Після закінчення термінів зберігання документи необхідно передати в архів, державний чи муніципальний, на зберігання. Тому питання про те, як здати документи в архів на зберігання, рано чи пізно стає актуальним для будь-якої компанії.
Відповідно до ФЗ терміни зберігання документів складають:
- 75 років, якщо мова йде про документи з особового складу, про записах нотаріальних дій;
- 20 років для проектної документації, що стосується питань капітального будівництва, для конструкторської та технологічної документації, для патентів на винаходи, промислові зразки;
- 15 років, якщо в архів здається наукова документація;
- 5 років для фото- та кінодокументів.
Є також документи постійного зберігання, які при роботі організації зберігаються в особистому архіві, а при ліквідації компанії передаються до державного (державний) архів.
недержавна організація
Якщо здати документи в архів на зберігання планує недержавна організація, при цьому частина документів віднесена до складу архівного фонду РФ, потрібно укласти договір з системою Федеральної архівної служби Росії. При відсутності своєчасного договору з архівом державний архів приймає на зберігання виключно документи з особового складу працівників компанії. Що стосується інших документів, місце для їх зберігання визначає конкурсний керуючий або голова ліквідаційної комісії.
Особливості підготовки документів до здачі в архів
Визначившись з тим, коли і як потрібно здати документи в архів на зберігання, можна приступати до наступного етапу - до підготовки документів. До архіву документи здаються через рік після того, як вони завершені в діловодстві (або після ліквідації компанії).
Здача документів можлива тільки тоді, коли всі папери правильно оформлені:
- перевіряється правильність угруповання в справи документів;
- документи підшиваються, аркуші нумеруються;
- складаються завірчі написи і внутрішні описи;
- вносяться уточнення до реквізитів на обкладинки справ (при необхідності);
- складаються описи.
Все це нескладні, але трудомісткі процеси, які вимагають від працівників багато сил, часу і максимальної пильності. При цьому будь-яка помилка при підготовці документів чревата відмовою архіву в прийнятті справ.
Як здати документи в архів на зберігання швидко і легко?
Звернутися до професіоналів. Наприклад, до нас, ми знаємо все про те, як правильно здати документи в архів на зберігання, звертайтеся!