Головна Статті Як відпустити головбуха у відпустку?
Нерідко керівники з побоюванням очікують чергової відпустки свого головбуха і бояться надовго з ним розлучатися. Але навіть в цьому випадку очікується, що цей ключовий співробітник буде залишатися максимально доступним. Давайте розглянемо, як можна підготуватися до відсутності головбуха так, щоб звести до мінімуму всілякі ризики.
Особливо відповідально повинні готуватися до відпустки головного бухгалтера невеликі компанії, в яких він єдиний співробітник фінансової служби. Під час його відсутності всі важливі справи переймає генеральний директор або його заступник, які найчастіше не мають великого досвіду в бухгалтерських операціях. Також генеральний директор може вибрати довірена особа, яка тимчасово замінювати головбуха. Хоча бухгалтерська звітність і носить статус публічної інформації та є відкритою, все ж краще, щоб доступ до неї мали лише заслужили довіру співробітники.
Перед тим, як відправити у відпустку головного бухгалтера, генеральному директору було б непогано обговорити з ним плани компанії на період його відсутності. Можливо, передбачається зміна засновників або чекають важливі проекти і зустрічі. У цьому випадку було б правильно обговорити всі цілі і завдання, які неможливо вирішити без участі представника бухгалтерії. Також добре оцінити важливість участі бухгалтера в цих заходах. Для досягнення поставлених цілей організовується нараду керівників компанії і головбуха.
Під час відпустки головного бухгалтера можуть виникнути незаплановані завдання. Щоб компанія мала можливість їх вирішити, головбух повинен заздалегідь повідомити генеральному директору або своїм заступникам, де взяти основну інформацію, в якій може виникнути необхідність під час його відсутності. Якщо ваша фірма веде роботи по отриманню позики або кредиту, тоді може виникнути потреба в якомусь звіті за конкретний період. Щоб отримати розшифровку бухгалтерської звітності слід заздалегідь показати довіреній особі, як можна сформувати необхідні дані. Оптимальний же варіант - це домогтися відстрочки надання відомостей і почекати поки головний бухгалтер не повернеться з відпустки.
Перед тим як піти у відпустку, головбух повинен зробити все термінові і регулярні платежі, а також виконати інвентаризацію розрахунків з партнерами. Так, слід заздалегідь оплатити мобільний зв'язок для співробітників, оренду приміщень, доставку продуктів або води в офіс, канцтовари, побутові речі та інше. Було б завбачливо заздалегідь заплатити за послуги і матеріали контрагентів, які будуть потрібні, щоб забезпечити безперервність виробничого процесу. Оскільки бухгалтеру досконально відома виробничий ланцюжок і принципи її побудови, він без проблем зможе заздалегідь продумати кожен її елемент.
Інший важливий момент - це право ставити підпис на документах. Ті фінансові документи, які проводяться через банк, можуть підписувати тільки ті особи, які вказані в банківській картці. Першою підписом зазвичай служить підпис генерального директора. Другий підпис можуть ставити відразу кілька осіб - це дозволить уникнути проблем, якщо хтось із співробітників захворіє, відправитися у відрядження або у відпустку. Якщо ж в банківській картці не вказати співробітника, чий підпис буде поставлена, тоді на її переоформлення піде чимало часу. Як правило, відразу при створенні компанії формується список співробітників, які вносяться до картки. Зміна генерального директора має на увазі внесення до неї відповідних змін. Іноді виникає необхідність підписати платежі в інтернет-банках. Для цього знадобиться тільки флеш-карта або фізичний ключ з підписом його господаря. Керівництво компаній нерідко приймає рішення передавати його надійним співробітникам. Однак офіційне право використання ключа належить тільки його власнику.
Тому, якщо виникне надзвичайна ситуація, головний бухгалтер може бути викликаний з відпустки тільки тоді, коли він знаходиться в межах досяжності, а також в одному місті з офісом компанії. У тому випадку, якщо співробітник відпочиває за кордоном, зв'язатися з ним буде складно, тим більше викликати на робоче місце.
На практиці, коли співробітники компанії знають, що головбух знаходиться в зоні досяжності, вони зв'язуються з ним для консультації по нескладних питань, а при виникненні серйозних проблем просять на деякий час вийти на роботу. У тих випадках, коли головний бухгалтер знаходиться поза зоною доступу, або зв'язатися з ним не представляється можливим, практично всі питання вирішуються без його участі.
Досвід численних компаній показує, що такі ситуації можна спокійно вирішувати. Для керівництва фірм велику стурбованість представляє не сам факт відсутності бухгалтера, а виникають в зв'язку з його відсутністю побоювання.
Головні бухгалтери деяких компаній просять своїх колег при виникненні будь-яких проблем зв'язуватися з ними, поки вони будуть перебувати у відпустці. Іншим же для повноцінного відновлення сил необхідно повністю відключитися від роботи. Керівник компанії, яка цінує свого головбуха, чи не буде відривати його від відпочинку через дрібниці.