Досить часто будівельні компанії розмірковують над пошуком системи електронного документообігу. Правда, очікування від цієї самої системи вельми і вельми високі. Адже з комп'ютерної програми хочеться, що називається, вичавити максимум. Що ж, якби мова не йшла про таке поняття як документообіг у будівництві, то, може бути, на цей максимум можна було б розраховувати. Але, коли розмова заходить в русло будівельної галузі, то тут вже документообіг - це не просто автоматичне складання документів, їх візування та зберігання, а й щільна зв'язка даних з договорів, з обліку яких і потрібно починати.
Це документообіг чи ні?
Багато фахівців будівельних компаній розуміють під документообігом ще й облікові завдання: облік договорів, облік виконання робіт, облік нарядів, взаєморозрахунки за договорами. Насправді це дві абсолютно різні завдання. Облікова система, що забезпечує управління будівельною організацією, - це одне. Система документообігу - зовсім інше: проста, в чомусь навіть примітивна, але корисна для цілей реєстрації, зберігання і автоматичного формування документів. Це не означає, що система документообігу в будівництві заздалегідь приречена на невдачу. Зовсім ні. Просто вона повинна працювати спільно з системою управлінського обліку.
Напевно, деякі читачі зараз подумали: «ну ось, немає для будівельної компанії нормального комп'ютерного рішення, все шматками». Насправді рішення є. На ринку існують програми (їх небагато), які позиціонують себе як управлінських систем в будівництві, а модуль документообігу, як правило, вже передбачений усередині системи або купується окремо.
Як приклад можна розглянути тандем вітчизняних систем «АЛТІУС - Управління будівництвом» і «АЛТІУС - Документообіг» (компанія-розробник «АЛТІУС СОФТ», Росія).
Система «АЛТІУС - Управління будівництвом» - це тиражна, спеціалізована для будівельного бізнесу комп'ютерна програма, орієнтована на повноцінний управлінський облік в будівництві (чи не дублює бухгалтерські або кошторисні програми).
Система «АЛТІУС - Документообіг» - надійне, готове рішення для обліку, реєстрації, візування, руху і зберігання документів організації.
Будемо рухатися від часткового до загального. Отже, модуль «АЛТІУС - Документообіг», який входить до складу системи «АЛТІУС - Управління будівництвом, передбачає весь набір важливих функцій для будівельних компаній, як по обліку примірників документів, так і з обліку діяльності, пов'язаної з виконанням договорів.
Картка кожного договору містить значущі відомості: дату підписання, його номер, найменування підприємства-контрагента, найменування юридичної особи за договором, об'єкт, відповідальна особа і т. П. Даний модуль дозволяє відстежувати ієрархію будь-якого документа, автоматично передавати його на візування наступного співробітнику, інформувати уповноважених осіб про перевищення термінів візування, фіксувати причини появи подібної затримки, тобто відображає життєвий цикл документа.
Важливо, що модуль «АЛТІУС - Документообіг» здатний відображати всі зміни в картці самого документа. Якщо, наприклад, на договір вже складена картка, але через кілька тижнів до договору укладено нову додаткову угоду зі зміною ціни, термінів виконання робіт, реквізитів, то і в картці самого договору дані зміни будуть автоматично відображені, і це допоможе уникнути різночитань в подальшій роботі.
А тепер просуваємося до загального. В рамках програми «АЛТІУС - Управління будівництвом» модуль «АЛТІУС - Документообіг» візьме на себе все, що пов'язано з контролем за кожним з етапів виконання договору. Як відомо, всередині компанії різні етапи можуть займатимуться різні співробітники. Програма «АЛТІУС - Управління будівництвом» дозволяє вести повноцінний управлінський облік від появи об'єкта і до завершення робіт і взаєморозрахунків за нього. В рамках цього об'єкта враховуються договори з замовниками та субпідрядниками, контролюється виконання робіт власними силами. Можна встановити нагадування про контрольні терміни етапів договорів, робіт, платежів, поставок як групам співробітників, так і персонально кожному відповідальному виконавцю за ту чи іншу ділянку на будь-якому з етапів дії договору.
А найголовніше - програма здатна скласти фінансові, календарні, ресурсні плани, розрахувати планову собівартість робіт з урахуванням внутрішньофірмових нормативів в розрізі реальних статей витрат. Контролює вона і ведення актів виконаних робіт в будівництві (КС-2, КС-3), а також вартість виконаних робіт. Додатковим плюсом є і те, що в будь-який момент програма сформує звіт про стан виконання зобов'язань за договорами, нагадає про майбутні і прострочені платежі.
Ось так тезисно можна описати суть документообігу в будівельній організації. У відриві від управлінського обліку документообіг у будівництві практично втрачає сенс. Тому правильніше і ефективніше відштовхуватися від даних по будівельним проектам, об'єктам і договорами, а документообіг автоматично буде підтриманий надійною системою управлінських обліку, про яку було сказано вище.
Отримайте більш детальну інформацію та замовте безкоштовну, персональну презентацію.