Ваш відділ несподівано покинули відразу кілька працівників. Як працювати в умовах катастрофічної нестачі кадрів?
Якщо на ваш поріділий відділ обрушилася купа роботи, перш за все потрібно постаратися не допустити паніки в колективі.
Завдання номер один - розставити всі крапки над i. Необхідно обговорити зі співробітниками на загальних зборах склалася в компанії ситуацію. Потрібно розповісти підлеглим про причини кадрового дефіциту і про те, які заходи щодо вирішення цієї проблеми має наміру брати компанія. Ймовірно, співробітники будуть дещо спантеличені тим, що збільшиться обсяг і темп роботи, тому важливо заспокоїти їх.
Поясніть, що ця ситуація не вічна і що керівництво компанії також зацікавлене в тому, щоб якомога швидше виправити стан справ. Найефективніший спосіб боротьби з панікою - хоча б приблизно позначити, як довго відділ буде існувати в неповному складі. Якщо ваші підопічні будуть знати, що вже через місяць планується поповнення, вони будуть відчувати себе набагато спокійніше. Якщо ж зайвих робочих рук в найближчі кілька місяців не передбачається, колектив зможе морально підготуватися до майбутніх труднощів. Також прозорість в спілкуванні з колегами дозволить вам запобігти потік пліток, які в умовах невідомості множаться зі швидкістю світла.
Після того як ви проінформіруете своїх співробітників, потрібно розставити пріоритети в робочому графіку відділу. Є речі, від яких не можна відмовитися ні за яких умов, є і заняття, якими при необхідності можна легко пожертвувати. Варто відмовитися на цей період від непріоритетних завдань.
При постановці завдань варто чіткіше ставити терміни. Не розраховуйте на те, що в умовах цейтноту співробітник зможе без вашої допомоги впоратися вчасно. Потрібен проміжний контроль. У деяких випадках може знадобитися і психологічна допомога. Якщо виконувати роботу в строк у співробітника все одно не виходить, варто звернути увагу на його тактику роботи. Якщо вона обрана невдало, необхідно терміново її поміняти.
Можливо, комусь із ваших співробітників потрібно буде виконувати завдання, з якими раніше йому ніколи не доводилося стикатися. В такому випадку вашим завданням буде пояснити те, в чому полягає його нова функція. Якщо є можливість, попросіть когось із компетентних у цьому питанні підлеглих проінструктувати колегу або простежити за його роботою на початковому етапі.
«Під Новий рік начальство піднесло мені сюрприз: в цілях економії було вирішено звільнити найбільш досвідчених і дорогих співробітників і залишити новачків, - розповідає менеджер по роботі з клієнтами Володимир. - Перший тиждень я просто на стінку ліз. Мої новачки не встигали виконати і половину звичайної роботи. Довелося по старій дружбі просити одного зі звільнених допомогти мені провести інструктаж. Колишній колега мене здорово виручив, займався з цими школярами не за гроші, а просто, щоб мені допомогти. Через пару тижнів справи у нас пішли в гору ».
Як би співробітники не були віддані справі, терпіти сезон переробок просто за спасибі погодиться не кожен. Як відомо, найкращий спосіб мотивувати співробітників - це бонуси і премії. Якщо вашим підлеглим тепер доводиться працювати понаднормово або суміщати посади, необхідно простежити, щоб всі це оплачувалося відповідним чином.
Зазвичай при догляді частини працівників звільняється якийсь фонд оплати праці. Варто переговорити з начальством, а потім вже розповісти співробітникам, що вони можуть претендувати на премії, якщо будуть успішно справлятися з новим обсягом роботи.
У разі невизначеності не варто давати помилкові надії. Будьте чесні з колективом. Невиконані обіцянки більш згубно позначаються на лояльності працівників, ніж будь-які фінансові негаразди.
Олександра Ільїна, Марина Миронова
За матеріалами «Труд»