Коли починаєш масштабувати бізнес, брати більше замовлень і залучати нових співробітників, то розумієш, що проблемою стає спілкування.
Ми добре пам'ятаємо момент, коли це сталося. До нас прийшов черговий клієнт із замовленням на розробку сайту. Продукт був складним, і бюджет - відповідним. Але все пішло не так, як хотілося б.
Через брак часу директор і проект-менеджер не встигли обговорити проект між собою, з клієнтом спілкувалися окремо. Причому бюджет стверджував директор, а обсяг робіт - проект-менеджер. І на етапі розробки з'ясувалося, що частина робіт не врахована. Довелося узгоджувати додаткові 50 тисяч рублів бюджету. Підсумок: у клієнта виникло відчуття, що його намагаються «нагріти», директору для врегулювання ситуації довелося робити знижку, а менеджер залишився без премії. Незадоволені були всі.
COSSA рекомендує один з кращих онлайн-курсів нашого ринку з управління складними digital-проектами. Прокачай свої скіли менеджера проекту за програмою одного з найбільших веб-продакшенів Росії.
- Екологічний шлях менеджера
- Реліз-менеджмент: готуємо проекти до запуску
- Вимогливість digital-продюсера
- Аналітика. базові навички
- Як пасти котів: правильне делегування в IT
- Переговорні навички. Частина 1. Цикл продажів
- Переговорні навички. Частина 2. Провокації. Робота з запереченнями
- Оцінка і декомпозиція digital-проектів
- Планування свого часу
- Управляємо дизайнерами. Scrum в дизайні
- Вирівнювання робочого потоку і балансування навантажень
- Навички ведення конструктивного діалогу
- Робота з кадрами: складні питання
- Тонкі моменти (розглянемо по ходу справи)
- Працюємо з типовими документами
Тоді і прийшла ідея зробити якийсь простий інструмент, який допоміг би нам організувати ділове спілкування і розподілити обговорення різних питань з окремих гілках.
Такий інструмент ми розробили. Уже близько двох років TreeLike допомагає нам у веденні проектів.
Кількість підрозділів необмежена, тому при необхідності можна створювати подветкой і далі, аж до окремих завдань. Наприклад, недавно по одному проекту у нас дизайнер і замовник зробили виділену гілку для обговорення нюансів шрифтів і кольору.
Як ми ведемо проекти з TreeLike
Раніше при зверненні замовника потрібно було отримати у нього основну інформацію і передати її проект-менеджеру. Далі складався план робіт, бюджет затверджувався директором, потім клієнтом. Вся інформація пересилалася через пошту і месенджери, з відповідними затримками на очікування відповіді, в результаті підготовчий етап узгоджень займав в кращому випадку один робочий день.
Сьогодні ми робимо так.
Менеджер по роботі з клієнтами пропонує клієнту продовжити спілкування в TreeLike і додає в гілку менеджера проекту і директора.
Клієнт описує очікуваний результат, менеджер проекту уточнює кілька моментів за завданням. Директор по необхідності бере участь в обговоренні, але зазвичай просто переглядає історію і входить в курс справи.
Менеджер проекту створює іншу гілку і запрошує в неї директора, де вони удвох обговорюють фінансові питання і визначають вартість роботи. Клієнт цієї гілки не бачить, у нього є доступ тільки до свого розділ.
У першій гілці клієнт отримує пропозицію по ціні. Якщо виникають питання, обговорюються вони тут же і відразу приймаються остаточні рішення.
В середньому, підготовчий етап ми скоротили до 2-3 годин.
Як ми вирішуємо робочі питання
Тепер ми обговорюємо все робочі питання тільки в TreeLike і привчаємо до цього клієнтів.
Шукати інформацію в окремих гілках стало набагато простіше, ніж раніше. Економія часу і нервів величезна.
Якщо в процесі виконання завдання замовник і технічний фахівець контактують безпосередньо, TreeLike дозволяє менеджеру проекту і директору бути присутнім в обговоренні і підключатися по необхідності. Це набагато зручніше, ніж ставити всіх учасників в копію листування, або заводити купу чатів в месенджерах.
І ще один позитивний момент - прибравши все робоче спілкування в TreeLike, ми звільнили наші месенджери для друзів і близьких. Більше не доводиться здригатися від непрошених повідомлень у вихідний день.
Як ми контролюємо фахівців
Керівник має доступ до всіх потрібних гілках і завжди може подивитися, які питання вирішуються в даний момент. Є інструмент для залучення уваги співробітника до конкретної гілці, щоб швидко уточнити, на якому етапі перебуває вирішення завдання.
Для швидкого доступу до основних завдань можна створити список обраних гілок. Ми оцінили зручність інструменту в своїх проектах.
Тепер TreeLike може оптимізувати комунікації і в вашій компанії.
З TreeLike можна:
Створювати необмежену кількість проектів, гілок і подветок - підходить великим і маленьким компаніям.
Запросити в обговорення нового користувача (в тому числі, зовнішнього: контрагента або фрілансера) так само просто, як штатного співробітника. Досить відправити посилання-запрошення будь-яким зручним способом.
Виділяти обрані гілки для простоти навігації по найактуальнішим завданням.
Прикріплювати і зберігати файли. Ніщо не загубиться - є окреме вікно, звідки можна скачати будь-який документ з усієї історії листування.
Привертати увагу користувачів до гілки звуковим сигналом і автоматичним відправленням повідомлення на електронну пошту.
Є програми для Windows і MacOS, які повідомлять користувача про що надійшов повідомленні навіть при вимкненому браузері.
TreeLike універсальний. Ми використовуємо його для ведення IT-проектів, але впевнені, що він стане в нагоді компаніям практично в будь-якій сфері діяльності, де висока потреба в розвиненою ділової комунікації між співробітниками (або зовнішніми користувачами). Фактично ви отримуєте швидкий, функціональний і нескладний у використанні корпоративний портал.
TreeLike безкоштовний. Зараз користувачам доступні всі функції, в подальшому можуть з'явитися якісь моделі його монетизації.
Ви теж можете почати роботу з TreeLike вже зараз, спростивши обговорення питань з працівниками та клієнтами. А час, що звільнився витратити на збільшення прибутковості свого бізнесу.