Семеніхін Віталій Вікторович,
консультант-експерт з фінансових, економічних, податкових, правових і бухгалтерських питань
Дістатися до місця відрядження працівник фірми може як транспортом загального користування, так і на власному авто - ні ТК РФ, ні Положення про особливості направлення співробітників у службові відрядження 1 не містять обмежень. При цьому трудове право зобов'язує відшкодувати йому витрати на проїзд 2. Відшкодування проїзду на особистому транспорті можливо за допомогою виплати працівникові компенсації за використання особистого автомобіля або шляхом укладення договору оренди його автомобіля. Розглянемо в статті кожен із зазначених варіантів.
ВАРІАНТ 1. ПРЯМА КОМПЕНСАЦІЯ
Трудове право надає роботодавцю можливість використовувати в своїх інтересах особисте майно працівників, але зобов'язує його відшкодувати витрати, пов'язані з використанням такого майна 3.
Працівнику, який використовує за згодою або з відома роботодавця та в його інтересах особисте майно, виплачується компенсація за використання, знос (амортизацію) інструмента, особистого транспорту, обладнання та інших технічних засобів і матеріалів, що належать працівнику, а також відшкодовуються витрати, пов'язані з їх використанням. Розмір відшкодування витрат визначається угодою сторін трудового договору, вираженим в письмовій формі.
За згодою організації на те, що працівник поїде у відрядження на власному автомобілі, роботодавцю потрібно видати наказ, в якому буде вказана сума компенсації за використання власного авто працівника в службовій поїздці.
Зверніть увагу! На думку Мінфіну, в розмірі компенсації, виплачуваної працівнику, слід врахувати відшкодування витрат по експлуатації використовуваного автомобіля (суму зносу, витрати на паливно-мастильні матеріали, технічне обслуговування і поточний ремонт) 4. Незважаючи на досить "похилий" вік даного листа, практика показує , що фінансисти не поміняли свою думку щодо структурного складу компенсаційної виплати.
Як роз'яснюють фахівці фінансового відомства, щоб отримати таку компенсацію, працівник повинен подати до бухгалтерії підприємства копію технічного паспорта особистого авто, завірену в установленому порядку, при цьому компенсація може бути виплачена також працівникові, який використовує власне легковий автомобіль для службових поїздок за дорученням власника автомобіля 5.
Але ж мова йде про відрядження, під якою розуміється поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. В даному випадку підтвердити виробничий характер використання автомобіля можна і іншим способом - адже будь-яка відрядження працівника фірми вимагає відповідного документального підтвердження.
Так, до складу "про відрядження" документообігу входять такі форми 6.
- службове завдання за формою № Т-10а;
- наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження за формами № Т-9 або № Т-9а;
- посвідчення про відрядження за формою № Т-10.
Мета відрядження працівника визначає керівник організації, яка відряджає та вказує її в службовому завданні, яке і стверджує 7. Виходячи з терміну відрядження, маршруту руху та інтенсивності роботи автомобіля в поїздці працівник і організація визначають розмір компенсації, в якій враховані вже всі витрати, пов'язані з експлуатацією авто в поїздці.
Такий варіант відшкодування проїзних витрат відрядженого співробітника має свої особливості в частині оподаткування.
За правилами глави 25 оподатковуваними витратами фірми можуть виступати обгрунтовані і документально підтверджені витрати платника податку, пов'язані з отриманням доходу 8. При дотриманні цієї умови витрати на компенсацію автомобіля організація має право врахувати для цілей оподаткування відповідно до підпункту 11 пункту 1 статті 264 НК РФ, який відносить такі витрати до складу інших витрат платника податку, пов'язаних з виробництвом і реалізацією.
Дані норми витрати на виплату компенсації встановлені за місяць, отже, якщо термін відрядження менше місяця, то суму доведеться зменшити 9.
Зменшити базу оподаткування на суму фактичних витрат (наприклад, на придбання палива, масла і т. Д.), В тому числі підтверджених документально, організація вже не зможе, так як в компенсації, погодженої організацією з працівником, ці суми вже враховані. Зрозуміло, що сума компенсації, узгоджена сторонами трудового договору, буде значно перевищувати оподатковувані суми компенсації, адже розміри останньої сміховинно малі! Проте наднормативні розміри виплаченої компенсації організація змушена буде врахувати в складі витрат, що не враховуються при визначенні податкової бази 10.
Нагадаємо, що пункт 3 статті 217 НК РФ звільняє від оподаткування ПДФО всі види встановлених чинним законодавством РФ, законодавчими актами суб'єктів РФ, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства РФ), пов'язаних у тому числі з виконанням працівником трудових обов'язків. На думку фінансистів, суми компенсації, виплаченої працівнику за використання особистого автомобіля в службових цілях, не обкладаються ПДФО тільки в межах норм, встановлених Постановою № 92, в силу чого наднормативні суми компенсації повинні обкладатися податком у загальному порядку 11.
Судова практика неодноразово підтверджувала правильність цієї позиції 12.
На даний момент вийшов ряд листів, де Мінфін приєднався до такої точки зору, звернувши увагу, що звільнення від оподаткування відповідно до пункту 3 статті 217 НК РФ підлягають суми компенсаційних виплат, включаючи відшкодування витрат, в зв'язку з використанням особистого майна працівника в інтересах роботодавця відповідно до угоди сторін трудового договору. При цьому повинні бути документи, що підтверджують приналежність використовуваного майна платника податків, а також розрахунки компенсацій і документи, що підтверджують фактичне використання майна в інтересах роботодавця, здійснення витрат на ці цілі, а також підтверджують суми проведених в зв'язку з цим витрат 13.
ВАРІАНТ 2. ОРЕНДНА ПЛАТА
Представники Мінфіну Росії згодні з тим, що одним з варіантів використання особистого автомобіля в службових цілях може бути договір оренди автомобіля організацією у працівника 16.
Виходячи з цього претензій до такого оформлення взаємовідносин з співробітником у фінансистів бути не повинно. Однак не варто забувати, що подібна угода може бути визнана укладеною між взаємозалежними особами 17. а значить, піддатися контролю з приводу ціни угоди за статтею 40 НК РФ (податковий контроль за рівнем "ринковості" ціни).
Згідно зі статтею 606 Цивільного кодексу України за договором оренди орендодавець (працівник) зобов'язується надати орендарю (організації) автомобіль за плату в тимчасове володіння і користування або у тимчасове користування.
Так як в даному випадку орендарем виступає юридична особа. то незалежно від терміну договір оренди укладається в письмовій формі 18. На практиці можуть бути використані 2 типу договорів оренди автомобіля:
1) договір оренди з екіпажем;
2) договір оренди без екіпажу.
Перший варіант передбачає, що крім надання авто в оренду працівник надає організації послуги з управління і технічної експлуатації 19. Причому він повинен забезпечувати нормальну і безпечну експлуатацію транспортного засобу. Оскільки договір оренди з екіпажем фактично містить 2 види угоди - договір оренди і договір на надання послуг, винагорода, що виплачується працівникові, слід розділити на 2 частини: власне орендну плату і винагороду за надання послуг з управління автомобілем.
Відповідальність за шкоду, заподіяну третім особам, також несе організація.
Орендні платежі включаються до складу інших витрат фірми, пов'язаних з виробництвом і реалізацією 20. Звичайно, за умови, що ці витрати відповідають всім критеріям пункту 1 статті 252 НК РФ. При цьому вони визнаються організацією в податковому обліку відповідно до правил, встановлених підпунктом 3 пункту 7 статті 272 НК РФ.
Виплачуючи суму орендної плати фізичній особі (працівнику), організація повинна з усією суми (в тому числі з суми винагороди за послуги з управління автомобілем) утримати податок на доходи фізичних осіб. так як доходи, отримані працівником від здачі майна в оренду, оподатковуються ПДФО 21. Утримати обчислену за ставкою 13% суму податку фірма, що сплачує працівникові оподатковуваний дохід, повинна безпосередньо при виплаті орендної плати.
Витрати організації, вироблені за договором оренди ТЗ, укладеним з фізичною особою, в тому числі на придбання палива (ПММ) для забезпечення роботи даного автомобіля, виходячи з фактичного пробігу автомобіля (з урахуванням фактичних витрат палива (ПММ) в виробничих цілях і вартості його придбання ), а також на придбання запасних частин, можуть бути враховані при обчисленні податкової бази по податку на прибуток за умови їх відповідності критеріям, викладеним у пункті 1 статті 252 НК РФ 25.
Таким чином, при будь-якому з перерахованих способів виплати компенсації витрат по використанню при проїзді у відрядження особистого автомобіля необхідні документи, що підтверджують відрядження (наказ, посвідчення про відрядження і т. Д.) Для обгрунтування виплат працівникові, пов'язаних з використанням особистого автомобіля для проїзду до місця відрядження і назад.
Пряма компенсація за використання особистого авто в цілях оподаткування прибутку може бути врахована тільки в межах норм. У разі оформлення на час відрядження договору оренди транспортного засобу співробітника для визнання витрат з метою оподаткування прибутку одних тільки чеків на бензин буде недостатньо. Щоб підтвердити пробіг автомобіля за час перебування у відрядженні, необхідний шляховий лист.