Чому організатор події може навчитися у найбільшої новорічної благодійної ярмарки країни? Засновник Душевного Bazar'а Євген Горькаев ділиться секретами і п'ятирічним досвідом організації унікального в своєму роді події.
1. Ключове - це основна ідея
Повністю підтримаю Женю: в будь-яку подію насамперед повинен бути сенс, повинна бути Ідея з великої літери, головна відповідь на питання: «Навіщо?»
Всі ці п'ять років ідея популяризації благодійності та створення загальної площадки для взаємодії з бізнесом і простими людьми в процесі зміцнення і розвивається.
Секрет успіху - це саме ідея, позитивна історія, на яку люди готові відгукнутися.
«Велика подія ви можете зробити тільки за допомогою величезної кількості прихильників, - ділиться Євген Горькаев. - Люди будуть готові допомагати, люди будуть брати участь, тільки якщо ваша ідея чіпає їх і ви зі свого боку робите все максимально прозоро ».
Історія, яку ви створюєте, повинна бути зрозумілою, простий. Кожен, хто хоче приєднатися до вас, повинен розуміти, як це зробити, заради чого проводиться подія, що йому очікувати.
«Всім, хто хоче проводити Душевний Bazar в своєму місті, ми пропонуємо приїхати до нас на стажування. Прибуття разом з нами, побачити проект зсередини, зрозуміти, чи то це, що ти собі уявляв. Така прозорість привертає правильних людей, а випадкових - природним чином відсіває ».
2. Наповнити подія контентом, який цінний для гостей
Так, багато відгукнуться на саму ідею, але таких людей буде недостатньо, якщо ви робите масовий захід. У випадку з душевним Bazar'ом організатори прекрасно розуміють, що просто заради благодійності велику кількість гостей не прийде. Тому щороку вони радують учасників програмою: безкоштовними творчими майстер-класами, кулінарним шоу, виступами, інтерактивними розвагами для гостей будь-якого віку.
Програма фестивалю - це приклад втілення методики Edutainment (англ. Edu cation + entertainment), розвага поєднане з відкриттям нового, навчанням в ігровій формі. На майданчику проходить не тільки сам ярмарок, а й лекції, і спілкування з експертами з найрізноманітніших тем - від здоров'я до питань, як бути успішним. Таку комунікаційний майданчик на Bazar'е влаштовує Bayer, партнер і давній друг проекту.
Особисто мені подобається в душевних Bazar'е те, що і в змісті, і в організації простору продумана кожна деталь: в цьому році, наприклад, концепція фестивалю - кругосвітню подорож.
Розповім по секрету, що весь простір ярмарки поділено на країни і континенти, кожному гостю буде вручено «гід мандрівника» з картою, навіть бейджи організаторів зроблені в стилі співробітників авіакомпанії або співробітників аеропорту, готових проводити вас в захоплюючу подорож. Втім, таке краще побачити і випробувати на собі, ніж слухати мій переказ :)
3. Залучати тих, хто готовий брати участь по-особливому
Часто організатори зациклюються на своїй «цільової аудиторії» і не бачать, що можливостей для участі набагато більше. Адже є небайдужі люди в інших містах, в інших галузях і секторах.
Окрема тема - це робота з партнерами ярмарки. Наприклад, російський офіс компанії Wintershall вирішив провести день на душевні Bazar'е замість новорічного корпоративу. Співробітники компанії будуть розділені на команди, кожна отримає спеціальний маршрутний лист, такий собі квест по країнах і континентах фестивалю. На них чекають і практичні, і теоретичні завдання: десь потрібно буде пройти смугу перешкод в кріслі-колясці, десь - знайти конкретний некомерційний фонд і дізнатися у нього про особливості фандрайзингу, або, наприклад, попрацювати волонтером на одному з майданчиків ярмарки.
Все це - і розвага, і тімбілдінг, і день, проведений зі змістом в просторі, де робити добрі справи - так само просто, як і будь-які інші. Виходить, що підвищення усвідомленості співробітників, дієві і людяні інструменти для залучення бізнесу - це теж одна з можливостей участі в душевних Bazar'е.
Ще один приклад тривалої дружби співробітників з фестивалем - це організація благодійної ялинки силами волонтерів компанії Северсталь.
Здавалося б, до чого тут тимбилдинг і благодійний фестиваль? Виявляється, для вирішення бізнес-завдань, навіть дуже внутрішніх, може відмінно підходити подія, яке ви організуєте. Головне - шукати і знаходити однодумців, створювати спільно ту цінність, яка потрібна обом сторонам.
4. Планувати, планувати і ще раз планувати
Коли я запитала Женю, який практична порада він може дати початківцям організаторам подій, він розповів мені стільки байок з життя оргкомітету, що тут вистачило б на цілий місяць постів :)
Але так чи інакше всі вони зводяться до одного: організація події - це мільйон нюансів, особливо коли велика ставка зроблена на оренду майданчика.
Враховувати всі ці нюанси допомагають тільки досвід і ретельне планування.
Буває всяке. Від простого, коли, наприклад, ретельно виношувана концепція може раптово зруйнуватися про ультиматум в стилі «а у нас на стіни взагалі нічого клеїти не можна». І до складних логістичних маневрів, коли вантажівка виявляється на 20 сантиметрів вище отвору воріт, і потрібно терміново перевантажити весь реквізит і меблі в найкоротші терміни. А ще бувають складнощі з охороною, пожежною службою, електронавантаження ...
А тепер уявіть, що всі ці нюанси спливають один за іншим, а у вас щось з цілком звичайних робочих питань залишилося незапланованим. Щоб уникнути хаосу, постарайтеся спланувати по максимуму все. Не бійтеся виглядати нерозумно при спілкуванні з майданчиком і задавайте максимум питань. Чесно скажіть, що робите подібний захід вперше, і для вас немає нічого очевидного.
Вчіться на своєму досвіді, але і не нехтуйте досвідом інших організаторів.
«Якщо ви збираєтеся організувати свій захід, кращий крок - це спершу напроситися на стажування в оргкомітеті подібного вашому вже існуючого події, - радить Женя. - Ви побачите, як подія влаштовано зсередини, дізнаєтеся про існування стількох нюансів, що ваше перша подія після цього буде на голову вище, ніж ви могли уявити ».
І під кінець дозволю додати одну пораду від себе:
5. Для кожного організатора та учасника подія - це перш за все особиста історія
Залишилося щось на рівні відчуттів: немов би з нічого створюється простір ярмарки під час забудови, шалено душевна атмосфера, величезна кількість людей, новорічний настрій, чисті емоції. І, зрозуміло, безсонні ночі, що гудуть після дня біганини ноги, що мелькають перед очима тисячі осіб.
Якщо чесно, я не дуже люблю вибирати подарунки. І купуючи новорічні сувеніри, я рідко відчуваю, що роблю добру справу. Але на ярмарку було так, ніби в кожному сувенірі оселилася частинка великого свята, теплота і доброта - такі подарунки і купувати, і дарувати приємніше в тисячі разів.
В цьому році я думками і серцем з душевним Bazar'ом і рада поділитися з вами його історією, порадами його організаторів і можливістю доторкнутися до новорічного дива.
Хочете взяти участь? Як саме можна «доторкнутися», найкраще розповість Анастасія Архипова, керівник проекту:
Мене звати Аня Дворнікова. я вивчаю теорію і практику створення та організації унікальних подій, ділюся досвідом і запрошую всіх небайдужих до активного спілкування.
ХОЧЕШ БУТИ В КУРСІ?
Приблизно раз на тиждень я пишу нові пости, а раз на місяць відправляю передплатникам добірку новин і посилань на свіжі записи. Хочеш отримувати апдейт від UXevent собі на email? Підписуйся: Натискаючи на кнопку, даю свою згоду на обробку персональних даних.
Консультації для організаторів
