Програма професійної перепідготовки «Управління персоналом (Професійний стандарт)»
Очно-дистанційний курс професійної перепідготовки Національної спілки кадровиків і Московського технологічного університету (МІРЕА) відповідно до вимог професійного стандарту «Спеціаліст з управління персоналом». Диплом державного зразка державного університету про проходження професійної перепідготовки і посвідчення Національної спілки кадровиків.
Cоздадім робочу книгу Journal.xls і розіб'ємо її на робочі листи з закладками відповідних журналів: Прийом, Переклад, Звільнення, Відпустка, Відрядження, Договори, СУП (система управління підприємством) і Обкладинка. Кількість журналів залежить від документообігу підприємства. При великому обсязі документообігу можна вести окремо журнали реєстрації по прийому на роботу, звільнення та перекладам працівників (їх буде відрізняти номер з обов'язковим реквізитом - датою реєстрації). Це дозволяє швидко отримати дані про кількість прийнятих або звільнених за певний період. Також дана форма книги дозволяє систематизувати видаються на підприємстві накази (розпорядження) за термінами зберігання 1. відстежити дату видання того чи іншого наказу, а також зберегти безперервність поточних номерів наказів в разі, якщо необхідно з яких-небудь причин вилучити наказ з місця їх загального зберігання .
Журнал прийому на роботу служить для реєстрації наказів (розпоряджень), які видаються за уніфікованими формами № Т-1 або № Т-1а. Термін зберігання - 75 років. Виділимо такі графи зазначеного журналу: порядковий номер у межах масиву (як правило, за рік), дата видання наказу, П.І.Б. працівника, найменування посади працівника, найменування відділу (цеху), номер трудового договору, примітка. Можна також вказати місце зберігання наказу (найменування папки) в разі, якщо Ви хочете отримувати швидкий пошук наказів по їх змісту. Приклад робочого листа журналу прийому на роботу показаний на рис. 1.
Журнал обліку прийому на роботу
Скористаємося можливістю електронної таблиці Excel, що дозволяє вибрати записи, що задовольняють певній умові, і тимчасово приховати всі інші за допомогою фільтра. Для цього необхідно вибрати пункти меню Дані> Фільтр> Автофільтр. В меню Фільтр:
- пункт Все не застосовується для обмеження набору відображуваних записів і використовується за умовчанням для кожного поля;
- пункт Перші 10 використовується в числових полях, щоб відобразити перші або останні десять, п'ять або будь-яке інше кількість (або частку) записів;
- пункт Условие дозволяє задати довільне умова, що не входить в список.
При роздруківці даних з включеним фільтром будуть надруковані тільки відфільтровані записи. Це дозволяє швидко створювати потрібні звіти на основі частини інформації бази даних Excel.
Журнал перекладів на роботу служить для реєстрації наказів (розпоряджень), які видаються за уніфікованими формами № Т-5 або № Т-5а. Термін зберігання - 75 років. У зазначеному журналі має сенс створити такі графи: порядковий номер (може доповнюватися літерним індексом), дата видання наказу, П.І.Б. працівника, найменування посади (колишнє місце і нове місце), найменування відділу або цеху (колишнє місце і нове місце), примітка. У графі «Примітка» контролюється рух документа (підписаний / не підписаний). Для цього можна використовувати пункти меню Вид> Примітка. Приклад робочого листа журналу перекладів на роботу показаний на рис. 2.
Журнал обліку переказів на роботу
Журнал звільнень служить для реєстрації наказів (розпоряджень) за уніфікованими формами № Т-8 або № Т-8а. Термін зберігання - 75 років. Для нього можна використовувати такі графи зазначеного журналу: порядковий номер, дата видання наказу, П.І.Б. працівника, найменування посади, найменування відділу (цеху), дата звільнення, підстава припинення трудових відносин. Приклад робочого листа журналу звільнень на роботу наведено на рис. 3.
Журнал обліку звільнень
Термін зберігання журналу обліку трудових договорів становить 75 років. Він може знадобитися в тому випадку, якщо підприємство укладає з працівниками строкові трудові договори. При цьому необхідно чітко відслідковувати не тільки дату укладення, але і закінчення терміну дії, інакше, згідно з ч. 4 ст. 58 ТК РФ, такий строковий трудовий договір може стати трудовим договором, укладеним на невизначений термін. Зазвичай в даному журналі вказуються порядковий номер запису і рік укладення договору, дата укладення трудового договору, П.І.Б. що надходить на роботу, посаду, термін дії та дата припинення трудового договору (для строкових трудових договорів), номер зміни до трудового договору. Приклад робочого листа журналу обліку трудових договорів показаний на рис. 4.
Журнал обліку трудових договорів
Журнал обліку відпусток
Журнал обліку відряджень служить для реєстрації наказів (розпоряджень) за уніфікованими формами № Т-9 або № Т-9а, а також посвідчень про відрядження за уніфікованою формою № Т-10. Назвемо такі його графи: порядковий номер, дата, П.І.Б. відрядженого, найменування та номер документа, країна перебування (важливо для терміну зберігання), дати початку і закінчення відрядження. Приклад робочого листа журналу відряджень показаний на рис. 6.
Журнал обліку відряджень
Журнал по системі управління підприємством зручний тим, що в ньому, за умови систематичного ведення, відбивається вся інформація про діяльність підприємства. Це накази по основній діяльності (про затвердження і зміну в штатному розкладі, про преміювання, про просте, про зміну графіка відпусток, про матеріальну допомогу та ін.). Даний журнал являє собою сукупність граф, які можуть бути змінені відповідно до специфіки підприємства. Приблизний перелік наступний: порядковий номер, дата, найменування документа, термін зберігання (довгостроковий чи короткостроковий), примітка. Приклад робочого листа журналу по основній діяльності або системі управління підприємством показаний на рис. 7.
Для захисту робочих листів від виправлень можна використовувати команду меню Сервіс> Захист> Захистити аркуш. Якщо кількість рядків в робочому зошиті по висоті відповідає формату А4 (близько 30 рядків), необхідно роздрукувати лист журналу наказів.
Журнал обліку наказів по основній діяльності
Робочий лист із закладкою Обкладинка представляє собою уніфіковану форму, по якій можна отримувати обкладинки для всіх журналів реєстрацій. Приклад оформлення обкладинки журналу обліку наказів представлений на рис. 8.
Форма заповнення обкладинки журналу реєстрації наказів
