1.1 Автоматизація документообігу
Ведення документації надає наступні переваги: мінімальні витрати на канцелярське кошти (бланки, папір, канцелярське приладдя); відпадає необхідність в дорогих засобах захисту від несанкціонованого доступу (сейфи і т.п.), так як надати доступ до документа можна тільки обмеженому колу осіб за допомогою паролів і т.п .; відпадає необхідність у виділенні спеціальних приміщень (архівів) та спеціальних меблів, громіздких папок і т.д .; прискорюється процес пошуку потрібного документа; сам процес пошуку переходить в якісно нову площину (пошук за ключовими словами, пошук серед декількох документів і ін.); з'являється можливість організувати спільну роботу декількох осіб або відділів над одним документом; прискорюється процес створення документів за рахунок можливості включення в нього фрагментів з інших документів і можливості редагування вже існуючого тексту.
Останнім часом великої популярності мають електронні документи, засновані на «гіпертекст». Це поняття означає включення в документ посилань на інші документи, за допомогою яких можна миттєво ознайомиться з документом, на який посилаються.
Для забезпечення конфіденційності, електронні документи можуть бути зашифровані. Сучасні технології шифрування, які застосовуються в персональних комп'ютерах, відповідають стандартам спец. служб Росії і США і забезпечують гарантовану конфіденційність відомостей, що містяться в документі. Це ліквідує можливість втрати, псування, отримання конкурентами інформації, складової виробничу і комерційну таємницю. У багатьох сучасних програмних продуктах, від MSOffice і 1С до серйозних ERP-систем і дорогих СУБД, є задовільні засоби захисту даних [4, с. 38].
Комунікації відіграють найважливішу роль у функціонуванні підприємства. Як показують дослідження, для забезпечення підприємства необхідною інформацією та для передачі вихідної інформації в інші ланки організації керуючий персонал організації витрачає понад 70% свого робочого часу.
Для забезпечення оперативного обміну інформацією, електронними документами, була введена система електронної пошти.
Система електронної пошти передбачає передачу повідомлень і електронних документів за допомогою будь-якої комп'ютерної мережі (засоби телекомунікації) з одного комп'ютера на інший.
дешевизна електронної пошти для передачі повідомлень в будь-які регіони (включаючи інші країни).
Крім системи електронної пошти, важливим джерелом отримання інформації є глобальна комп'ютерна мережа Internet. За допомогою таких послуг мережі Інтернет, як телеконференції, World Wide Web, можна використовувати різноманітну наукову і технічну інформацію з численних баз даних, організовувати діалоги в реальному часі з людьми, що знаходяться у віддалених регіонах, переглядати офіційні відомості комерційних організацій та ін.
1.3 Управління технологією виробництва
На базі комп'ютерів і мікропроцесорів в даний час створені автоматичні і напівавтоматичні лінії по виробництву продукції. Використання таких ліній дозволяє вивільнити персонал для вирішення інших завдань, підвищити обсяг і якість продукції, що випускається.
У виробництвах, які не мають автоматичних ліній, комп'ютери широко використовуються на окремих стадіях виробництва, зокрема, при контролі якості продукції. Застосування комп'ютерів у виробництві дозволяє виключити технологічні помилки, підвищити якість праці працівників.
1.4 Автоматизація обліку і планування. Системи прийняття рішень.
В даний час бухгалтерський облік практично повсюдно ведеться з використанням комп'ютерної техніки. Введення автоматизованих систем бухгалтерського обліку дозволяє: організувати спільну роботу бухгалтерів; отримувати оперативні статистичні дані, на складання яких звичайними засобами йде кілька днів; виключити помилки в обчисленнях, що призводять до додаткових витрат часу і коштів; підвищити якість праці бухгалтерів шляхом виключення в їх роботі рутинних операцій (обчислення, складання таблиць, графіків).
1.5 Автоматизація банківських операцій
При сучасному розвитку інформаційних технологій, для здійснення будь-якої банківської операції (переказ грошей на рахунок тощо.) Вже відсутня необхідність самому бути в банк. Існують системи, за допомогою яких можна здійснювати банківські операції прямо в бухгалтерії підприємства. Складання і проводка відповідних документів виконується за допомогою комп'ютера.
2 Технічні засоби реалізації інформаційних технологій
Для успішної реалізації перерахованих вище інформаційних технологій в даний час застосовуються, в основному, персональні комп'ютери. Для організації єдиної комп'ютерної системи підприємства окремі персональні комп'ютери об'єднують разом, утворюючи, таким чином, локальну обчислювальну мережу.
Локальні обчислювальні мережі являють собою системи розподіленої обробки даних і, на відміну від глобальних та регіональних обчислювальних мереж, охоплюють невеликі території (діаметром 5-10 км) всередині окремих установ. За допомогою загального каналу зв'язку ЛОМ може об'єднувати від десятків до сотень абонентських вузлів, що включають персональні комп'ютери (ПК), які друкують і копіюють пристрої, касові і банківські апарати. ЛВС можуть підключатися до інших локальних і великим (регіональним, глобальним) мереж за допомогою спеціальних шлюзів, мостів і маршрутизаторів, що реалізуються на спеціалізованих пристроях або на ПК з відповідним програмним забезпеченням.
Відносно невелика складність, вартість і доступність звичайні користувачі ЛВС, що використовують в основному ПК, забезпечують широке застосування мереж в автоматизації комерційної, банківської та інших видів діяльності, діловодства, технологічних і виробничих процесів, для створення розподілених керуючих, інформаційно-довідкових, контрольно-вимірювальних систем , систем промислових роботів і гнучких виробничих виробництв.
Завдяки цьому стали з'являтися центри машинної обробки ділової (документальної) інформації (ЦМОДІ) - наказів, звітів, відомостей, калькуляцій, рахунків, листів і т.п. Такі центри є сукупністю автоматизованих робочих місць (АРМ) і є новим етапом на шляху створення в майбутньому безпаперових технологій для застосування в керуючих, фінансових, облікових та інших підрозділах.
Сучасна стадія розвитку ЛВС характеризується майже повсюдним переходом від окремих, як правило, вже існуючих, мереж, до мереж, які охоплюють все підприємство (фірму, компанію) і об'єднують різнорідні обчислювальні ресурси в єдиному середовищі. Такі мережі називаються корпоративними.
Локальні мережі ПК повинні не тільки швидко передавати інформацію, але і легко адаптуватися до нових умов, мати гнучку архітектуру, яка дозволяла б розташовувати АРМ (або робочі станції) там, де це буде потрібно. Робочими станціями в ЛВС служать, як правило, персональні комп'ютери. Окремі користувачі (різні посадові особи підрозділів фірми) реалізують на робочих станціях свої прикладні системи. В основному це певні функціональні завдання або комплекси задач.
Специфічними компонентами ЛВС є сервери. Вони управляють функції управління розподілом мережевих ресурсів загального доступу. Сервери - це апаратно-програмні системи. Апаратним засобом зазвичай є досить потужний ПК або комп'ютер, спроектований спеціально як сервер. ЛВС може мати кілька серверів для управління мережевими ресурсами, проте завжди повинен бути один або більше файл-сервер або сервер без даних. Він керує зовнішніми пристроями, що запам'ятовують загального доступу і дозволяє організувати певні бази даних.
Крім чисто технічних засобів (Hardware) для успішного функціонування інформаційної системи на підприємстві необхідна наявність відповідних програмних засобів (Software).
Програмні засоби є тим інструментом, який забезпечує функціонування технічних засобів і реалізацію завдань інформаційних технологій.
В даний час розроблена величезна кількість програмних засобів (більше 100 000), спрямованих на вирішення більшості завдань будь-якої організації. Однак, є тенденція до розробки єдиної корпоративної програмної системи для вирішення специфічних завдань організації, так як об'єднання розрізнених програмних засобів в єдине ціле в більшості випадків неможливо.