Надання відпусток працівникам і процедура, відповідно до якої як оформити наказ на відпустку, регламентовані статтею 19 Трудового кодексу РФ. Спеціаліст кадрової служби повинен зафіксувати надання відпустки наказом по підприємству, на підставі якого бухгалтерією буде виконаний розрахунок відпускних і відображено цю подію в обліку.
Як оформити наказ на відпустку для працівника
Накази про надання відпусток видаються на бланках уніфікованих форм, що вимагають спеціальних знань для їх заповнення.
Допускається складання наказу на відпустку, з включенням відразу декількох працівників, які у відпустку. Наказ про відпустку одного працівника оформляється на бланку форми № Т-6, бланк форми № Т-6a використовують при складанні наказу про відхід у відпустку одночасно на декількох співробітників.
Як оформити наказ на відпустку?
У наказі на відпустку вказується найменування організації, яка видає наказ, дата його складання і номер наказу згідно порядкового номера книги наказів підприємства.
У тексті наказу вказуються ПІБ працівника, посада, табельний номер, найменування структурного підрозділу (відділу, цеху та ін.). Вказується також період роботи відпускника в організації, за який йому надається відпустка і підстави його надання.
Далі вказується термін, на який надано відпустку з зазначенням в обов'язковому порядку точної дати початку і завершення відпустки. У наказі відображається вид наданого відпустки (щорічною, додатковою, по догляду за дитиною, навчальний) і умови оплати відпустки (оплачуваною чи без оплати).
Бланк наказу друкується в двох примірниках і передається для підписання керівнику підприємства. На підставі наказу кадровик зробить запис в особовій картці працівника про використаний відпустці і передасть екземпляр в бухгалтерію для нарахування відпускних. Факт ознайомлення працівника з наказом фіксується підписом працівника на наказі.
На кожному підприємстві складається графік чергових планових відпусток його співробітників. Складає графік фахівець кадрової служби, стверджує - керівник підприємства. Графік відпусток на майбутній рік затверджується не пізніше двох тижнів до закінчення поточного року. В обов'язковому порядку графік відпусток підлягає погодженню з профспілковим комітетом організації.
У міру відходу співробітників підприємства у відпустку, у відповідних графах робиться відмітка кадровиком. При невикористанні відпустки з яких-небудь причин або його перенесення на інший час також робиться про це відмітка з посиланням на підтверджуючий документ (заява, наказ, лікарняний лист та ін.). внесення змін до графіку відпусток допускається тільки при наявності відповідного дозволу від особи, яка затвердила даний документ.
Факт надання відпустки працівникові повинен бути обов'язково документований, а сам порядок як оформити наказ на відпустку для працівника, який буде служити документальним підтвердженням такого надання, постараємося описати нижче.
Наказ складається за уніфікованою формою, від імені директора організації уповноваженою особою організації.
Всі працівники, які працюють в організації, мають законне право на щорічну оплачувану роботодавцем відпустку. Щоб скористатися своїм правом виходу у відпустку, працівник повинен написати заяву, а керівник підприємства видати відповідний наказ про звільнення співробітника у відпустку.
Крім того, слід зазначити, що наказ видається не тільки при догляді в черговий плановий тарифну відпустку працівника, а й при наданні інших видів відпусток, як оплачуваних так і не оплачуваних також оформляється наказом по підприємству.
Наказ на відпустку може створюватися при догляді одного співробітника, а може містити відомості про надання відпусток відразу декільком співробітникам.
Кількість надається працівникові щорічної відпустки вказується в календарних днях і затверджується законодавством.
Як оформити наказ на відпустку для працівника в інших випадках?
При наданні працівникам інших видів відпустки підставою для написання наказу про надання може служити свідоцтво про народження дитини, довідка про стаж трудової діяльності, лікарняні листи в зв'язку з вагітністю та пологами, довідки з навчального закладу, довідка з медичної установи та ін.
У наказі повинна відображатися інформація про суму календарних днів наданого відпустки, дату початку і закінчення відпустки, підстава його надання та інша інформація.
Всі накази дійсні при наявності підпису керівника підприємства і обов'язково під розпис доводяться до відома співробітника. Підписані директором накази про надання оплачуваних відпусток є підставою для нарахування сум відпускних і для відображення даних про відпустку в особовій картці працівника, а також в бухгалтерському обліку.
Для отримання відпустки, працівник подає на ім'я керівника заяву з проханням надання йому чергового тарифного відпустки із зазначенням конкретної дати. У заяві вказується посада, відділ або структурний підрозділ, ставиться дата і особистий підпис працівника.
Після розгляду заяви та позитивної візи керівника, видається наказ на відпустку.
З цією статтею читають: