Організація має право за своєю ініціативою забезпечувати співробітників харчуванням. Але така турбота про співробітників може вийти компанії боком. Податківці в деяких випадках можуть причепитися до витрат, донарахувати ПДВ та ПДФО.
Як організувати безкоштовне харчування працівників
Забезпечувати працівників безкоштовним харчуванням можна кількома способами: виплачувати грошову компенсацію, укладати договір з точкою громадського харчування, організувати власну їдальню або ж надавати харчування за принципом шведського столу.
Грошові компенсації. Щоб покрити витрати працівників на обіди, можна платити фіксовану суму або відшкодовувати реальні витрати співробітників (тобто кожен раз просити чек з кафе). Виплачувати компенсацію можна готівкою з каси або перераховуючи гроші на рахунок працівника.
Договір з точкою громадського харчування. Організувати харчування можна двома способами. Перший: ваша компанія оплачує сторонньої організації готові обіди. При цьому їжу можуть привозити безпосередньо в офіс або в приміщення кафе (в заздалегідь узгоджений час). Другий варіант: ваша компанія, як роботодавець, уклала договір з закладом громадського харчування, і працівники ходять туди харчуватися. Як правило, по талонах або купонами.
Власна їдальня. Якщо їдальня обслуговує тільки працівників, то вона є структурним підрозділом компанії. Потрібно облаштувати окреме приміщення, купити обладнання, найняти персонал тощо. Облік з'їденого зазвичай ведуть так: співробітники приносять талони або купони. Або ж працівники просто показують свій пропуск, отримуючи безкоштовне харчування. Їдальня може обслуговувати не тільки працівників компанії, але і надавати платні послуги всім бажаючим. Тоді це вже об'єкт обслуговуючого виробництва, доходи і витрати за яким при розрахунку податку на прибуток враховують окремо.
Шведський стіл. Зазвичай це спосіб харчування у власній їдальні. Але тільки облік, скільки конкретно з'їв кожен працівник, не ведеться. Тобто співробітники вибирають їжу на свій смак і в будь-якій кількості.
Як порахувати податки, надаючи працівникам безкоштовне харчування
Розглянемо, які податкові наслідки настають у компанії і співробітників при різних способах організації харчування.
Покладена грошова компенсація або укладений договір з точкою громадського харчування
Щоб списати витрати, потрібно вказати у внутрішніх документах, що організація надає безкоштовне харчування своїм працівникам. Найпростіше це зробити, прописавши відповідні положення в трудових договорах. Або заповнити спеціальний розділ колективного договору.
Якщо ви компенсуєте витрати на харчування, ніхто не забороняє оформити окремий документ. Наприклад, положення про пільги та компенсації. Але тоді обов'язково дайте в трудових договорах посилання на такий локальний акт. До речі, зробити позначки у внутрішніх документах потрібно при будь-якому способі забезпечення безкоштовною їжею.
Якщо у вас домовленість зі сторонньою точкою громадського харчування, то для обгрунтування витрат крім кадрових документів знадобляться сам договір і акти про надання послуг.
З ПДФО в обох випадках все просто. У працівника, який здобув компенсацію за харчування або ж використав талони на харчування в кафе, виникає дохід. Причому суму цього доходу досить легко визначити. Значить, з нього потрібно утримати і перерахувати до бюджету ПДФО за загальними правилами.
Схожа ситуація зі страховими внесками. Сума доходу кожного співробітника відома. Значить, є можливість порахувати внески.
Не можна не згадати і про ПДВ. Якщо ви компенсуєте витрати на обіди, податок не нараховувати. Справа в тому, що при виплаті грошової компенсації реалізації не відбувається.
Підприємство вирішило організувати власну їдальню
Це не дуже зручний і досить витратний варіант. Адже доведеться витратити чимало грошей, щоб облаштувати їдальню і закупити все необхідне обладнання. Плюс треба найняти працівників для їдальні.
З точки зору податку на прибуток важливо визначити, кого обслуговує їдальня. Якщо це точка громадського харчування, яка надає платні послуги всім бажаючим (тобто отримує виручку від своєї діяльності), то мова йде про об'єкт обслуговуючого виробництва і господарства. У цьому випадку доходи і витрати, пов'язані з діяльністю даного об'єкта, враховуйте окремо за правилами статті 275.1 Податкового кодексу РФ.
Роботодавець надає харчування за принципом шведського столу
Уникнути суперечок можна, якщо у вас вийде порахувати, на яку суму пообідав кожен працівник. Хоча на практиці це зробити проблематично.
Що стосується ПДВ, то найпростіший варіант в цьому випадку - нарахувати податок і тим самим уникнути суперечок з інспекторами. Заодно і поставити вхідний ПДВ до відрахування.