Добридень! У нас питання наступного характеру. Співробітник бажає їздити у відрядження на особистому транспорті. Щоб врахувати ці витрати в витратах на прибуток які документи компанія повинна оформити? (Договір оренди, шляхові листи, завдання на відрядження) А також в межах яких норм компанія може враховувати ці витрати. І як приймати до обліку витрати понад норми? Чи обкладаються вони ПДФО?
- в наказі про направлення у відрядження (форма Т-9 або Т-9а) вказати, що працівник їде туди на автомобілі;
- оформити шляховий лист на автомобіль (наприклад, за формою N 3).
- не обкладаються ПДФО і обов'язковими страховими внесками;
- не відбиваються в довідці 2-ПДФО.
Компенсація і відшкодування витрат враховуються у витратах на дату їх виплати в розмірі, передбаченому угодою з працівником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Виняток одне - при використанні легкового автомобіля працівника у витратах можна врахувати тільки суму, що не перевищує норматив, який залежить від об'єму двигуна (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 постанови Уряду N 92):
Сума, яку можна врахувати у витратах при використанні вантажного автомобіля працівника, законом не обмежена.
Тип автомобіля (легковий або вантажний) визначається за свідоцтвом про реєстрацію ТЗ або по ПТС.
В іншому відрядження працівника на автомобілі оформляється і оплачується, як зазвичай.