Відпуск лікарських засобів відділенням і кабінетах лікувально-профілактичних установ
Відділення і кабінети лікувально-профілактичних установ отримують з аптек ліки та інші предмети аптечного асортименту за накладними (стор. 65). Виписані ліки може отримувати тільки медпрацівник (як правило, старша медсестра), на ім'я якого виписуються накладна і довіреність.
Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей видається на бланках типової форми тільки особам, які працюють в даному лікувально-профілактичному закладі. Підписується доручення головним лікарем (або його заступником) і головним бухгалтером лікувально-профілактичного закладу або особами, уповноваженими на те. Якщо бухгалтерський облік товарно-матеріальних цінностей здійснюється централізованою бухгалтерією, довіреність на їх отримання підписується головним лікарем (або його заступником) лікувально-профілактичного закладу, що обслуговується цією бухгалтерією, і головним бухгалтером централізованої бухгалтерії. У разі, коли довірена особа повинна отримати товарно-матеріальних цінностей за кількома накладними (вимогами), йому може видаватися одна довіреність із зазначенням номера та дат видачі усіх вимог і кілька доручень, якщо товарно-матеріальних цінностей слід отримувати в різних аптеках.
Чи не дозволяється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, а також без зразків підписів осіб, на ім'я яких вони виписані. Термін дії довіреності встановлюється з урахуванням можливості одержання та вивозу відповідних цінностей за рахунком, на підставі якого видана довіреність, але, як правило, він не повинен перевищувати 15 днів.
Відпустка лікувально-профілактичним установам отруйних лікарських засобів проводиться через лікарів або середній медичний персонал за окремою (разової) довіреності. Якщо лікувально-профілактичний заклад прикріплено до аптеки на постійне постачання, то ліки, що містять отруйні засоби, можуть відпускатися за дорученням, виданим на певний термін, але не більше трьох місяців.
Залежно від того, чи має лікувально-профілактичний заклад в своєму складі аптеку чи ні, ведеться і облік руху медикаментів, перев'язувальних засобів, допоміжних матеріалів і тари.
Вищевказані кошти відпускаються з аптеки на фактичну кількість хворих у відділенні.
Відпуск лікарських засобів відділенням і кабінетах з аптеки лікувально-профілактичного закладу також проводиться за накладними (вимогами). Порядок виписки їх наведено раніше (стор. 65).
В отриманні цінностей з аптеки одержувач розписується в накладній, що залишається в аптеці.
У тих випадках, коли в накладній (вимозі) не вказані повні дані на виписані лікарські засоби, завідувач аптекою зобов'язаний при виконанні замовлення дописати в обох примірниках необхідні дані або внести відповідні виправлення.
Медикаменти, що містять отруйні, наркотичні та сильнодіючі лікарські засоби, етиловий спирт, а також гостродефіцитні і дорогі медикаменти, за якими в аптеці ведеться предметно-кількісний облік, відпускаються відділенням (кабінетах) установи в розмірах, що не перевищують п'ятиденну потребу в них.
Готові лікарські форми та інші медичні вироби, призначені для відпустки в відділення і кабінети, зосереджуються в кімнаті систематизації та видачі готової продукції лікувально-профілактичного закладу. Ця кімната обладнується спеціальними вертушками, шафами і столами з осередками, пронумерованими по лікувальним відділенням і кабінетах.
Ліки, що містять отруйні речовини, з моменту виготовлення і до видачі повинні перебувати в замкненому шафі. Відпускає їх провізор-технолог аптеки лікувально-профілактичного закладу.
Разом з медичним працівником він перевіряє відпускається ліки і дає роз'яснення по прописами, умов зберігання, термінів придатності і т. П.
У відділеннях (кабінетах) установи облік зазначених лікарських засобів ведеться в спеціальній книзі за формою, наведеною нижче (стор. 114).
Сторінки в книзі повинні бути пронумеровані, прошнуровані, книга завіряється підписом керівника установи. Завідувач аптекою періодично перевіряє наявність і правильність обліку лікарських засобів у відділеннях (кабінетах) установи.
Ліки, призначені для лікування хворих в стаціонарах, відпускаються аптеками лікувально-профілактичних установ черговому фельдшеру або медичній сестрі тільки в оригінальній упаковці.
Форма книги предметно-кількісного обліку медикаментів у відділеннях і кабінетах лікувально-профілактичного закладу
Прийом та видача ліків та інших медичних виробів здійснюються за накладними із зазначенням дати і підписами представників аптеки і відділень.
У великих лікувально-профілактичних установах доцільно організувати підвезення приготованих в аптеці ліків, а також медичного майна безпосередньо в відділення і кабінети. Черговість доставки майна і прийому його в відділеннях і кабінетах встановлюється головним лікарем лікувально-профілактичного закладу з урахуванням конкретних місцевих умов.
Відпуск ліків стаціонарним хворим проводиться за призначенням лікаря середніми медичними працівниками, які при необхідності отримують їх від старшої сестри. Відповідальними за правильний відпуск ліків стаціонарним хворим, а також за дотримання правил зберігання отруйних, наркотичних і сильнодіючих лікарських засобів у відділеннях і кабінетах лікувально-профілактичних установ є завідувач відділенням (кабінетом) та старша медична сестра.
Стаціонарним хворим ліки видаються відповідно до плану лікування, докладно викладених в історіях хвороби.
В аптеці лікувально-профілактичного закладу, крім лікарських засобів, перерахованих в таблиці 13, ведеться також предметно-кількісний облік:
радіоактивних ізотопів, нових препаратів для клінічних випробувань і досліджень відповідно до чинних вказівок Міністерства охорони здоров'я СРСР;
гостродефіцитних і дорогих медикаментів за списком, затвердженим вищестоящою організацією по підпорядкованості;
тари як порожньої, так і зайнятої лікарськими засобами.
Для цього призначена спеціальна книга:
Книга предметно-кількісного обліку медикаментів
Сторінки цієї книги повинні бути прошнуровані, пронумеровані і скріплені підписом керівника установи. На кожне найменування, фасування, лікарську форму, дозування медикаментів і препаратів, які обліковуються за кількістю, і тару відкривається окрема сторінка.
Підставою для записів у книгу служать: по приходу - рахунки-фактури постачальника; по витраті - накладні (вимоги), акти та інші витратні документи.
Щодня накладні на цінності, відпущені з аптеки, реєструються в "Книзі обліку протаксірованних накладних". Після закінчення місяця у цій книзі підраховується підсумкова сума по кожній групі відпущених цінностей: медикаментів, перев'язувальних засобів, тари і загальна сума за місяць, яка проставляється цифрами і прописом.
У великих лікувально-профілактичних установах при необхідності кожному відділенню в "Книзі обліку протаксірованних накладних" відводиться окрема сторінка.
Накладні на відпущені отруйні, наркотичні та сильнодіючі лікарські засоби, етиловий спирт, а також гостродефіцитні і дорогі медикаменти щодня реєструються, крім того, і в "Ведомости вибірки витрачених медикаментів, що підлягають предметно-кількісному обліку" за наведеною нижче формою:
Відомість вибірки витрачених медикаментів, що підлягають предметно-кількісному обліку
У цій відомості записи ведуться за кожним найменуванням окремо. Відомість підписується завідувачем або заступником завідувача аптекою. Загальна кількість відпущених за день цінностей, згідно з вибіркою за день, переноситься в "Книгу предметно-кількісного обліку" (стор. 115).
Підсумкові дані протаксірованних накладних (вимог), виконаних аптекою за місяць, записуються в місячний "Звіт аптеки про прихід і витрату лікарських засобів в грошовому (сумарному) вираженні" за спеціальною формою.
Звіт складається в кінці кожного місяця. Виводиться залишок вартості лікарських засобів по кожній групі на початок звітного місяця, який переноситься із затвердженого звіту за попередній місяць. В прихід записується вартість лікарських засобів, що надійшли за місяць в аптеку від постачальників, згідно рахунків-фактур, зареєстрованим в "Книзі реєстрації рахунків-фактур".
У витрата звіту вноситься вартість лікарських засобів, відпущених аптекою відділенням (кабінетах) за накладними, зареєстрованим в "Книзі обліку протаксірованних накладних".
Звіт аптеки про прихід і витрату медикаментів, перев'язувальних засобів і виробів медичного призначення в грошовому (сумарному) вираженні
На підставі актів та інших документів, які є підставою для списання у витрату, записується також вартість зіпсованих засобів, повернутої тари і сумарні різниці ог лабораторно-фасувальних робіт.
У тих випадках, коли аптека отримує і відпускає медикаменти, реактиви та інші цінності, призначені для клінічних випробувань, досліджень та наукових (спеціальних) цілей, вартість їх відображається у звіті як по приходу, так і по витраті окремо в додатково вводяться для цього графах.
В кінці звіту вказується залишок вартості лікарських засобів. До звіту додаються виправдувальні документи, за винятком протаксірованних накладних, які залишаються в аптеці. В аптеці зберігаються перші екземпляри накладних разом з "Книгою обліку протакснрованних накладних", які знаходяться у завідувача аптекою і зберігаються протягом одного календарного року (без урахування поточного) в сброшюрованном вигляді по місяцях.
Накладні на відпуск отруйних, наркотичних і сильнодіючих лікарських засобів, етилового спирту, а також гостродефіцитних і дорогих медикаментів зберігаються у завідувача аптекою протягом трьох років.
Після закінчення зазначених термінів зберігання накладні (вимоги) можуть бути знищені в тих випадках, коли контролююча або вищестояща організація провела документальну ревізію установи, при якій була перевірена правильність оформлення накладних, їх таксування і записів в книгах обліку протакснрованних вимог і предметно-кількісного обліку.
Про знищення накладних складається акт, який затверджується в установленому порядку.
Звіт аптеки складають у двох примірниках. Перший примірник звіту, підписаний завідувачем, представляється в бухгалтерію установи не пізніше 5 числа наступного за звітним місяця, другий залишається у завідувача.
Після сооответствіі перевірки бухгалтерією і затвердження керівником установи, звіт аптеки служить підставою для списання бухгалтерією витрачених лікарських засобів.
Старший бухгалтер (бухгалтер) установи, на якого посадовою інструкцією покладено обов'язки ведення бухгалтерського обліку медикаментів, здійснює систематичний контроль за правильністю ведення "Книги предметно-кількісного обліку", "Відомості вибірки" і "Книги протаксірованних накладних", таксування і підрахунком підсумків у накладних.
Правильність книжкових залишків лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, підтверджується підписом перевіряючого.
Лікувально-профілактичні заклади, які не мають своїх аптек, набувають лікарські засоби з госпрозрахункових аптек тільки для поточних потреб.
Оформлені і протаксірованние накладні в госпрозрахунковій аптеці реєструються рахунковим працівником або завідувачем (якщо немає рахункового працівника) в "Книзі обліку дрібнооптового відпуску та розрахунку з покупцями", за такою формою:
Книга обліку дрібнооптового відпуску і розрахунків з покупцями
Отримання лікарських засобів з аптеки представник установи підтверджує розпискою на обох примірниках накладної, а працівник аптеки розписується у видачі товарів і правильності таксування накладних.
Отримані з госпрозрахункової аптеки лікарські засоби зберігаються у відділеннях (кабінетах) тільки в кількостях, необхідних для поточної потреби, обсяг якої встановлюється вищестоящою організацією.
Отруйні, наркотичні та сильнодіючі лікарські засоби, етиловий спирт, а також гостродефіцитні і дорогі медикаменти відпускаються з госпрозрахункової аптеки за окремою накладною, підписаною керівником установи, і зберігаються у головній (старшій) медичної сестри установи, відповідальної за зберігання цих лікарських засобів. Головна (старша) медична сестра веде облік їх в книзі за формою, наведеною на стор. 114.
Відпустка даних лікарських засобів відділенням (кабінетах) проводиться тільки для поточної потреби за накладними, підписаними завідувачем відділенням, і з дозвільної підписом керівника установи. У накладних вказуються номера історій хвороб, прізвища, імена та по батькові хворих.
Після закінчення кожного місяця головна (старша) медична сестра подає до бухгалтерії звіт за такою формою:
Звіт про рух медикаментів, що підлягають предметноколічественному обліку
Звіт затверджується керівником установи.
У зв'язку з тим, що розрахунки між лікувально-профілактичними установами та госпрозрахунковою аптекою носять систематичний характер, оплата вартості отриманих лікарських засобів повинна проводитися на основі планових платежів. Сума щоквартально перераховуються коштів та інших цінностей не повинна перевищувати кошторисних асигнувань установи, передбачених на ці цілі.
Для цього установа або вищестояща організація перераховують через Держбанк на розрахунковий рахунок госпрозрахункової аптеки або аптечного управління авансом суми, необхідні для оплати медикаментів та інших виробів медичного призначення на найближчі два тижні.
На підставі виписаних за два тижні накладних, за якими були відпущені товари, госпрозрахункова аптека пред'являє лікувальній установі рахунок з додатком до нього накладних, де вказує дату і номер кожної накладної, вартість медикаментів та інших цінностей і загальну суму.
Рахунки госпрозрахункової аптеки перевіряються бухгалтерією лікувального закладу по прикладеним накладними.
Щомісяця проводиться уточнення розрахунків.
Не рідше разу на квартал складається акт вивірки взаємних розрахунків. Недооплаченную суму лікувально-профілактичний заклад має перерахувати на розрахунковий рахунок аптеки до настання чергового кварталу, в цей же термін переплачені суми повинні бути повернуті аптекою на вимогу закладу на його поточний рахунок на відновлення касових видатків по ст, 10 або зараховані в рахунок подальшого відпуску товарів.