Перелік документів, які роботодавець зобов'язаний видати співробітникам при звільненні, однаковий для всіх співробітників незалежно від підстави звільнення.
Трудова книжка
У день припинення трудових відносин з роботодавцем працівник обов'язково повинен отримати на руки свою трудову книжку. У ній повинна міститися запис про прийом співробітника на роботу на певну посаду, записи про переміщення в компанії на різних посадах, якщо вони мали місце.
В кінці - запис про звільнення з обов'язковим зазначенням статті Трудового кодексу, що є підставою причини звільнення.
Всі записи в трудовій книжці засвідчуються підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, а також печаткою компанії.
Сам співробітник також ставить свій підпис в трудовій книжці. Про отримання трудової книжки працівник розписується в особистій картці (форма № Т-2) та в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Якщо працівник не може забрати трудову книжку в день звільнення, то роботодавець повинен направити йому повідомлення про необхідність забрати трудову книжку або за погодженням з працівником відправити її поштою.
Довідка за формою 2-ПДФО
Для отримання довідки по формі 2-ПДФО співробітник повинен написати заяву.
Число звернень за довідкою 2-ПДФО до роботодавця не обмежена. У разі її втрати колишній співробітник може повторно звернутися до колишнього роботодавця. Відмова роботодавця у видачі довідки неправомірне. За відмову у видачі довідки за формою 2-ПДФО роботодавець може бути притягнутий до відповідальності.
Довідка про середній заробіток за останні три місяці
Довідка про середній заробіток за останні три місяці потрібна працівникові для реєстрації на біржі праці. Її слід видати протягом трьох робочих днів з моменту отримання письмової заяви.
Довідка про суму заробітку за два календарні роки, що передують звільненню
Відомості персоніфікованого обліку
Виписка з звітності щодо страхових внесків
Це розділ 3 розрахунку по страхових внесках, заповнений щодо працівника, який звільняється співробітника. При заповненні потрібно вказати код періоду, в якому звільняється працівник.
Виписка з форми СЗВ-СТАЖ
Відомості за формою СЗВ-СТАЖ (виписку по конкретному працівникові) роботодавець зобов'язаний видати на руки співробітникові, який звільняється без виходу не пенсію. Звіт надають в день звільнення працівника. Або в день розірвання цивільно-правового договору. Здавати достроковий звіт в ПФР в такому випадку не потрібно.
Датується СЗВ-СТАЖ останнім днем роботи співробітника. Тип звіту - «Призначення пенсії».
Відомості про страховий стаж за формою СЗВ-М
Кількість звітів по формі СЗВ-М на одного працівника повинна дорівнювати кількості місяців, які працівник пропрацював в організації або в індивідуального підприємця.
Кожному робиться персонально окремий лист тільки з відомостями про нього за формою СЗВ-М. Тобто в таблиці форми за звітний місяць під порядковим № 1 буде заповнена тільки один рядок - на працівника, якому форма видається.
Медична книжка
інші документи
Статтею 62 Трудового кодексу встановлено обов'язок роботодавця видавати на вимогу працівника копії документів, що мають відношення до трудової діяльності працівника. Це, наприклад (перелік далеко не закритий):
- копії наказів про переведення на іншу роботу;
- довідки про заробітну плату;
- довідки про період роботи у даного роботодавця;
- акти про нещасний випадок на виробництві та будь-які інші документи, безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю працівника і зачіпають його права.
Якщо надійшов запит на локальний нормативний акт, наприклад, штатний розклад, можна зробити завірену виписку, що стосується тільки заявника.
Копії наказів про прийом на роботу і про звільнення роботодавець зобов'язаний видати на підставі статей 69 і 84.1 Трудового кодексу відповідно.
Бухгалтерська професійна преса
