З прийняттям поправок в ТК РФ і ряд підзаконних актів перелік документів, необхідних для оформлення відрядження на особистому автотранспорті, істотно скоротився. Підставою для направлення працівника в поїздку вважається наказ роботодавця за формою Т-9 або Т-9А. Бланк Т-9А застосовується при відрядженні кількох співробітників.
особливості поїздки
Для компенсацій витрат на ПММ, ремонт, амортизацію автомобіля необхідно, щоб відрядження на особистому автомобілі була узгоджена з роботодавцем.
Можливість відправлятися в компенсовані роботодавцем поїздку на особистому авто може бути вказана в трудовому договорі або окремій угоді.
Організації вправі приймати локальні акти. регулюють порядок компенсації співробітникам витрат на поїздку з використанням особистого транспорту персоналу. Відповідні норми також можуть бути передбачені в колективному договорі.
Працівник повинен зберігати квитанції і чеки за витрачені ПММ, ремонт автомобіля. Підтвердження оплати повинні бути і в разі, якщо ПММ купувалися безготівковим розрахунком і за рахунок бонусної картки.
Що говорить закон?
Порядок відрядження, в тому числі на транспорті працівника, регулюється ТК РФ і підзаконними актами.
У гл. 24 ТК РФ наводиться визначення відрядження, позначаються гарантії співробітнику і порядок відшкодування витрачених сум в різних умовах службових поїздок.
Відрядження на особистому транспорті
Співробітникові, вирушаючи у відрядження на особистому автомобілі, потрібно узгодити з роботодавцем час і маршрут поїздки.
Обов'язкові реквізити бланка вказані в розділі 2 Наказу. Він повинен містити:
- найменування автомобіля;
- інформацію про час дії подорожнього листа;
- інформація про власника машини;
- відомості про водія.
В якості підтверджуючих документів потрібні свідоцтво про реєстрацію машини і діюча страховка.
У бюджетній організації
Компенсація за використання особистого автомобіля співробітника бюджетної організації проводиться в загальному порядку. Відрядження оформляється наказом керівника організації.
У документі може бути позначено, що фахівець відправляється в поїздку на власному транспорті.
Порядок компенсації може встановлюватися місцевими регламентами в організації і поширюється на державних (муніципальних) службовців та інших працівників бюджетної сфери.
кілька співробітників
Відшкодування буде надано співробітникові, якому належить машина.
Решта працівників отримують добові, компенсацію за проїзд (в разі, якщо вони оплачували ПММ або проводили ремонт машини за свій рахунок).
Компенсації також підлягають витрати на оренду житла та інші витрати, узгоджені з роботодавцем.
Відрядження директора на особистому транспорті можлива на загальних підставах.
Компанія може йому компенсувати витрати, якщо поїздка була узгоджена з засновниками (учасниками) або якщо це передбачено в локальному акті організації.
При відрядженні директора на службовій машині витрати за використання транспортного засобу несе його власник - юридична особа.
На автомобіль повинен бути оформлений поліс ОСАГО, за рахунок якого покриваються витрати на ремонт автомобіля або виконується ремонт. Це можливо, якщо водій не є винним в аварії.
Можливість компенсації за ДТП не з вини відрядженого співробітника також повинна бути передбачена в трудовому договорі або додатковій угоді - між роботодавцем і працівником.
У документі передбачається можливість повної компенсації за ДТП або компенсації частини витрат, які не покриває сума страхового відшкодування.
Якщо винуватцем аварії визнаний відряджений співробітник, то виплат він не отримує.
Якщо потрібен ремонт
Ситуація спірна, оскільки роботодавець може звинуватити співробітника в неналежному догляді за машиною і посилатися на те, що поломка була прихованою і виникла ще до відправлення у відрядження.
Можливість компенсації залежить від характеру поломки. Якщо несподівано пробило колесо, то роботодавець може компенсувати витрати на шиномонтажні роботи, прийнявши чек від співробітника. Можливість компенсації вирішується в індивідуальному порядку.
Використання в поїздці послуг таксі
Такі витрати можуть бути компенсовані, але необхідно письмове підтвердження витрат.
Бажано користуватися послугами ліцензованих перевізників, які після закінчення поїздки можуть вибити чек за надані послуги та отриману від відрядженого співробітника оплату.
Як написати службову записку на відрядження? Зразок тут.
порядок оформлення
Відрядження оформлюється письмовим розпорядженням роботодавця. Підготовкою документів займається відділ кадрів.
Тривалість від'їзду співробітника також визначає керівник організації.
Які документи необхідні?
Для оформлення відрядження необхідні:
- наказ роботодавця;
- авансовий звіт;
- шляховий лист;
- службова записка.
Форма таких документів може розроблятися компанією самостійно. Звіт співробітника необхідний для того щоб підтвердити понесені витрати і надати роботодавцю відповідну фінансову інформацію.
Наказ оформляється за розпорядженням роботодавця.
Документ містить інформацію про співробітника, його табельний номер, місце і тривалості відрядження.
Документ повинен бути підписаний роботодавцем і надається працівникові для ознайомлення під розпис. У розпорядження може вноситися інформація про продовження відрядження.
Бланк наказу про направлення у відрядження форми Т-9 тут,
зразок написання наказу про направлення у відрядження тут.
Командировочне посвідчення
Воно необов'язково, але може оформлятися на розсуд роботодавця. Посвідчення носить уповноважує характер.
По завершенні відрядження документ повертається до відділу кадрів. Термін дії посвідчення може продовжуватися.
Бланк посвідчення про відрядження форми Т-10 тут,
зразок написання посвідчення про відрядження тут.
Шляховий лист
Документ обов'язковий для відрядженого працівника. У бланка є термін дії.
У дорожньому листі вказується інформація про машину, відомості про водія і власника. Позначається тривалість і маршрут поїздки.
Службова записка
Службова записка оформляється на ім'я роботодавця. У ній міститься інформація про поїздку, сумі понесених витрат.
Записка може бути посвідчена роботодавцем і надається в бухгалтерію.
компенсація витрат
Підрахунком витратою займається бухгалтерія. Вона ж визначає обґрунтованість витрат співробітником особистих коштів на використання автомобіля в робочих цілях. Остаточно суму компенсації визначає роботодавець.
Чим підтвердити?
Витрати можна підтвердити будь-якими документами. Головне, щоб витрати відповідали цілям поїздки.
В якості документів можуть бути використані квитанції, чеки та інші платіжні відомості.
списання ПММ
Витрати на оплату ПММ визначаються з урахуванням відстані поїздки, вартості пального. Працівникові компенсуються фактично понесені витрати на заправку машини.
Виплати також можуть залежати від об'єму двигуна машини і витрати пального, зазначеного в керівництві до експлуатації ТЗ.
Як здійснюється оплата?
Підрахунок виплат можливий тільки з урахуванням подорожнього листа, службової записки і представлених підтверджень витрат.
Оплата може здійснюватися готівкою або зарахуванням компенсації на карту працівника. Передбачена можливість виплат грошей співробітникові ще до початку поїздки.
питання оподаткування
Витрати на відрядження на суму понад 1500 рублів включаються в податкову базу.
Якщо поїздка на машині необхідна для відрядження за кордон, податками обкладаються витрати понад 2500 рублів.
Інформація про витрати на відрядження співробітників повинна бути вказана в щорічній декларації.
Як оплачується відрядження у вихідні дні? Інформація тут.
Як скласти авансовий звіт по відрядженню? Подробиці в цій статті.
Судова практика
Можливі ситуації, коли роботодавець на словах згоден компенсувати витрати на поїздку, але пізніше відмовляється виконувати свої зобов'язання.
Подібні суперечки вимагають допомоги кваліфікованого фахівця і розглядаються судом з урахуванням представленої сторонами доказової бази.