Популярні
Інвентаризація архіву - це ряд дій, які спрямовані на перевірку архівних справ і документів. Як правило, інвентаризація архіву здійснюється для документів оперативного терміну зберігання, іноді - для справ тимчасового та постійного терміну зберігання. Для уточнення наявності і складу справ в архіві виконується інвентаризація справ тривалого терміну зберігання.
Довідковий апарат архіву
Довідковий апарат архіву складається із сукупності інвентаризаційних описів і справ з документами, які згруповані по класифікаційною ознаками.
Інвентаризація електронного архіву
Якщо ми говоримо про інвентаризацію електронного архіву, то зазвичай під цим мається на увазі врахування фізичних носіїв і ревізія логічної цілісності документів на них. Найчастіше, прогресивні електронні архіви вже містять в собі інструменти для інвентаризації.
Інвентаризація архіву може проводитися в наступних випадках:
- Локально, в деяких частинах сховища або за окремими видами документів.
- Час від часу, коли необхідно контролювати фонди, які мають важливе значення.
- По основних фондах - для того, щоб оцінити стан основних фондів на момент проведення інвентаризації архіву.
масштаби інвентаризації
Інвентаризація архіву буває повною і частковою, залежить від масштабу даної процедури. Після інвентаризації може бути втрачена частина документів, що тягне за собою відповідні заходи і оформлення окремих документів - починаючи від звернення до органів внутрішніх справ для розшуку документів до складання актів про зникнення документів.
Контроль стану архіву
Крім того, що інвентаризація архівів необхідна для того, щоб контролювати стан архіву, вона так само відчутно полегшує роботу з архівними документами, а значить - економить ваш час і гроші.