Завдання сучасного секретаря-референта - допомогу своєму керівнику. Секретар повинен намагатися зробити все для того, щоб хоч частково звільнити свого шефа і дозволити спокійно зайнятися вирішенням більш значущих завдань. Секретарі-референти також сприяють швидкому проходженню інформації через структурні підрозділи, що особливо важливо для нормальної роботи фірми.
Для того, щоб визначити психологічні аспекти вибору кандидатів, необхідно провести психоаналіз їх діяльності. На підставі проведеного дослідження виявляються професійно важливі якості, які являють собою основу профпридатності.
Особливо значущі професійні якості для секретарів-референтів:
- Досить розвинений рівень інтелекту;
- Знання особливостей професії;
- Висока дисциплінованість;
- старанність;
- товариськість;
- Розуміння і співпереживання;
- Володіння етикою;
- Уміння поводитися, володіти навичками культурної поведінки;
- Доброзичливість до оточуючих;
- Гнучкість інтелекту;
- Адекватна реакція на вимоги керівництва.
Якщо перераховані вище якості відсутні, то кандидат не підходить на цю посаду, можна сміливо говорити про професійну непридатність.
Посадові інструкції для секретарів-референтів складаються з двох блоків:
- діловодство;
- Оперативна робота.
Вимоги кожного керівника щодо свого секретаря відрізняються, але укладаються в рамки певної схеми. Якість роботи секретаря залежить від роботи керівника, так як їх робота взаємопов'язана.
Отже, якими ж якостями повинен володіти секретар-референт з точки зору свого шефа?
- Чітке дотримання і виконання вимог безпосереднього керівника;
- Беззаперечне підпорядкування керівнику;
- Відданість керівнику;
- Контакт з керівником;
- Оперативність і якість виконуваної роботи:
- машинопис;
- Хороша пам'ять;
- Акуратність в роботі з документацією;
- Приємна зовнішність.
Типи секретарів, які найбільше підходять до роботи в реальних умовах фірм:
- Людина, добре справляється з секретарської роботою, інтелектуально розвинений, має хороші професійні навички, легко і вміло спілкується з людьми, беззаперечно підкоряється своєму керівнику.
- Покірний, поступливий тип секретаря-референта, виконавчий, який чітко виконує покладені на нього обов'язки, не проявляє ніякої індивідуальності і емоцій, що працює за схемою, яка задана керівником, повністю знаходиться у владі керівника, справляється зі своєю роботою, хоча спілкування з відвідувачами не доставляє йому особливого задоволення.
- Прекрасний виконавець, акуратний, чітко виконує всі доручення та інструкції, що підкоряється і виявляє повагу до керівника, коректний з відвідувачами.
- Він володіє розвиненим інтелектом. Розраховує тільки на самого себе, на власні знання, навички, вміння, не потребує сторонньої допомоги по роботі. Рівне і чітко працює з клієнтами, вміє стримувати свої емоції, не проявляє агресії, виконує всі в строк і якісно.
- Розвинений інтелект, терпіння, розуміння, стриманість, чітко і вміло виконує свою роботу, знаходить спільну мову з відвідувачами, реалістичний, готовий до несподіваних поворотів з будь-якого боку.
- Покірний і підкоряється тип, справляється зі своїми обов'язками.
- Розвинений тип, знає роботу, самостійно і чітко справляється з покладеними обов'язками, тактовний, лояльний, з повагою відноситься і до себе, і до оточуючих, із задоволенням йде на співпрацю.
- Інтелектуально розвинений, терплячий, делікатний, урівноважений, самостійний, що поважає керівника і приймає його таким, яким він є, з усіма особливостями.
- Тип з нормальним інтелектом, знає роботу секретаря, доброзичливий, енергійний, активний, володіє якостями лідера, допомагає у всьому своєму керівнику, здатний давати слушні поради.
- Розвинений і впевнений в собі тип, що знає свою роботу, здатний домінувати, високо цінує себе, що володіє лідерськими якостями і який впливає на свого керівника. Відстоює власну думку, навіть в тих випадках, коли його не просять.
- Розвинений, самостійний, що знає свою справу, з твердим характером, що вміє спілкуватися з відвідувачами, завзятий, наполегливий, що вселяє керівнику те, що вважає важливим і потрібним.
Всі одинадцять типів секретарів-референтів можна використовувати на практиці для вирішення завдань, але при цьому дуже важливо враховувати якості керівника фірми, як особистісні, так і поведінкові.