Нещодавно мене попросили виступити перед підприємцями - переселенцями з Донеччини.
Як бонус на їхнє прохання я показав систему управління часом, за допомогою якої я щодня планую розпорядок.
Дану систему я ввів після введення особистого і робочого фінансового планування.
На перший погляд все виглядає досить складним і здається, що система забирає більше часу, ніж може дати.
Крім того, часто мої знайомі запитують - як я все встигаю. Коротка відповідь - ніяк.
З основних активностей - тактичне управління IT компанією, організація конференцій для IT компаній, відкриття клубів і діяльність в рамках харківського кластера. Крім того, кілька разів на рік виїжджаю за кордон з робочими поїздками, намагаючись поєднувати це з відпочинком.
З особистих справ - регулярне заняття скелелазінням, спілкування з друзями і родичами. Все це вимагає досить жорсткої координації часу і без планування та обліку встигнути все просто не можна.
Технологію варто застосувати, якщо і вас розбирають на шматки різні зони відповідальності, обстановка навколо постійно змінюється, немає відчуття "я зробив все", а навпаки - "нічого не встигаю".
Сам я до цього підходу прийшов далеко не відразу. За плечима кілька пройдених і десятки організованих тренінгів по Тайм-менеджменту.
Не дарма кажуть, "у кого, що болить - той про те і говорить". З тих пір, як я став займатися щоденним плануванням, якщо я не починаю день з плану - зазвичай все летить в тартарари.
У даній системі я врахував такі підходи і реалізацію:
Пріоритети і коефіцієнт виконання
Найважливішим в управлінням своїм часом я бачу саме пріоритети. Як просить у бога Екзюпері в Невідомою Молитві "Подаруй мені тонке чуття відрізняти першорядне від другорядного". Класично пріоритети проставляються A, B, C або більш детально A1, B3 і т.д.
Використання числових коефіцієнтів від 0.1 до 0.9 дозволяє в підсумку визначати, на скільки сьогоднішній план виконаний.
Тобто, виконання одного недовгого, але дуже важливої справи може позначати виконання більше половини плану. І це мотивує.
Відповідно до цього підходу слід планувати лише 60% доступного часу, а решта залишати на непередбачене. В т.ч. на недооцінку складності. У себе я зменшив плановане час в результаті до 40%.
Блоки складних (або вдумливих) завдань і плинності
Слід розділяти завдання на що вимагають високої концентрації і ті, які можна робити між іншим.
Першу групу (друга колонка) я намагаюся робити з ранку ще до сніданку або коли виходить вільна обстановка. По можливості, прошу всіх оточуючих не відволікати мене.
Друга - в будь-який час.
Як заповнювати завдання:
Завдання складається з трьох елементів:
Пріоритет від 0.1 до 1 (найвищий)
Час в хвилинах, заплановане на виконання