В рамках структури управління відбувається управлінський процес, тобто рух інформації і прийняття управлінських рішень. Між учасниками цього процесу розподілені задачі і функції управління, а отже, і права та відповідальність за їх виконання. З цієї позиції структуру управління можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої відбувається процес управління, направлений на досягнення прийнятих цілей. В основу організаційної структури управління покладено два принципи: лінійний і функціональний, що передбачають лінійні і штабні повноваження управлінського апарату [15, с.313-320]. Важливою проблемою існування організацій є кількість підлеглих, якими може продуктивно управляти менеджер.
Норма управління - це кількість працівників, які перебувають у безпосередньому підпорядкуванні менеджера. Висока норма управління веде до зменшення кількості менеджерів. Ідеальною норми управління не існує. Але в будь-якому випадку можна знайти оптимальне рішення. На рис.11.1 [10 с.270] наведена залежність ефективності управління від норми управління, показує, що мала і надмірно велика кількість підлеглих однаково призводять до низької ефективності управління.
Рис.11.1. Залежність ефективності управління від норми управління.
Залежно від норми управління розрізняють два типи організації: з вертикальної і горизонтальної структури управління.
Вертикальна структура - це тип організації якої характерні відносно низька норма управління і відносно велика кількість рівнів ієрархії.
Горизонтальні структури - це тип організації, якій притаманні відносно висока норма управління і відносно невелика кількість рівнів ієрархії (рис. 11.3)
Мал. 11.3. Горизонтальна організаційна структура
Перевагами горизонтальної організаційної структури є: підручник базується на делегуванні повноважень; політика організації зрозуміла всім працівникам; ретельний відбір підлеглих. Недоліки цієї структури: перевантаження роботою керівників; загроза погіршення контролю з боку керівництва; необхідність мати в організації кваліфікованих менеджерів.
При виборі організаційної структури необхідно враховувати кількість зв'язків, які виникають в організації між працівниками і керівниками, обов'язки підлеглих, рівень їх відповідальності і повноважень.
Відповідальність - обов'язок працівників звітувати за результати своєї діяльності перед вищим керівництвом.
Лінійні повноваження передаються безпосередньо від начальника до підлеглого і далі до іншим підлеглим. Узаконену владу керівнику для направлення своїх безпосередніх підлеглих на досягнення поставлених цілей дають саме лінійні повноваження. Керівник, маючи лінійні повноваження, може приймати певні рішення без узгодження з іншими керівниками в тих межах, які встановлені організацією, законом, звичками.
Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління організації. Військові, урядові, ділові та релігійні організації засновані на ієрархічній системі взаємин начальників і підлеглих. Однак є випадки, коли лінійні повноваження не забезпечують потреби організації, що пов'язано зі змінами у навколишньому середовищі, ускладненням технології, необхідністю використання кваліфікованих кадрів різних спеціальностей (з планування, бухгалтерського обліку, обчислювальної техніки, технологів, інженерів, програмістів). Ці фахівці утворюють адміністративні, штабні апарати управління в організації.
Адміністративний апарат виконує безліч функцій в сучасній організації, які важко навіть перерахувати. Класифікують адміністративний апарат на три основних типи: консультативний, обслуговуючий і особистий.
Консультативний апарат формується в організації, коли лінійному керівництву необхідно вирішити проблему, яка вимагає спеціальної кваліфікації. Такий апарат найчастіше використовується в правових питаннях при впровадженні нової техніки або технології, в навчанні, в роботі з підбору кадрів.
Обслуговуючий апарат складається з підрозділів, які готують керівництву інформацію, необхідну для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. До обслуговуючого апарату відносяться відділи маркетингу, планування, фінансування, матеріально-технічного забезпечення, служби зв'язку з громадськістю.
Особистий апарат є різновидом обслуговуючого апарату, обов'язками якого є виконання доручень керівника. Члени апарату не мають повноважень, а діють за вказівками керівника. Особистий апарат не маючи формальних повноважень, має велику владу, яка може значно зростати, якщо керівник постійно прислухається до його порад.
Повноваження адміністративного апарату спочатку мали консультаційний характер для лінійного керівництва. Але з часом, лінійні керівники почали нехтувати ці рекомендації, призводило до конфліктних ситуацій. У зв'язку з цим в організаціях почали розширювати повноваження адміністративного апарату перед тим, як діяти, чи надавати керівництву свої пропозиції.
Обсяг повноважень апарату вище керівництво може розширити, даючи йому право відхиляти рішення лінійного керівництва. Такі повноваження називають "паралельними повноваженнями" і вони необхідні для встановлення системи контролю, врівноваження влади та запобігання грубих помилок. Такі повноваження широко використовуються в урядових організаціях.
Маючи функціональні повноваження, апарат може, як запропонувати так і заборонити дії в сфері своєї компетенції. Функціональні можливості широко використовуються при бухгалтерському обліку, здійсненні трудових відносин, тобто в тих сферах де необхідна однорідність. У великих організаціях адміністративний апарат має підрозділ з декількома рівнями управління. Тому менеджери апарату мають лінійні повноваження щодо своїх підлеглих, незалежно від того, який характер їх повноважень в організації.
Функції управління взаємопов'язані, а неефективне делегування повноважень значно впливає на якість виконання кожної функції. Тому необхідно чітко визначити, яка діяльність належить до лінійної, а яка - до штабної. До лінійної діяльності традиційно відносяться виробнича, фінансова та збутова функції організації, які безпосередньо пов'язані з фінансуванням, виробництвом і реалізацією продукції.
Апаратно-штабні види діяльності залежать від місії, цілей і стратегій організації. Структура організації, в свою чергу, залежить від стратегії і цілей організації.