Перед тим, як перейти до розбору поширених касових помилок, кілька слів про те, що перевіряють, за що штрафують організації та ВП контролюючі органи.
Відразу відзначимо, що ні в одному з наведених регламентів не встановлені ні частота, ні період охоплення перевірки дотримання касової дисципліни.
Даною статтею передбачено адміністративний штраф (на юридичних осіб - від 40 000 до 50 000 рублів, на посадових осіб - від 4 000 до 5 000 рублів) за наступні порушення:
Тепер перейдемо до розгляду практичних ситуацій, керуючись принципом «поінформований - значить озброєний».
Помилка №1. Відсутність касової книги у юридичної особи.
Організація, застосовуючи спрощену систему оподаткування (об'єкт оподаткування «Доходи») не вела касову книгу, оскільки вважала, що суб'єкти малого підприємництва звільнені від цього обов'язку.
При цьому судом відхилено довід організації про відсутність обов'язки при застосуванні спеціальної системи оподаткування вести касову книгу, оскільки Положенням ведення касових операцій і нормами податкового законодавства (п. 1 ст. 346.14 НК РФ), не виключено ведення організацією - «спрощенця» касової книги з метою обліку вступників в касу готівкових коштів.
Разом з тим, визнаючи факт вчинення адміністративного правопорушення, судом взято до уваги його малозначність.
Відзначимо перелік обставин, які дозволили суду визнати вчинене правопорушення малозначним і, отже, застосувати ст.2.9 КоАП РФ (звільнення від адміністративної відповідальності):
- неоприбуткування готівки в невеликій сумі - 6 000 рублів;
- неоформлення видаткових касових ордерів не зробило вплив на оподаткування платника податку (застосування ССО з об'єктом оподаткування «Доходи»);
Вердикт суду - застосування в даному випадку заходи адміністративного покарання, передбаченого санкцією п.1 ст. 15.1 КоАП РФ у вигляді штрафу в розмірі 40 000 рублів буде носити невиправдано каральний характер, який не відповідає тяжкості правопорушення та ступеню вини, особи, залученого до відповідальності. В силу ст. 2.9 КоАП РФ при малозначності вчиненого адміністративного правопорушення особа, яка його вчинила, може бути звільнено від адміністративної відповідальності.
Помилка №2. У юридичної особи відсутній обов'язок вести касову книгу з відображенням в ній операцій з прийому вступників готівкових коштів за місцем знаходження відокремленого підрозділу, який не є філією або представництвом.
Організація знаходиться в м Сиктивкар і має відокремлений підрозділ у м Інте Республіці Комі. За місцем знаходження відокремленого підрозділу в м Інте організація не оприбутковувати надходили готівкові грошові кошти, оскільки касова книга за місцем знаходження відокремленого підрозділу не велась, а надійшли готівкові грошові кошти прибутковими касовими ордерами не оформляють.
За даним фактом податковою інспекцією складено протокол про адміністративне правопорушення та винесено постанову про притягнення організації до адміністративної відповідальності (п.1 ст.15.1 КоАП РФ).
Своє рішення судді аргументували такими доказами:
- чинним законодавством встановлено обов'язок щодо ведення касової книги, в якій повинні враховуватися надходять готівкові гроші, не тільки юридичною особою, а й кожним відокремленим підрозділом юридичної особи;
- відокремлені підрозділи зобов'язані зробити певні операції по оприбуткуванню готівкових коштів в день їх надходження (оформити прибуткові касові ордери про надійшли готівкових коштах в касу підрозділу, внести запис в касову книгу відокремленого підрозділу) і передати лист касової книги (після виведення залишку готівки на кінець робочого дня) юридичній особі.
Вердикт суду - відокремлений підрозділ організації в силу наведених норм чинного законодавства зобов'язане вести касову книгу і вносити в неї відповідні записи про надходження готівкових коштів в день їх надходження на підставі оформлених прибуткових касових ордерів.
Таким чином, якщо відокремлений підрозділ юридичної особи здійснює готівкові грошові розрахунки, то незалежно від того, куди їм здається виручка (в обслуговуючий банк або в касу головного підрозділу) касова книга повинна вестися в установленому порядку.
На сьогоднішній день спірним залишається питання про необхідність ведення касової книги індивідуальним підприємцем на загальному режимі оподаткування.
З одного боку, індивідуальним підприємцям дозволено не оформляти касові документи і не вести касову книгу (п.4.1 та п.4.6 Вказівок №3210-У). Послаблення поширюється на підприємців, які ведуть облік доходів або доходів і витрат та (або) інших об'єктів оподаткування або фізичних показників, що характеризують певний вид діяльності з правилами, встановленими законодавством РФ (п.2 ст.54 НК РФ, ст.346.24 НК РФ, ст .346.29 НК РФ, ст.346.53 НК РФ).
Помилка №3. Грошові кошти оприбутковуються в касу з запізненням.
Організація отримувала грошові кошти, що не були оприбутковані в касу в дні їх отримання, а приходовались із запізненням в один-два дня.
Вердикт суду - Оприбуткування коштів в касу організації навіть із запізненням в один-два дня тягне настання адміністративної відповідальності за п.1 ст.15.1 КоАП РФ у вигляді штрафу в розмірі від 40 000 до 50 000 рублів.
Помилка №4. Чи не встановлений ліміт залишку готівки в касі організації.
- середня чисельність працівників за попередній календарний рік менше 100 осіб включно;
- виручка від реалізації товарів, робіт, послуг (без урахування ПДВ) або балансова вартість активів за попередній календарний рік менше 400 млн рублів;
- сумарна частка участі РФ, суб'єктів РФ, муніципальних утворень, іноземних юридичних осіб, окремих видів організацій в статутному капіталі організації не більше 25%.
Однак для інших організацій цей обов'язок збережена.
В цьому випадку необхідно видати наказ керівника про скасування раніше встановленого ліміту зберігання готівки в касі з посиланням на п.2 Вказівки №3210-У, інакше організацію можуть оштрафувати за порушення касової дисципліни по п.1 ст.15.1 КоАП РФ.
Помилка №6. Чи не встановлений ліміт готівки в касі по відокремленому підрозділу організації, що здає готівку в касу головної організації.
Відразу відзначимо, що не встановлювати ліміт можуть відокремлені підрозділи малих підприємств (аб. 10 п. 2 Вказівки №3210-У). Для інших відокремлених підрозділів встановлено наступний порядок:
Порядок здавання готівкової грошей відокремленим підрозділом
юридична особа визначає ліміт залишку з урахуванням лімітів залишку готівки, встановлених цим відокремленим підрозділам
Відокремлений підрозділ здає виручку в касу головного підприємства. Наказом підприємства встановлено ліміт зберігання грошових коштів в касі в розмірі 700 000 рублей, виходячи із загальної суми виручки. При цьому на відокремлений підрозділ доводиться ліміт в розмірі 200 000 рублів.
Припустимо, що на кінець робочого дня в касі відокремленого підрозділу залишилися готівкові гроші в розмірі 150 000 рублів.
Головне підприємство може залишити у себе в касі грошові кошти в розмірі не більше 500 000 рублів (700 000 рублів - 200 000 рублів), незважаючи на те, що відокремлений підрозділ недовикористала свій ліміт готівки.
Незважаючи на те, що в Вказівці №3210-У термін передачі ув'язується з терміном підготовки бухгалтерської звітності, періодичність подання таких копій залежить від обсягу готівкових коштів у відокремленому підрозділі. І, як свідчать дані прикладу №4, для контролю за дотриманням ліміту готівки по відокремленому підрозділу, частота передачі копій аркушів касової книги повинна ув'язуватися з піком надходження грошей в каси відокремленого підрозділу.
Помилка №7. Видача готівкових коштів під звіт, при непогашеною заборгованості.
Помилка №8. Готівкові кошти в повному обсязі видаються підзвітній особі без його письмової заяви.
В п.6.3 Вказівок №3210-У прописана процедура видачі під звіт готівки працівнику. У порівнянні зі «старим» Порядком, вона не змінилася: готівкові гроші під звіт видаються згідно з письмовою заявою працівника, який містить запис про суму готівки та про термін, на який вони видані.
Помилка №9. Перевищення граничного розміру розрахунків готівкою грошовими коштами.
У разі якщо неможливо здійснити оплату постачальнику, крім як готівковими коштами, має сенс «розбити» договір на суми, що не перевищують 100 000 рублів.
Організація видає кошти з каси в розмірі 150 000 рублів для розрахунків з фізичною особою за договором надання послуг.
В даному випадку організація своїми діями не порушує обмеження в частині граничного розміру розрахунків готівкою грошовими коштами, оскільки постачальником послуг є фізична особа.
Обмеження не поширюються на банківські операції та на здійснення платежів відповідно до митного та податкового законодавства РФ.