комунікаційний процес
Комунікаційний процес - обмін інформацією між двома і більш людьми. Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.
Комунікаційний процес складається з 4 базових елементів:
1. Вантажовідправник - особа, що генерує ідею або збирає інформацію і передає її.
2. Повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів
3. Канал - засіб передачі інформації
4. Одержувач - особа, якій призначена інформація.
Комунікаційний процес складається з наступних 4 етапів:
1. Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї і відбору інформації. Керівник вирішує яку значиму інформацію зробити предметом обміну. Лейтмотив етапу: не починайте - не розпочавши думати.
2. Кодування і вибір каналу. Кодування здійснюється за допомогою слів, інтонації, жестів в результаті виходить повідомлення.
3. Передача - використання декількох каналів для передачі повідомлення одержувачу. Ця фізична передача інформації.
4. Декодування - це переклад символів відправника в думці одержувача. Обмін інформацією буде ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, пробуджуючи дії, яких чекав від нього відправник. Для цього існує механізм зворотного зв'язку, коли відправник і одержувач міняються місцями.
Зворотній зв'язок підвищує ефективність двостороннього обміну інформацією, підвищує впевненість у правильності розуміння повідомлень.
Шум - це те, що спотворює сенс. Джерела шуму - мова, відмінності в сприйнятті, відмінності в організаційному статусі керівника і підлеглого.
На міжособистісні зв'язки йде 50-90% часу менеджера.
Перешкоди на шляху міжособистісних комунікацій:
перепони, зумовлені сприйняттям;
погана зворотний зв'язок
Перешкоди в організаційних комунікаціях:
а) Спотворення повідомлень, яке можливо через:
- труднощів в міжособистісних контактах;
- спотворення з метою зміни сенсу в своїх інтересах;
- внаслідок фільтрації. Для прискорення руху інформації різні відомості доводиться підсумовувати, відсівати одні, акцентувати на інші повідомлення.
б) Інформаційні перевантаження. Керівник, зайнятий переробкою інформації, не в змозі реагувати на всю інформацію, він відсіває менш важливу інформацію, і це відбувається в роботі інших працівників.
в) Незадовільна структура організації. Чим більше рівнів управління, тим більша ймовірність інформаційних спотворень.
Удосконалення організаційних перешкод передбачає
• Регулювання інформаційних потоків. Керівник повинен визначити потребу в інформації як свою власну, так і інших керівників, підлеглих.
• Управлінські дії: зустрічі-семінари з підлеглими.
• Системи зворотного зв'язку: переміщення людей з однієї частини організації в іншу з метою обговорення питань; опитування працівників з метою з'ясування, з якими проблемами вони стикаються; чи отримують необхідну інформацію; Чи відкритий керівник для пропозицій; поінформовані вони про прийдешні зміни.
Кожна людина має потребу в зв'язку, тобто в розмові, в спілкуванні і т.д. За допомогою цього індивід доводить до іншого інформацію і чекає відповіді. В організації процес обміну інформацією називається в основному комунікацією. Саме процес комунікації робить основний вплив на результат роботи організації