Межі, обмеженість повноважень лежать в основі їх поділу на лінійні і апаратні (штабні) повноваження.
Лінійні повноваження - це повноваження, які передаються безпосередньо від начальника до підлеглого і далі до іншим підлеглим.
Лінійні повноваження надають керівнику узаконену владу для спрямування своїх прямих підлеглих на досягнення поставлених цілей.
Керівник. володіє лінійними повноваженнями, має право приймати рішення і діяти в певних питаннях без узгодження своїх дій з вищестоящими керівниками, в тих межах, які встановлені організацією.
Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління організацією. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом.
Оскільки повноваження розпоряджатися людьми передаються зазвичай за допомогою скалярного процесу, вийшла ієрархія називається скалярним ланцюгом або ланцюгом команд.
Однак, існування тільки лінійних повноважень в деяких ситуаціях не можуть забезпечити потреби організації.
Для здійснення функцій сучасної організації, необхідна наявність штату фахівців на високих рівнях управління, в завдання яких входить наукове, інформаційне, технічне та ін. Обслуговування керуючих.
Зазвичай такий штат фахівців називають адміністративним апаратом або штабом.
Функції, що виконуються адміністративним апаратом в сучасних організаціях можна класифікувати за трьома основними типами: консультаційний апарат, обслуговуючий апарат і особистий апарат.
Коли лінійне керівництво стикається з проблемою, яка потребує спеціальної кваліфікації, воно може запросити відповідних спеціалістів на тимчасовій або постійній основі і таким чином сформувати консультативний апарат.
В обов'язки цих фахівців входить консультування лінійного керівництва в областях права, новітньої або спеціальної технології, навчання та підвищення кваліфікації, роботи з кадрами і т.д.
Створюється для виконання певних послуг в області надання керівництву інформації, необхідної для прийняття рішень з проблем маркетингових досліджень, фінансування, матеріально-технічного постачання, кадрів і так далі. (Відділ маркетингу, планування, кадрів).
Це різновид обслуговуючого апарату, коли керівник наймає секретаря або помічника.
В обов'язки особистого апарату входить виконання того, що вимагає керівник. В організації, член цього апарату не має ніяких повноважень. Коли він діє, то це робиться за дорученням керівника.
Штабні повноваження, надані перерахованим типам апаратів мають досить широкий діапазон. Штабні повноваження можуть бути дуже обмеженими, фактично суто консультативними, або такими загальними, що майже зникає різниця між ними і лінійними повноваженнями.
Рекомендаційні повноваження штабного апарату.
Коли апаратні повноваження зводяться до рекомендаційних повноважень, передбачається, що лінійне керівництво буде звертатися за консультаціями до консультативного апарату, коли будуть потрібні його знання.
Однак вони можуть самі вирішити проблему, навіть не ставлячи апарат до відома.
Іноді фірма розширює повноваження апарату до обов'язкових погоджень з ним будь-яких рішень.
Коли узгодження обов'язкові, лінійне руководство__ має обговорити відповідні ситуації зі штабним апаратом, перш ніж прийняти будь-яке рішення. Однак лінійні керівники не зобов'язані насправді слідувати рекомендаціям апарату.
Вище керівництво може розширити обсяг повноважень апарату, даючи йому право відхиляти рішення вищого керівництва.
Метою паралельних повноважень є встановлення системи контролю для врівноваження влади та запобігання грубих помилок.
(У багатьох компаніях застосовуються паралельні повноваження для контролю фінансових витрат, для чого потрібно два підписи в разі всіх великих покупок).
Апарат володіє ними може як запропонувати, так і заборонити якісь дії в області своєї компетенції.
По суті, лінійні повноваження президента організації реалізуються через апарат, даючи йому право діяти самостійно в певних питаннях.
Таким чином, функціональні повноваження усувають різницю між лінійними і штабними повноваженнями для всіх практичних цілей.