Владлен Лабзенко, Генеральний Директор юридичної компанії «Сучасне право», Москва
Підготовка офісних приміщень
Перш ніж робити які-небудь дії, я рекомендую Вам проаналізувати стан справ. Постарайтеся поглянути на Ваш офіс очима співробітника будь-якого державного органу. Уже на цьому етапі Ви багато для себе відкриєте. Наступні елементарні правила безпеки повинні бути реалізовані в офісі будь-якої компанії:
1. Обладнайте приміщення бухгалтерії, каси, фінансового відділу та відділу кадрів. Щоб виключити небажане або раптове проникнення перевіряючих в бухгалтерію або касу, необхідно, щоб їх двері закривалися на кодові замки або відкривалися за допомогою ключів-таблеток.
4. Не ставте сейф на видному місці. Не давайте перевіряючим привід цікавитися його вмістом. До того ж дуже часто в сейфі компанії зберігаються не враховані по касі грошові кошти. Нічого кримінального в цьому немає, однак, щоб приспати пильність співробітників державних органів, краще спочатку присвоїти цим грошам статус особистих. Наприклад, покладіть гроші в конверт з написом: «Особисті гроші Іванова Івана Олександровича».
Підготовка документів до перевірки
Готувати документи до перевірки треба заздалегідь. Доручіть головному бухгалтеру простежити, щоб всі співробітники бухгалтерії: видалили олівцеві помітки, зроблені на документах для зручності, так як ці позначки можуть допомогти податковому інспектору в його роботі;
розклали всі документи по папках (іноді до папки «Банк» бухгалтери підшивають рахунки, договори): не треба полегшувати життя перевіряючим;
прибрали з підшивки з документами паперу того періоду, який в рамки перевірки не увійшов (зайвий інтерес інспектора Вам ні до чого).
У деяких випадках я настійно рекомендую передати документи компанії для зберігання в архів. Це - недешеве задоволення, але окупає себе з лишком.
Про що попередити персонал
1. В процесі перевірки ведіть себе спокійно, відкрито, без суєти, але намагайтеся не говорити нічого зайвого.
2. Позиція компанії: ми законослухняні.
3. Говорити можна лише про своєму підрозділі, повідомляти тільки факти, ніяких припущень. Пам'ятайте: у всіх своя компетенція - повна інформація є тільки у Генерального Директора та головного бухгалтера.
4. Всі пояснення повинні бути простими і логічними.
5. Не бороніть перевіряючим, але і не допомагайте їм.
6. Службову листування надавати не потрібно.
7. Якщо перевіряючі зажадали письмових пояснень, не пишіть одразу. Спочатку порадьтеся з керівником підрозділу.
Найважливіше в підготовці підприємства до приходу нежданих гостей - інструктаж персоналу щодо дій у нестандартних ситуаціях. Є сенс провести в компанії спеціальний тренінг, який навчає співробітників, як їм слід поводитися при проведенні державними контролюючими (правоохоронними) органами перевірок, слідчих процедур, оперативно-розшукових заходів. Його організацію Ви можете доручити службі персоналу, а ось прочитати лекцію цілком під силу Вашому юристу або головбухові. Нехай вони пояснять всім співробітникам, що надавати повну інформацію, що стосується господарської діяльності компанії, може тільки Генеральний Директор або уповноважена ним особа (на підставі довіреності). Ніхто більше в компанії не має права це робити (див. Про що попередити персонал).
Способи психологічного впливу
«Добрий» слідчий. Перевіряючий спочатку говорить на загальні теми. Встановлює контакт, входить в довіру. Потім співробітнику кажуть: «Начальство всім заправляє, наживається на твоїй роботі, а ти - простий виконавець. Це не справедливо. Розкажи все, тобі нічого не буде ». Запис зі слів підозрюваного. Зазвичай пропонується написати пояснення і підписати його. Однак можливий варіант, коли запис ведеться зі слів людини. Будь-яка невідповідність написаного реально сказаного може стати засобом впливу. Загроза втрати репутації. Тиск через сім'ю - один з найбільш ефективних способів домогтися визнання. В цьому випадку вселяють: «Що будуть говорити сусіди, коли Вас в наручниках виведуть з дому? Як буде соромно Вашим близьким! »Слід підготувати співробітників до подібної психологічної атаки. Бесіда на підвищених тонах. Крик, лайка, погрози здатні довести службовця до істеричного стану. Ставка робиться на те, що людина втратить контроль над собою. У такій ситуації краще сказати, що в подібному тоні Ви розмовляти не будете.