після тимчасового переведення працівник при підписанні документів буде не тільки вказувати посаду «головний бухгалтер», але ставити своє прізвище, ініціали імені та по батькові і підпис.
Ви повинні розуміти, що, повністю звільняючи заміщає співробітника від його основної роботи, Ви «оголюєте» його ділянку роботи. І Вам доведеться шукати іншу людину, який би виконував роботу цього співробітника.
Так що, якщо головний бухгалтер йде у звичайний відпустку всього на 2-3 тижні, оформляти на заміщає працівника тимчасове переведення просто нераціонально. Це створить зайві і непотрібні проблеми.
Передаємо повноваження заступнику
Якщо у Вас в штаті є посада заступника головного бухгалтера, то все просто. Він заміщає головбуха, наприклад, під час відпустки, відрядження, хвороби тощо Причому це фіксується в трудовому договорі з заступником головбуха спочатку при його укладанні. Також це може бути прописано і в посадових інструкціях заступника. Тоді повноваження головбуха переходять до заступника автоматично, нічого додатково робити не потрібно.
Зазвичай заступники не отримують доплату за час виконання обов'язків головного бухгалтера, оскільки така заміна вже врахована при встановленні їм окладів.
На всіх документах, які підписуватиме заступник, повинні стояти посаду «заступник головного бухгалтера», його прізвище, ініціали імені та по батькові і підпис.
Оформляємо тимчасові банківські картки
Якщо заміщає керівника і головного бухгалтера працівникам Ви хочете надати право підпису банківських документів на невизначений (тривалий) термін, то Вам треба буде заново оформити банківські картки.
У них, крім зразків підписів керівника та головного бухгалтера, потрібно зафіксувати і зразки підписів заміщають осіб. Тільки тоді вони зможуть підписувати платіжні доручення та чеки.
Якщо у Вас в організації варто система «Клієнт - банк», то оформляти банківські картки не доведеться. Заміщує керівництво співробітникам треба буде просто передати ключі ЕЦП керівника і головного бухгалтера для підпису електронних документів в системі «Клієнт - банк». Це також треба вказати в наказі про передачу повноважень керівника і головбуха на час відпустки.
Крім того, пам'ятайте ось про що. Зазвичай головбух йде у відпустку тільки після здачі квартальної звітності до податкової інспекції і позабюджетні фонди. Але в житті буває всяке! Якщо Ви здаєте звітність через інтернет, трапляється, що податківці просять продублювати вже здану звітність. Тому про всяк випадок передайте заміщає головного бухгалтера співробітнику присвоєний організації сертифікат електронного цифрового підпису, за допомогою якого Ви надсилаєте звіти в податкову інспекцію, ПФР і ФСС через інтернет. Про це теж потрібно згадати в наказі про передачу повноважень головбуха на час відпустки.
Якщо виявиться, що під час відсутності головного бухгалтера в організацію прийшла податкова перевірка, її через це відстрочувати ніхто не буде: дата початку перевірки відповідає даті винесення рішення інспекції про призначення перевірки, і її термін починає спливати з цього моменту.
Деякі заперечать: згідно з п. 9 ст. 89 НК РФ у податковій інспекції є право призупинення проведення виїзної податкової перевірки. Це так, але така підстава для зупинення перевірки, як «відсутність головного бухгалтера аудиту на робочому місці», податковим законодавством не передбачено.
Так що, якщо керівник організації і рядові співробітники бухгалтерії, а також і призначений виконуючим обов'язки головного бухгалтера особа не в змозі відповідати на питання перевірки, то краще відкликати головного бухгалтера з відпустки.