Одне з важливих листів в діловому листуванні - лист-повідомлення - може як прийти в організацію, так і бути відправлено зовні. Розберемося, як його скласти і як реагувати на листи від партнерів і державних органів.
Призначення листи-повідомлення
Для чого складаються листи-повідомлення, очевидно з назви цього документа. Такий лист складають, коли потрібно проінформувати другу сторону про важливе зміні, майбутню подію, яке цікаво одержувачу. Ділове лист-повідомлення складають у відповідності з усіма канонами листування між бізнес-партнерами. Лист-повідомлення повинно містити повну інформацію про те, що сталося або заплановане подію.
- назва компанії-відправника або ПІБ відправника;
- назва компанії-одержувача або ПІБ одержувача;
- коли лист зареєстрований в журналі вихідної документації та присвоєний йому номер;
- гриф «Повідомлення»;
- тема листа або заголовок;
- звернення;
- виклад суті повідомлення, вступна та змістовна частина;
- підпис відповідальної особи, його посаду.
Компанії складають листи-повідомлення на фірмових бланках компанії. На бланку розміщують логотип і реквізити компанії. Залежно від призначення листи воно може бути персональним, до співробітника або фізособі, а також узагальненим, наприклад, зверненим до компанії-партнеру.
Ділові листи з повідомної інформацією можна скласти в довільній формі з урахуванням ділового етикету. Починається текст зі слів «Повідомляю вас, що ...» і тому подібних.
Можна вказати мотиви для складання листа-повідомлення, вказати додаткові обставини питання. Немає обмежень і за обсягом такого листа.
До листа додається розписка про отримання. У ній ставлять дату і підпис одержувача, його ПІБ.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Реєстрація та зберігання листів-повідомлень: вхідні та вихідні документи
Якщо лист-повідомлення відправляє організація, то відправлення також фіксується в журналі реєстрації, але вихідної документації. Лист дублюється для архіву і зберігається в компанії до 5 років або за тим же правилом, що входить лист-повідомлення.
Важливо зберігати листи-повідомлення від державних органів та фізичних осіб, а також відповіді на них, якщо вони містять претензії і іншу важливу інформацію. Так буде простіше опротестувати бездіяльність компанії на випадок судового розгляду.
Як відповісти на лист-повідомлення
Якщо вам прийшов лист-повідомлення, яке вимагає відповіді, складіть лист-відповідь і надішліть всім зацікавленим особам. Після реєстрації і відправки зберігайте копію за тим же правилом, що і іншу ділову кореспонденцію, в архіві організації, протягом 5 років.
Приклади листів-повідомлень
Лист-повідомлення схоже за призначенням і змістом на лист-повідомлення та лист-повідомлення. Листи-повідомлення можуть бути складені в наступних випадках, наприклад:
- для самовисування кандидата на посаду;
- для взаємозаліку вимог;
- для повідомлення про неповною комплектності пакета документів;
- для повідомлення про відмову в наданні послуги;
- для повідомлення про відмову у порушенні провадження (адміністративного, кримінального і т.д.);
- для запиту необхідної інформації (може бути оформлено у вигляді листа-запиту);
- для повідомлення працівника про необхідність забрати трудову книжку і інших дій.
Анонси майбутніх номерів