При цьому напрямок трудящого у відрядження на власному автомобілі не звільняє керівництво фірми від компенсації витрат, пов'язаних з проїздом до місця тимчасового знаходження і назад. Однак у даній ситуації може виникнути ряд питань стосовно оформлення такої службової поїздки і оплати, пов'язаних з нею витрат.
Регулює питання, пов'язані організацією відряджень, Глава 24 ТК РФ. В її нормах закріплені:
- Гарантії, які передбачені для співробітників, які направляються у службові поїздки;
- Правила відшкодування витрат, що виникли в процесі реалізації завдань, поставлених перед відрядженим працівникам.
Комплект документів для оформлення відрядження
- Особи, які направляються у відрядження;
- Цілі, які перед ними ставляться;
- Місце напрямки співробітників (країна, область, населений пункт).
- Тривалість поїздки.
- Інші нюанси, що стосуються службової поїздки.
На підставі даного документа оформлявся наказ і посвідчення про відрядження, вносилися записи в журнал обліку службових поїздок, видавався аванс, ставилися позначки в табелі робочого часу.
Зміни, внесені до Постанови №749, істотно зменшили кількість обов'язкових документів, необхідних для направлення працівників у відрядження. Тепер роботодавцю достатньо оформити наказ, а співробітнику своєчасно здати авансовий звіт за підсумками завершення поїздки. Також збереглася необхідність ведення журналу обліку відбувають і прибувають відряджених співробітників.
Однак законодавець не забороняє роботодавцю використовувати інші документи для направлення трудящих в службову поїздку. В даному випадку, необхідність оформлення додаткових паперів повинні бути зафіксована в локальних актах організації. Це стосується і питань пов'язаних з використанням особистого транспорту у відрядженні, як оформити цю процедуру роботодавець вирішує самостійно.
На багатьох підприємствах зберігається необхідність оформлення службових записок, так як в них відображається необхідна інформація про ту чи іншу поїздку. Якщо під час відрядження працівник використовує власний автомобіль, то для нього часто оформляють шляховий лист, в якому проставляються відмітки про дату його прибуття і від'їзду з місця тимчасового знаходження.
Цей документ використовується для визначення терміну перебування працівника в поїздці разом з паперами, які підтверджують використання особистого транспорту при проїзді до місця відрядження. Також шляховий лист, разом з витратними документами, прикріплюється до авансового звіту в якості підтвердження здійснених витрат і витрати авансових коштів. Здаються ці документи в бухгалтерію протягом 3-х днів після повернення з відрядження.
Що стосується оформлення наказу про направлення працівника у відрядження, то роботодавець також має право використовувати уніфіковану форму даного документа - № Т-9 або розробити власну. У другому випадку такий бланк також повинен бути закріплений в локальних нормативних актах підприємства.
Незалежно від використовуваної форми документа, в ньому повинна бути відображена наступна інформація:
- Назва фірми;
- Дата оформлення наказу;
- Особа, яка направлена у відрядження (в тому числі найменування структурного підрозділу, в якому він працює і його посаду);
- Пункт призначення, куди направляється службовець;
- Поставлені цілі і завдання;
- Тривалість відрядження, дата її початку та закінчення;
- При необхідності, може вказуватися особа, тимчасово виконує обов'язки відрядженого співробітника.
Якщо оплата витрат на відрядження покладено на контрагента чи іншу сторону, то даний факт також слід вказати в наказі.
Належним чином оформлений наказ візується керівником. Після цього з документом під розпис повинен бути ознайомлений працівник, що направляється в службову поїздку. При цьому працівник не має права відмовитися від відрядження без поважних причин.
«Податкові» палки в колесах
Згідно з діючими правилами, податкові відрахування стягуються з суми прибутку за вирахуванням витрат, які понесло підприємство, в тому числі компенсуючи витрати на відрядження. При цьому слід враховувати, що з податкової бази віднімаються тільки суми в рамках встановлених законодавством норм. Всі кошти, виділені згори, то не розцінюються як витрати підприємства.
З коштів, які нараховуються співробітнику в якості компенсації відрядних витрат, що не вираховується ПДФО та інші соц. внески, так як ці суми не розцінюються як прибутку трудящого. Однак через те, що ряд норм виплат носять рекомендаційний характер, а в деяких нормативно-правових актах відсутні чіткі формулювання, це може привести до виникнення спірних ситуацій.
Що стосується оплати витрат співробітника на ПММ при використанні у відрядженні особистого транспорту, то роботодавець може піти двома шляхами. У першому випадку він укладає зі службовцем угоду про використання його автомобіля в якості службового. Даний документ передбачає виплату працівникові певної компенсації. Крім того, в угоді може бути закріплено, що витрати понад встановленої суми оплачуються на підставі наданих підтверджуючих паперів.
Слід враховувати, що при розрахунку податкової бази в даному випадку будуть використовуватися встановлені законодавством норми в розмірі:
- 1200р. в місяць - для легкового автомобіля з об'єм двигуна до 2 тис. куб. см .;
- 1500р. в місяць - для транспорту з об'ємом двигуна понад 2 тис. куб. см.
Цей варіант з точки зору законодавства є найбільш правильним, але передбачає збільшення витрат підприємства, так як значна частина витрат, пов'язаних з витратами на відрядження компенсаціями не враховуються при розрахунку податку на прибуток фірми.
Є й інший варіант. Угода на використання транспорту співробітника в якості службового автомобіля не полягає і всі витрати, підтверджені відповідними документами, компенсуються в повному обсязі. В даному випадку витрати на ПММ розцінюються як звичайні відрядження витрати, компенсація яких вважається витратами на проїзд до пункту призначення і назад.
Так як оформити авансовий звіт по відрядженню на особистому автомобілі - це обов'язок працівника, і вона передбачає надання всіх документів, що підтверджують відрядження витрати, то він має повне право віднести до них і витрати на ПММ. При цьому з суми компенсації нараховується працівнику не будуть відніматися держ. збори, а ось в базу для розрахунку податку на прибуток роботодавця вони будуть враховуватися в повному обсязі.
Це дозволить суттєво зменшити витрати при сплаті податків. Однак використовуючи даний варіант розрахунку, роботодавець, свідомо йде на ризик. При проведенні податкової перевірки такі дії з великою часткою ймовірності привернуть увагу співробітників ФНС, що може викликати ряд проблем.
«Зарплатні витрати» на проїзд
З точки зору сучасного трудового законодавства питання використання особистого транспорту трудящого при відрядженні вирішується безпосередньо роботодавцем. Якщо працівник виявив таке бажання, то він зобов'язаний узгодити його з керівником, який приймає рішення про його направлення до поїздку. В іншому випадку роботодавець може не компенсувати витрати на ПММ, так як вони не були передбачені при оформленні відрядження.
Роботодавець має право самостійно визначити порядок компенсації і норми оплати витрат на проїзд своїх співробітників, які повинні бути закріплені в локальних актах фірми. Також можуть використовуватися норми, встановлені чинним законодавством.
При використанні особистого транспорту в інтересах роботодавця, якщо це буде зафіксовано відповідними документами, співробітник згідно з трудовим законодавством має право на отримання компенсації його витрат. Для цього йому необхідно буде надати роботодавцю копію техпаспорта на автомобіль і витратні документи.
Також зі співробітником, часто використовує особистий транспорт під час відряджень, керівник підприємства може укласти договір оренди автомобіля.
