Можна довго говорити про те, наскільки важливі для компанії ефективний менеджмент і корпоративна культура загального розуміння і підтримки. А можна кожен день, витрачаючи мінімум часу, робити крок назустріч цій самій ефективності. І домагатися видатних результатів від підлеглих. Достатньо лише навчитися трьом речам: ставити чіткі цілі, хвалити за хороші результати і лаяти за погані. І кожне з цих дій виконувати за одну хвилину.
Як відомо, постановка мети - це базис для виконання будь-якого завдання. Але дуже багато менеджерів бачать в цілепокладання тільки необхідну формальність, вони витрачають час на постановку цілей підлеглим тільки тому, що «так прийнято». А могли б використовувати цей інструмент для підвищення ефективності роботи співробітників.
Щоб цілепокладання було швидким і корисним, перш за все треба переконатися, що керівник і підлеглий однаково розуміють, в чому полягає суть завдання і що саме потрібно робити. Адже часто в компаніях на один і той же питання про конкретний завданні, дорученій менеджером підлеглому, можна отримати два різних відповіді - від менеджера і від підлеглого. В результаті страждає якість, зриваються терміни. Тому менеджер повинен не тільки озвучити співробітнику поставлені перед ним цілі, але і пояснити, що конкретно від нього очікується, і упевнитися, що він правильно все зрозумів. Оптимальний спосіб - докладно описати (усно або в письмовій формі), що повинен робити підлеглий.
Краще записати кожну мету на окремому аркуші або на картці невеликого розміру - щоб людині було зручно тримати ці папери при собі. В описі мети повинно бути не більше 250 слів - щоб можна було прочитати за одну хвилину.
Не потрібно забувати про те, що, в ідеалі, цілей повинно бути від трьох до п'яти - тому що більша кількість складно утримувати в пам'яті одночасно, і це буде заважати співробітнику сфокусуватися на виконанні своїх завдань.
Якщо ви вирішили впроваджувати однохвилинне цілепокладання не з нуля (наприклад, ні з новачком, а зі «старожилом»), спочатку вам потрібно провести ревізію цілей підлеглого, виділити з них три-п'ять основних і вирішити, що робити з рештою. При цьому неодмінно виявиться, що від багатьох з них можна безболісно відмовитися - тому що для їх досягнення майже нічого не робилося.
Далі необхідно зазначити, що конкретно зроблено по кожній із зазначених цілей, з чим теж реально впоратися за одну хвилину - можливо, не відразу, а після деякої практики. І чітко сформулювати, який би ви хотіли бачити стадію досягнення мети на даний момент. Визначивши розрив між реальним і бажаним результатом, можна планувати дії щодо поліпшення ситуації із зазначенням термінів. Один екземпляр документа з описом цілей повинен бути у керівника, один - у підлеглого, щоб можна було в будь-який момент звернутися до записів і переконатися, що процес йде так, як заплановано. І якщо керівнику не обов'язково перечитувати цілі підлеглих щодня, то підлеглі обов'язково повинні це робити (в кінці кінців, вони витратять всього лише три-п'ять хвилин свого часу).
На перший погляд може здатися, що у співробітників (і тим більше - у керівників) з'явиться багато зайвих паперів, які потрібно ще й регулярно перечитувати. Однак насправді концепція менеджменту однієї хвилини грунтується на принципі «80/20». Він, як відомо, свідчить, що 20% цілей приносять 80% результату, а отже - дозволяє виявити ті самі 20% цілей, тобто максимізувати кінцевий результат (адже відбирається лише три-п'ять головних цілей).
Ніколи не припускайте, що підлеглі самі знають, до чого вони повинні прагнути.
Не залишайте співробітника один на один з за-дачею, постійно перебуваєте поруч і будьте готові допомогти.
Надавайте підлеглому зворотний зв'язок так часто, як йому це потрібно. Він повинен бачити, які результати приносять його дії. Так йому буде простіше планувати подальші ходи.
Керівнику потрібно періодично проводити зустрічі з кожним зі своїх підлеглих і встановлювати чергові цілі. При цьому можна користуватися пам'яткою (табл.1). Новим співробітникам потрібно ставити цілі і пояснювати завдання відразу після їх вступу на посаду - в тому числі і для того, щоб в майбутньому (наприклад, під час щорічної оцінки діяльності) уникнути неприємних сюрпризів. Послідовність ваших дій може бути такою:
Детально описати підлеглому його обов'язки. І те, що повинні робити ви як його керівник.
Запитати, чи згоден співробітник з тієї формулюванням обов'язків, яку ви йому запропонували, чи він зрозумів і як саме.
Скласти разом з підлеглим перелік його завдань (всі вони повинні бути вимірні кількісно), записати кожну на окремому аркуші паперу і переконатися, що співробітник може прочитати кожну задачу за одну хвилину.
Другий секрет менеджменту однієї хвилини - правильна похвала. Багато менеджерів працюють за такою схемою: дають співробітнику завдання і залишають його наодинці з нею до тих пір, поки він не зробить помітну помилку - а тоді критикують. На перший погляд, таким чином керівник економить час - адже йому не потрібно витрачати дорогоцінні хвилини на відстеження того, як співробітник виконує своє завдання, і регулярне надання йому зворотного зв'язку. Але, з іншого боку, коли менеджер помітить помилку, вже може бути запізно, щоб вносити корективи. І компанія втрачає кошти і час.
Набагато ефективніше інший підхід - своєчасно хвалити підлеглих. І якщо робити це правильно, то багато часу не знадобиться. Насамперед необхідно попередити їх про те, що ви збираєтеся контролювати виконання завдань. Ні для кого це не повинно бути несподіванкою. Чітко скажіть, що ви будете недвозначно говорити їм про те, що вони роблять погано, а що - добре.
Оскільки так працює далеко не кожен керівник, то спочатку вашим підлеглим може здатися, що це незручно і неправильно. Не звертайте на це уваги - з часом люди зрозуміють, що завдяки «хвилинної мотивації» підвищується їхня особиста ефективність.
Все дуже просто - треба спостерігати за підлеглим і просити його регулярно надавати вам звіти про свою діяльність. Але не для того, щоб виявляти, що він робить неправильно, а щоб фіксувати його результати і хвалити за успіхи.