Щоб грамотно структурувати факти, їх слід організовувати за принципом дерева (більше відомому як «принцип піраміди Мінто»).
З чого починати вибудовувати структуру письма? Залежить від того, зібрали ви вже всі факти, які збираєтеся викласти.
Якщо немає, то варто йти від загального до конкретного - спочатку зрозуміти, що є найголовнішим, і від цього переходити до деталей.
Якщо ж факти вже систематизовані, то навпаки - від часткового до загального. Беремо перший факт з набору і задаємо собі питання: «Про що говорить цей факт? Чи є в списку ще факти, які говорять про те ж? Як все їх можна узагальнити? »
«Боюся, вашу зарплату доведеться знизити» -
проблема.
«Я знаю спосіб як уникнути зниження зарплати» -
можливість.
Знайдений козир слід помістити прямо в заголовну фразу листа.
Якщо з визначенням потреб виникли проблеми, можна використовувати класичну маніпуляцію з використанням лестощів:
«Оскільки ви такий хороший, ви обов'язково мені допоможете».
Будуємо грамотні пропозиції
Пропозиції в листі повинні починатися з самого головного - конкретних і інформативних підмета і присудка, а не з деталей.
Потрібно намагатися уникати складових присудків. Наприклад, в складеному присудок «здійснюють перевезення» до дієслова «здійснюють» додається додаток «перевезення», який забирає весь сенс, залишаючи дієслово порожнім.
Для того, щоб задати потрібний тон листа і визначити, якими очима одержувач подивиться на увесь інший текст потрібно використовувати лід-абзац. Це коротке речення між привітанням і великої фразою.
«Шановний Іван Іванович, високо цінуючи Ваш внесок у розвиток такої-то області, наша компанія пропонує Вам. »
Кому найважче відмовити в проханні? Існує п'ять груп таких людей:
1. впливові люди,
2. близькі і знайомі,
3. ті, хто нам подобається,
4. ті, хто без нас пропаде і
5. ті, хто нас заінтригував.
Вибираємо потрібний стиль
Особистий стиль має на увазі вислів людського ставлення, розмова на рівних а також ідеально підходить для похвали.
Формальний - для тиску з позиції сили і закону, повідомлення сухих фактів (без нашого до них ставлення) і критики.
«Ви з'їдаєте за зміну до 15 плиток шоколаду» -
«Кількість плиток шоколаду, з'їдених за Вашу зміну, досягає 15 штук».
Бібліотека прикладів з книги
Саша пропонує 7 хитрощів для того, щоб пом'якшити гнів читача в листах-відмовах.
Після цього рекомендується послатися на обставини, бажано не залежать від нас. Потім потрібно допомогти одержувачу зберегти обличчя після відмови ( «нехай не дуже вам це і потрібно, повірте.»), Запропонувати альтернативу і показати, що ми все ж залишаємо двері відкритими. У книзі кожен прийом розбирається на прикладах з реальних листів.
Для листів-претензій теж існує свій набір прийомів, що дозволяють критикувати, не ображаючи.
«Ви не відвантажили конструкції в термін»
і
«Будівельні конструкції не були відвантажені в термін».
«Ви ледар» vs. «Ви великий талант, але вашому розвитку заважає лінь»,
показати, що ми розуміємо і співчуваємо, після чого обґрунтувати свої вимоги (показати, що вони - реальна необхідність, а не просто наша примха).
І в кінці непогано б зайнятися спільним пошуком виходу з ситуації, що склалася, запропонувати взаємовигідне рішення і висловити надію на краще.
Далі в книзі розглянуті секрети складання листів-зізнань і листів-виправдань. Різниця між цими ними в тому, що визнання ми пишемо до того, як прокол в нашій роботі виявлено, а виправдання - після того, як нам на нього вказали.
При визнання своєї провини важливо мислити позитивно. Замість того щоб
«Повідомляти про неможливість своєчасно виконати. »,
«Повідомити про складнощі з виконанням. ».
При визнання своєї провини важливо дати зрозуміти, що ми розуміємо весь масштаб лиха і не сидимо склавши руки, а робимо все можливе для вирішення проблеми.
Ми можемо запропонувати свою допомогу в расхлебиваніі ситуації, що склалася і показати, що стали на шлях виправлення (взяли конкретні заходи для того, щоб в майбутньому таке не повторилося).
Підвищуємо ефективність укладення
Суть листа бажано розмістити і в ув'язненні, так як саме висновок запам'ятовується найсильніше. На запам'ятовування впливають два параметри: стислість і яскравість.
Для підвищення яскравості укладення Саша рекомендує три основних прийому: використання метафор:
«Наші пропозиції скорочує терміни проекту» vs. «Наші пропозиції дозволяє« виграти час »»
використання емоційних слів:
перемога, поразка, підтримка, боротьба, біда, обман ...
і переосмислення кліше:
«Якщо підприємство буде протягувати руку допомоги всім нужденним, вона сама незабаром піде по світу з простягнутою рукою.»