Для багатьох документів, які компанії представляють в податкову інспекцію та фонди, немає спеціальних форм і бланків. На практиці у вільній формі складають значну частину запитів, повідомлень, заяв, довідок і т.п. паперів. Тому компанія має право сама вирішувати, як скласти такі документи і як сформулювати текст звернення, а чиновники зобов'язані прийняти і розглянути запит. За основу можна взяти наші зразки і підредагувати під свою компанію.
Що повинно бути в листі для інспекції та фонду
Самі чиновники назвали закритий перелік підстав для відмови розглядати звернення компанії, які пов'язані з похибками в представленому документі (п. 27 Адміністративного регламенту ФНС Росії, затв. Наказом Мінфіну Росії від 02.07.12 № 99н). Підставами для відмови є:
Цих рекомендацій безпечніше дотримуватися і при подачі документів до фондів.
Як оформити шапку запиту, листи, повідомлення в інспекцію
Вказувати відділ не варто - раптом він цим питанням не займається, тоді лист може залишитися без розгляду.
У шапці документа треба назвати повне (а не скорочене) найменування компанії. Принаймні саме так рекомендують самі чиновники.
Такі реквізити, як вихідний номер і дата листа, не потрібні - їх ставлять швидше для впорядкування власного документообігу. А ось реквізити того документа, на який компанія відповідає (наприклад, номер і дата вимоги про подання документів), краще написати. Вказати їх можна поруч з вихідними номером і датою або вже в самому тексті листа.
Хто повинен підписати документ
Підписати запит або інше звернення може керівник компанії.
Якщо підписує хтось інший, то доведеться докласти копію відповідного доручення і в самому документі зазначити, що довіреність з таким-то номером від такої-то дати прикладена. Обов'язково потрібно назвати прізвище, ім'я та по батькові того, хто підписав звернення до інспекції.
Підпис головного бухгалтера в бланк можна не вводити, але головбуха можна вказати в якості виконавця запиту. Виконавцем може бути й інший співробітник бухгалтерії. Головне, щоб це була людина, компетентний і уповноважений пояснювати інспектору або фахівцям фонду питання, що виникли при одержанні листа.
Запобіжні заходи
Якщо лист написано з метою отримати з інспекції або фонду відповідь або який-небудь документ, то в запиті стоїть спеціально домовитися про те, щоб запитуваний документ видали особисто представнику компанії. Якщо цього не зробити, то папери швидше за все відправлять поштою.
Окремо варто перерахувати в листі ті документи, які передаються разом з ним. Нарешті, будь-яке звернення, яке передається через канцелярію, варто оформляти в двох примірниках. Перший залишається в інспекції або фонді, другий з відміткою податкової або фонду (датою і вхідним номером) повернуть компанії. Згодом по цій даті і номеру можна буде уточнити долю свого листа. А також довести, якщо буде потрібно, що компанія дійсно представила той чи інший документ.
Зразок листа пояснення в податкову
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове