грамотний документообіг
В даний час став абсолютно очевидним той факт, що успіх бізнесу залежить не тільки від фінансових результатів. Правильне і повне документальне оформлення справ має велике практичне значення. Важливо приділяти пильну увагу паперів на всіх етапах життя фірми - від державної реєстрації до укладення договорів з партнерами.
Письмові документи є найбільш достовірним доказом, яке приймають інспектори і судді. У будь-якій суперечці з дослідженням паперів надають першочергового значення. Нерідко фірма, яка вимагає оплати за поставлені товари, програє суперечку в суді через відсутність накладної. А якщо рахунок-фактура буде невірно оформлений, компанії можуть відмовити у відшкодуванні сплаченого до бюджету ПДВ.
Однак правильно скласти юридично значущий документ - лише півсправи. Необхідно також забезпечити його своєчасне отримання, облік і зберігання. Дуже важливо правильно його використовувати. Адже документ - це перш за все джерело інформації, яка має юридичну і комерційну цінність. Чітко організований доступ до документа забезпечує можливість його оперативного застосування в поточній діяльності. У той же час він захищає компанію від збитків в результаті його можливого несанкціонованого використання. Всі названі аспекти роботи з документами утворюють систему внутрішнього документообігу фірми.
Які документи необхідні?
Крім документації, наявність якої обов'язково в силу закону, компанії належить визначити «паперовий» обсяг, необхідний для повсякденної діяльності. Тут можна виділити:
документи, якими оформляють відносини з постачальниками і замовниками;
документи, за допомогою яких фіксують внутрифирменную інформацію.
Договірні відносини з контр-агентами повинні, по можливості, будуватися на стандартних, зрозумілих для всіх умовах. Дотримання цього правила дозволить керівникам фірми працювати з клієнтами максимально ефективно.
Адже для вирішення конкретних спірних ситуацій будуть застосовувати договірні схеми, відомі обом сторонам. Блок договірної документації складається, як правило, з набору типових угод, які адаптують під особливості комерційної діяльності компанії. У цей набір також входять документи, якими оформляють конкретні операції, - накладні, акти виконаних робіт, про виявлення недоліків товару, шаблони претензій та ін. Слід мати на увазі, що Закон про бухоблік містить обов'язкові вимоги до оформлення первинних облікових документів, які складають по результатами господарських операцій. Якщо для певного виду документа нормативно передбачена уніфікована форма, то він повинен відповідати їй. Нагадаємо, уніфіковані форми документації розроблені Держстандартом Росії для різних галузей економіки - торгівлі, будівництва, матеріального виробництва.
Тим часом правильно визначити обсяг внутрішньої документації фірми - одна з найскладніших завдань на шляху побудови грамотної системи документообігу. Деякі керівники вважають, що внутрішні документи - непотрібне бюрократичне надмірність. Адже їх підготовка забирає час персоналу. Інші, навпаки, зобов'язують своїх співробітників звітувати окремими розпорядженнями, докладним, службовими записками буквально за кожну хвилину робочого часу. Уникнути крайнощів дозволить правильна постановка цілей складання внутрішніх документів.
Перш за все внутрішні документи потрібні для оформлення трудових відносин з працівниками. Так, з кожним співробітником фірми необхідно укласти трудовий договір у письмовій формі (ст. 67 ТК РФ). Однак оформлення робочих відносин підписанням трудового договору не вичерпується. Документи обліку робочого часу, функціональних обов'язків співробітників, дисципліни праці і відповідальності сторін договору є найважливішим доказом в будь-якому трудовому спорі. Крім того, до необхідних компанії документам слід віднести внутрішню переписку. Адже вона дозволяє організувати бізнес-процеси всередині фірми і контролювати результативність праці окремих працівників.
Як врахувати і зберегти документи?
Для маленької компанії, як правило, досить інформувати працівників про склад документів фірми, місцях їх зберігання, оптимальні терміни їх отримання. Доцільно періодично проводити навчання співробітників роботі з документами, роз'яснювати юридичні та бухгалтерські наслідки, якщо певні види документів будуть відсутні.
Великій фірмі, обсяг паперів в якій великий, необхідно чітко регламентувати порядок документообігу спеціальним розпорядженням. Стандартний шлях, який використовує більшість компаній, - прив'язка документообігу до облікову політику підприємства. У цьому випадку керівник фірми своїм наказом затверджує Додаток до облікову політику. Остання, як правило, містить перелік і форми документації компанії, список співробітників, відповідальних за складання окремих документів, терміни їх надходження погодження та затвердження всередині підприємства.
Передбачені облікової політикою обов'язки зі складання та обліку документів, необхідно продублювати у посадових інструкціях відповідних працівників. Більш прогресивним рішенням системи документообігу є її автоматизація.
Як працювати з документом?
Так, Закон про комерційну таємницю передбачає заходи захисту науково-технічної, технологічної, виробничої, фінансово-економічної та іншої інформації, яка має комерційну цінність. Адже дані відомості є конфіденційними. Тим часом підприємство має право захищати документи, що містять конфіденційну інформацію, від будь-якого несанкціонованого використання. Правда, це не стосується випадків, прямо встановлених Законом про комерційну таємницю.
За розголошення інформації, яка становить комерційну таємницю фірми, співробітники несуть дисциплінарну відповідальність. Якщо ж в результаті розголошення «секретних» даних компанія зазнала збитків, винні працівники зобов'язані відшкодувати їх.
Неформальний підхід до будівництва системи документообігу допоможе в суперечці з кредиторами або контролерами і в поточній роботі. Адже за рахунок скорочення витрат на обробку інформації і навчання персоналу підвищиться ефективність роботи компанії в цілому.
При будівництві системи захисту документів необхідно:
визначити перелік конфіденційної інформації;
обмежити доступ до інформації, що захищається;
вести облік співробітників, які отримали доступ до конфіденційної інформації, і працівників, яким така інформація була надана або передана;
встановити заходи матеріальної, дисциплінарної та іншої відповідальності в відношенні співробітників, які мають доступ до конфіденційної інформації;
нанести на документи, які містять конфіденційну інформацію, гриф «Комерційна таємниця»;
вжити інших заходів, що не суперечать законодавству.
Іван Лебедєв, начальник юридичного відділу ЗАТ «Конфлекс СПб»