Правильне використання електронної пошти може стати ефективним інструментом у розвитку вашого бізнесу. Написання довгих листів зовсім не означає, що ви продуктивно працюєте. Так, ви зробили багато роботи, але ця робота зовсім нічого не означає. Зараз всі прагнуть скоротити обробку вхідної кореспонденції і виконувати цю роботу якомога ефективніше за короткий проміжок часу. Тому ваші довгі листи - це не тільки марна трата вашого часу, але ще і безглузде розтрачання чужого.
Чим коротше ваш лист, тим ефективніше воно виконає свою роботу. Воно повинно містити тільки конкретні питання або відповіді. Пишіть тільки по суті і нічого зайвого. Якщо вас все-таки розпирає від бажання написати довгий лист, може бути краще призначити цій людині зустріч і обговорити всі хвилюючі вас аспекти за діловим обідом?
Як зрозуміти, що ваш лист перейшло межі допустимого? Ось 10 ознак, за якими можна визначити, що ви занадто захопилися.
1. Ви не знаєте, що намагаєтеся сказати. Це як якщо б ви подзвонили кому-то першими і запитали: «Що трапилося ?!» Природний відповідь: «Ну ... не знаю. Ти ж мені подзвонив ?! »притримає цей лист, поки у вашій голові не сформулює чітке питання або відповідь.
2. Ви погано знайомі з предметом. Це можна порівняти з нескінченним потоком свідомості на зборах, коли люди погано володіють предметом бесіди і таким чином намагаються прикрити своє незнання. Або коли студент починає дуже докладно відповідати на запитання викладача, намагаючись заробити хоча б трійку. Те ж саме і з довгим листом. Якщо ви не можете коротко сформулювати те, чого хочете від людини на тому кінці, значить вам не вистачає знань. Таке часто можна спостерігати в великим компаніях, в яких люди створюють видимість зайнятості написанням дуже важливих і довгих листів.
3. Скоротіть свою стандартну підпис. Якщо ваш лист містить відповідь в кілька слів, ваша підпис з усіма реквізитами (посада, компанія, весь список контактів, улюблена цитата, логотип або слоган компанії і т.д.) на пів сторінки буде виглядати безглуздо. Постарайтеся залишити все лист в стилі мінімал.
4. Ви пишіть книгу. Електронні листи - не книжки. Якщо є додаткова інформація, прикріпіть її до листа у вигляді окремих файлів. Якщо лист виходить дуже довгим, варто подумати про те, яку саме інформацію краще виділити і відправити в додатку.
5. Ви спам. Такі ситуації часто відбуваються у великих корпораціях, в яких співробітники відчувають якусь необхідність відправляти один одному довгі листи, які містять в собі детальні звіти про виконану роботу з постійними оновленнями. У підсумку день перетворюється в суцільну перевірку пошти з потоком повідомлень в стилі «Відправив лист клієнту.», «Домовився про зустріч.», «Доповідь закінчена на 30%.» І так далі.
6. Ваші листи нескладні. Не варто писати лист на дві сторінки для того, щоб задати всього лише одне питання.
7. Ви зловживаєте пересилання листів. Замість того, щоб розбиратися з листом, ви просто натискаєте «Переслати». У тозі лист перетворюється в нескінченну стрічку, в якій практичний неможливо дістатися до основної суті.
9. Це повинно бути повідомлення з кількістю одержувачів більше одного. Наприклад, керівник пише лист і ставить в одержувачі всіх своїх співробітників. Здавалося б, таким чином він намагається скоротити час написання і відправлення цього листа кожному окремо і таким чином виконує свою роботу ефективніше. Але, швидше за все, він навіть не уявляє собі, що незабаром його завалить лавиною відповідей в одному листі, як тільки його співробітники почнуть натискати «Відповісти всім». Іноді цей спосіб дійсно не працює.
10. Ви НЕ редагуєте свої листи. Перед тим, як відправляти лист, ви повинні перечитати його ще раз і відредагувати. Крім граматичних і орфографічних помилок ви повинні відредагувати і його сенс. Можливо те, що зайняло цілий абзац, можна укласти в кілька рядків. І ще одне хороше правило: ви повинні перечитати свій лист стільки раз, скільком людям ви зібралися його відправляти.
І перш ніж відправляти лист, уважно перечитайте і переконайтеся в тому, що воно коротке і містить в собі тільки конкретні питання. Чим зрозуміліше ваше повідомлення, тим більша ймовірність того, що одержувач зрозуміє, що саме від нього вимагається, і відповість вам також коротко і по суті.
Щоб досягти цю аудиторію потрібно зробити хак. Написати пост з назвою на кшталт "Як по-швидкому настрочити нудні листи на роботі за 5 хвилин". Ну а в статті вже спробувати донести до них думку, що лист, написаний правильно відразу, дозволить вирішити будь-яке питання швидше (без уточнень і довгою листування), ніж те, що вони звикли вважати листами.