Класифікація документів - розподіл документів за групами (видами) на основі ознак змісту, форми складання і інших з метою організації та підвищення ефективності роботи з ними. Класифікація дозволяє виробити певні методи роботи з кожною групою документів, закріпити їх в інструкціях, організувати документи в діловодстві.
Мета класифікації документів:
1. Підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальне виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації.
2. Економія праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату.
Значення класифікації документів:
Забезпечення їх швидкого пошуку в поточному діловодстві.
Підвищення оперативної роботи з ними.
Використавши кілька джерел, спробуємо класифікувати документи ТОВ «Атек».
Умовно документи підприємства можна розділити на наступні групи:
За способом документування або за коштами фіксації:
· Рукописні (написані працівником особисто «від руки») - прикладами таки; документів можуть бути пояснювальні записки, скарги, претензії, заяви особисті документи, креслення і схеми.
· Друковані (для складання традиційних документів за допомогою комп'ютера і подальшим роздрукуванням документів на принтері) - основна маса документів підприємства виконана на комп'ютері, а так само друковані - створені поліграфічним способом в друкарні - на підприємстві існують бланки такого виду: довіреності, вимоги
- накладні, рахунок-фактура і інші.
· Електронні (для обміну документами за допомогою електронної пошти без виведення на друк і зберігання документів у вигляді файлів в пам'яті комп'ютера або на змінних носіях) - створювані документи фіксуються в пам'яті комп'ютера в певних папках.
· Фотодокументи - образотворчий документ, створений фотографічним способом, фотографія фіксує момент події факту, тому фотодокументи, завдяки точності, наочності мають
велику цінність і знаходять широке застосування в різних областях діяльності. На підприємстві використовуються для фіксації дорожньо-транспортних пригод пов'язаних зі службовим транспортом та інших випадків, де необхідні візуальні докази.
За сферою використання або за видами документації:
- організаційно - розпорядчі документи - документи, в яких фіксіруютрешенія адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади підприємств, організацій і посадових осіб. Організаційно-розпорядча документація поділяється на три основні групи документів:
1) організаційні або організаційно-правові (статут, положення, правила, штатний розклад, інструкції) - складають правову основу діяльності підприємства і містять положення, обов'язкові для виконання, розробляє організаційні документи керівництво підприємства або підрозділу із залученням юридичної, кадрової та діловодної служб, термін дії триває до їх скасування або до затвердження нових, організаційні документи відносяться до найбільш важливих документів підприємства, тому вони після періоду активного ис ользованія, як правило, передаються на архівне зберігання;
2) розпорядчі - офіційні документи, в яких фіксуються рішення питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, підприємств; організацій, їх підрозділів та посадових осіб; ці документи поділяються на дві групи: розпорядчі документи, що видаються одноосібно керівником (накази, розпорядження, вказівки) - підписуючи їх, керівник несе всю повноту відповідальності - і розпорядчі документи, що видаються в умовах колегіального прийняття рішення (постанови і рішення);
3) інформаційно-довідкові (акти, листи, довідки, протоколи, доповідні та службові записки, заяви, телеграми, електронні та факсимільні повідомлення та інші) - документи несуть відомості, які спонукають приймати будь-які рішення, т. Е вони ініціюють управлінські дії , дозволяють вибрати той чи інший спосіб вирішення виниклого питання, відіграють допоміжну роль по відношенню до організаційних і розпорядчих документів, що міститься в них інформація може вплинути на прийняття управлінського рішення або може бути лише прийнятий а до відома;