Чи можна переробити (переписати) картки Т-2 в зв'язку з їх станом (прийшли в непридатність, порвалися)? Якщо так, то як правильно це зробити? Заводимо нові і продовжуємо вести попередні або потрібно переписати всі записи? Чи потрібно на всіх співробітників в такому випадку переписувати або тільки на тих, чиї картки зіпсувалися? І як бути якщо інспектор з кадрів вже не працює (який їх спочатку заводив)? Зараз інший співробітник.
Розглянувши Ваше питання, можна сказати, що якщо якісь - то картки прийшли в непридатність, занепали, то їх можна як переписати (при цьому можлива втрата даних, при переписуванні) або зробити до карток додаток для тих розділів, які закінчуються.
Всі картки переписувати не потрібно, тільки ті, що прийшли в непридатність. З цією метою слід видати наказ керівника про оформлення дублікатів особистих карток із зазначенням причин нового оформлення і співробітників, щодо яких потрібно провести таку заміну. З даним наказом ознайомте співробітників, особисті картки яких прийшли в непридатність, під підпис.
У графі "Дата складання" особової картки мається на увазі проставлення дати заповнення картки. Також, після заповнення розділів "Загальні відомості" і "Відомості про військовий облік": - працівник підписує особисту картку і проставляє власноручно дату, для підтвердження згоди з внесеними відомостями. - співробітник кадрової служби ставить свій підпис, найменування посади і розшифрування підпису, підтверджуючи тим самим, що записи внесені ним власноручно на підставі поданих документів. Отже, в зв'язку з тим, що заповнювати особову картку рекомендується саме за фактом (наприклад, при прийомі), то і дата повинна стояти в картці саме первісна, тобто дата прийому.
Якщо Ви бажаєте переписати особисту картку в зв'язку з старістю, то в даному випадку в графі "Дата складання" доцільно проставляти дату саме фактичну, тобто коли картка переписана. Підпис ставить в картці кадровий працівник, який працює в даний час.
Після оформлення дубліката особової картки і перенесення всіх відомостей ознайомте з нею співробітника під підпис. Попросіть його, щоб він звірив усі перенесені відомості і написав «Всі відомості з особової картки, оформленої тоді-то, перенесені вірно». Цей запис співробітник може зробити поруч з відміткою «Дублікат» або в розділі «Додаткові відомості» нової картки.
- Якщо картку переписувати:
- Якщо робити доповнення до картки:
Для цього на чистому аркуші паперу відповідного формату роблять запис «Доповнення до особовій картці працівника» (форма № Т-2), вказують дату заповнення і вносять дані співробітника (прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, посада та структурний підрозділ, а також реквізити трудового договору).
Потім вказують номер і заголовок відповідного розділу (наприклад, VIII. ВІДПУСТКУ) і переносять його табличну частину. Такі додаткові аркуші можуть бути оформлені до будь-якого закінчилося розділу особової картки. Кількість доповнень необмежено, тому вести уніфіковану форму можна протягом багатьох років. В даний час законодавством не регламентовано питання про заповнення особової картки, оформленої на додаток до основної в зв'язку з закінченням будь-яких граф. У зв'язку з чим, представляється, що можна заповнювати тільки ті графи, які закінчені в попередній картці, наприклад, «Відпустка» і «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу». Тобто на нашу думку, потрібно заповнювати ті графи, які необхідні Вам для роботи, щоб постійно не звертатися до основної картці. Примітка: Щоб не втратити і не переплутати дані основну картку і її продовження, доцільно їх зшити. На другий (додаток) картці в верхньому кутку можна вказати, що це продовження особової картки працівника.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
1.Ответ: Чи можна оформити заново особисту картку, якщо оформлена при прийомі прийшла в непридатність
Трудовим законодавством дане питання не врегульоване. На практиці замість непридатних особистих карток оформляють нові.
Особова картка - важливий кадровий документ. що містить структуровану і узагальнену інформацію про співробітника, що підлягає тривалому зберіганню. Якщо оформлений при прийомі на роботу документ не дозволяє продовжувати з ним роботу і отримувати інформацію, то виникає вимушена необхідність переоформити особисту картку.
При цьому чинне законодавство не містить норм, що регулюють дії роботодавця в разі зносу особової картки, і не встановлює заборони на оформлення нової особової картки. якщо раніше оформлена картка прийшла в непридатність, наприклад пошарпані.
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів