КРОК 1: надсилається повідомлення ПРО ПОЧАТОК ВІДПУСТКИ АБО ОТРИМУЄМО ЗАЯВА ПРАЦІВНИКА
До сих пір багато кадровики сумніваються, чи потрібно працівнику писати заяву на відпустку. Давайте розберемося.
Як відомо, черговість надання відпусток визначається графіками відпусток (частина перша ст. 123 ТК РФ). Роботодавець затверджує графік не пізніше ніж за два тижні до початку року, на який він складений. Графік затверджується з урахуванням думки профспілки (при його наявності) (частина перша ст. 123 ТК РФ). Після того як графік відпусток затверджений, він стає обов'язковим для працівника і роботодавця (частина друга ст. 123 ТК РФ).
Повідомлення про початок відпустки
Затвердженої форми повідомлення про час початку відпустки немає, тому роботодавцю слід розробити її самостійно. Однак потрібно врахувати, що в документі повинна бути наступна інформація:
- найменування організації;
- вихідний номер і дата реєстрації документа;
- посада, прізвище та ініціали працівника;
- найменування структурного підрозділу;
- крайні дати наданого щорічної відпустки;
- підпис роботодавця.
Зверніть увагу! Повідомлення про час початку відпустки (Приклад 1) працівник повинен отримати під розпис не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки (частина перша ст. 123 ТК РФ).
Якщо у відпустку йдуть кілька працівників, повідомити їх можна одним документом (Приклад 2). Слід врахувати, що два тижні до відпустки - це мінімальний термін, можна повідомляти і раніше.
Заява про надання відпустки
Форма заяви про надання відпустки законом також не передбачено, тому, отримавши заяву працівника, необхідно перевірити, чи присутні в документі всі необхідні реквізити, а саме:
- найменування організації-роботодавця;
- посада, прізвище та ініціали керівника;
- посаду працівника і найменування структурного підрозділу;
- прізвище та ініціали працівника.
У тексті заяви працівник вказує, яку відпустку він просить надати (основний або додатковий), дату початку відпустки і кількість днів відпустки.
Працівник власноруч підписує заяву і проставляє дату. Далі керівник ставить на заяві візу узгодження.
Щоб спростити процес і знизити кількість помилок, організація може розробити бланк заяви - працівникам залишиться тільки його заповнити. Однак і на заповненому бланку заяви повинна стояти власноручний підпис працівника (Приклад 5).
Заява про надання щорічної відпустки потрібно подавати заздалегідь. Це дозволить керівникові знайти заміну працівнику на час відпустки, а бухгалтерії - розрахувати відпускні, які повинні бути виплачені не пізніше, ніж за три дні до початку відпустки (частина дев'ята ст. 136 ТК РФ).
Якщо роботодавець порушує цю вимогу законодавства, він виплачує працівникові грошову компенсацію (ст. 236 ТК РФ). Щоб уникнути суперечок, краще закріпити терміни надання таких заяв в локальному нормативному акті, наприклад, в Правилах внутрішнього трудового розпорядку:
КРОК 2. ПЕРЕВІРЯЄМО, ЯКИЙ ВІДПУСТКУ НАЛЕЖИТЬ ПРАЦІВНИКУ
За загальним правилом працівникам надаються щорічна оплачувана відпустка тривалістю 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ).
Так, право на додаткову оплачувану відпустку мають:
Право на щорічні подовжені оплачувані відпустки мають:
- працівники молодше 18 років (частина 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
- працівники, які всиновили дитину (або дітей) у віці до трьох місяців (частина 3 ст. 122 ТК РФ);
- жінки перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього (частина 3 ст. 122 ТК РФ).
КРОК 3: РОЗРАХОВУЄМО СТАЖ НА ВІДПУСТКУ
Після того як кадровик визначився з тривалістю основної та додаткової відпустки, необхідно розрахувати, скільки ж днів відпустки заробив працівник.
Для цього слід розрахувати стаж, який дає право на отримання відпустки. Адже якщо працівник відпустку ще не заробив, то надаючи відпустку авансом, роботодавець ризикує. Не завжди при звільненні працівнику нараховується зарплата, достатня для утримання оплати днів відпустки, використаних авансом.
Стаж, який дає право на отримання щорічної чергової оплачуваної відпустки, обчислюється з першого дня роботи у роботодавця. Робочий рік обчислюється з дня прийому працівника на роботу і закінчується після закінчення робочого року. Робочий рік не збігається з календарним, тому у кожного працівника свій період робочого року.
Зверніть увагу, що не всі періоди, коли працівник значився в організації, можна включити в стаж, який дає право на надання щорічної чергової оплачуваної відпустки (ст. 121 ТК РФ).
У стаж роботи включаються:
- час роботи в організації;
- час, коли працівник не працював, але за ним зберігалося місце роботи (час щорічної оплачуваної відпустки, неробочі святкові дні, дні тимчасової непрацездатності, вихідні та інші дні відпочинку);
- час вимушеного прогулу при незаконному звільненні або відстороненні від роботи й наступному поновленні на роботі;
- період відсторонення від роботи працівника, який не пройшов обов'язковий медичний огляд не зі своєї вини;
- час відпусток без збереження заробітної плати, що не перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.
У стаж для щорічної відпустки не включаються:
- час відсутності на роботі без поважних причин;
- час відпусток по догляду за дитиною;
- час відпусток без збереження заробітної плати, що перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.
- Розрахунок стажу для щорічної відпустки, якщо працівник в робочому році використовував менше 14 календарних днів відпустки без збереження заробітної плати.
Наведемо приклад розрахунку стажу на відпустку.
# 9679; Маринин М.А. також в робочому році використав 1 день відпустки без збереження заробітної плати. Однак оскільки загальна кількість днів не перевищує 14 календарних, цей день також включається в стаж.
28 к.д. щорічної відпустки - 7 к.д. використаного відпустки = 21 к.д.
У працівника накопичилося необхідну кількість днів відпустки, і відпустку в кількості 14 календарних днів може бути йому надано.
- Розрахунок стажу для щорічної відпустки, якщо працівник в робочому році використав понад 14 календарних днів відпустки без збереження заробітної плати.
- Розрахунок стажу для додаткової відпустки за «шкідливу» роботу.
Додаткова відпустка планується (як і щорічний) в графіку відпусток. Однак до стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові оплачувані відпустки за роботу із шкідливими або небезпечними умовами праці, включається лише фактично відпрацьований в цих умовах час (частина третя ст. 121 ТК РФ).
Із загальної кількості днів, які слід працівникові за даний період, потрібно відняти період вже використаного відпустки.
28 к.д. щорічної відпустки + 12 к.д. додаткової відпустки - 7 к.д. використаного відпустки = 33 к.д.
Наприклад, працівник працював повний робочий день. Тоді для розрахунку застосуємо формулу:
124 дня роботи в шкідливих умовах / 29,4 (середньомісячна кількість робочих днів) = 4,22 к.д.
У працівника накопичилося необхідну кількість днів основної щорічної відпустки. Також роботодавець надає працівникові додаткову відпустку в кількості 4 календарних днів.
КРОК 4: ОФОРМЛЯЄМО НАКАЗ ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ
КРОК 5: ОФОРМЛЯЄМО записки-РОЗРАХУНОК
Для розрахунку належних працівникові інших виплат при наданні йому щорічної оплачуваної чи іншого відпустки потрібно оформити записку-розрахунок (Приклад 9). Складається вона за уніфікованою формою № Т-60 або за формою, затвердженою в організації.
Записку-розрахунок необхідно передати в бухгалтерію для розрахунку відпускних і виплати їх працівнику.
КРОК 6: вносить відомості до ОСОБИСТУ КАРТКУ ПРАЦІВНИКА
Після оформлення наказу, кадровій службі необхідно внести дані про відпустку в особисту картку працівника (форма № Т-2 або за формою організації) (Приклад 10).
КРОК 7: ВРАХОВУЄМО ДНІ ВІДПУСТКИ У табелі обліку робочого часу
Роботодавець веде табель обліку робочого часу за формою № Т-13 або за формою, затвердженою в організації. У табелі обліку робочого часу в обов'язковому порядку враховуються і дні щорічної оплачуваної відпустки. Дні, коли працівник перебуває у відпустці, необхідно позначати кодом ВІД або 09 (Приклад 11).
КРОК 8: вносить відомості до ГРАФІК ОТПУСКОВ
Організація повинна затвердити графік відпусток не пізніше, ніж за два тижні до початку нового календарного року. При оформленні графіка відпусток можна використовувати уніфіковану форму № Т-7, але роботодавець має право розробити і свою форму.
У міру використання працівниками відпусток в графік вносяться відомості про фактичне використання відпустки.
Іноді в графік вносять зміни. Наприклад, якщо працівник просить перенести його щорічна оплачувана відпустка на інший час (і роботодавець згоден), продовжити працівнику відпустку (наприклад, в зв'язку з настала під час відпустки непрацездатністю) або відкликати працівника з відпустки.
Після оформлення заяви необхідно внести зміни в графік відпусток. Іноді зміни в графік вносяться наказом, проте ТК РФ не передбачає такого обов'язку. На наш погляд, в цьому випадку досить послатися на заяву працівника в графі 8 (Приклад 12).
1. Оформляючи відпустку працівнику за графіком, необхідно направити останньому повідомлення про початок відпустки за два тижні
до його початку.
2. Якщо працівник бажає піти у відпустку поза графіком, він повинен звернутися
до роботодавця із заявою. Роботодавець має право погодитися з наданням відпустки поза графіком або відмовити працівникові.
4. За згодою працівника і роботодавця можна перенести відпустку за графіком.
5. При підрахунку стажу на відпустку необхідно врахувати періоди, що не входять до стажу, який дає право на надання щорічної чергової оплачуваної
відпустки.
6. Дотримуючись процедуру, кадрова служба повинна видати наказ про надання основної щорічної оплачуваної відпустки, оформити записку-розрахунок, внести записи до особової картки працівника, відобразити відпустку в табелі обліку робочого часу та внести відомості в графік
відпусток.
