Одним із наріжних каменів доброго врядування є узгодження цілей між керівниками і підлеглими. В такому випадку стає простіше об'єктивно оцінювати продуктивність і складати ефективні плани професійного розвитку співробітників. Ось чому вкрай необхідно знати, як правильно ставити завдання. У цій статті я розповім вам, як цього можна досягти.
Правильно поставлені завдання - дуже ефективний засіб управління. Розумні завдання служать одним з найголовніших мотивуючих факторів в менеджменті, а також є одним з ключових факторів успішного проведення атестації співробітників. Рекомендую до використання всім менеджерам, які прагнуть оволодіти цим ключовим навиком для розвитку персоналу.
Як правильно ставити мотивують завдання по системі SMART?
Часто невдачі співробітників відбуваються, якщо поставлені перед ними завдання не вірно сформульовані. Приклад неправильної завдання:
У наступному році ви повинні більше спілкуватися з іншими членами команди.
Що ви думаєте про таку завданню? Виберіть правильну відповідь:
- Завдання добре сформульована.
- Формулювання дуже невизначена - завдання надто розпливчасте. Ми не знаємо, як саме треба більше спілкуватися і що для цього робити. Це завдання неконкретна.
- Завдання не повинні стосуватися поведінки.
- Кожен повинен прагнути більше спілкуватися.
Як ви вже здогадалися - правильна відповідь в цьому списку стоїть під №2.
Я пропоную легкий спосіб опанувати технікою SMART і для цього введу 5 правил. Неважко здогадатися, що 5 правил відповідають кількості букв в абревіатурі SMART.
Добре сформульована задача повинна бути конкретною, інакше кажучи:
Приклад: У наступному році ви повинні зробити так, щоб інформація (що?), Якою ви володієте, краще поширювалася серед ваших колег. (Де? Хто?)
Чи можна сказати, що конкретна задача це хороша задача? Як ви думаєте, чи правильно поставлена тепер ця задача:
У наступному році ви повинні зробити так, щоб інформація, якою ви володієте, краще поширювалася серед ваших колег.
Правильна відповідь - немає. Це завдання не піддається виміру. Крім того у неї немає термінів виконання. Тому далі вводимо відразу два правила.
M - Measurable - вимірювана - Кількісна оцінка. Відповідає на запитання: Скільки?
T - Time-Framed - обмежена за часом. Терміни виконання завдання. Відповідає на запитання: Коли?
Щопонеділка (коли?) Проводити робочі наради, тривалістю в 40 хвилин, за участю всіх 20 співробітників (скільки?), Що працюють над проектом X.
Здавалося б тепер все зрозуміло - пора озвучувати завдання? Не поспішайте. Не все так просто. Як ви збираєтеся це завдання контролювати? Це всього лише намір, а його не можна контролювати. Успішність виконання цієї дії не можна оцінити об'єктивно. Це найчастіше і призводить надалі до суперечок і конфліктів.
Як перетворити намір в задачу?
Потрібно навчитися переформулювати намір в задачу. Знайдіть спосіб виміряти успіх здійснення цього наміру в робочій обстановці. У результаті повинна вийде завдання.
Краще керуйте проектом X.
Крок 1. Намір виражено в конкретних умовах.
Організувати на регулярній основі наради з усіма учасниками проекту X.
Крок 2. Намір виражено в конкретних умовах плюс є критерії, за якими можна оцінити виконання завдання в робочих ситуаціях плюс вказані точні терміни виконання.
Щопонеділка проводити робочі наради, тривалістю в 40 хвилин, за участю всіх 20 співробітників, що працюють над проектом X і надавати звіт за підсумками проведення наради до 18.00. щопонеділка мені на пошту.
А - Accessible - здійсненне (досяжна)
Це означає, що хтось вже справлявся з цим завданням в компанії або на ринку (вже досягнутий) і є наявність необхідних ресурсів для виконання (навичок і умінь для виконання співробітником завдання).
R - Realistic - реалістична. Це означає, що завдання:
- відповідає ринковій обстановці і стратегії компанії
- адаптована до безпосередньої робочій обстановці співробітника
- не повинна суперечити іншим завданням, які стоять перед ним.
Досяжність і реалістичність - фактори, які ви повинні враховувати, щоб поставлена задача мотивувала співробітника.
S M T - Метод перетворення наміри в задачу
A R - Мотивація (мотивуючі завдання). Досяжність і реалістичність - фактори, які ви повинні враховувати, щоб поставлена задача мотивувала співробітника.
Їх треба індивідуалізувати.
N! B! Індивідуалізація: то, що підходить одному, абсолютно непридатне до іншого і все, що годиться в одних умовах стане неможливим в інших.
Пора відпрацювати отримані знання на практиці. Пропоную вам виконати три кейса.
Олексій - продавці (працює 1 рік) в компанії з продажу побутової техніки. Стратегія компанії полягає в продовженні захоплення ринку в Росії. (Італійська компанія - 5 років на ринку Росії, але все ще дотримується стратегії захоплення ринку). Відповідає за базу в 20 клієнтів; відвідування: 3 рази на день.
Володимир - директор з продажу: відповідає за постановку завдань.
Основний критерій контролю: Кількість відвідувань в день
- Пошук нових клієнтів або візит до робочих клієнтам для закріплення відносин.
- Для відвідувань з метою досліджень: очікуваний відсоток результативних візитів.
Допоможемо Володимиру визначити завдання Олексію на рік.
Як вам варіант такої постановки завдання:
- 10 відвідувань щодня і підвищення обсягів замовлень від існуючих клієнтів на 15%.
- По-перше, не реалістично очікувати від Олексія 10 відвідувань замість 3. Такі завдання називаються нездійсненними.
- По-друге, завдання не узгоджується зі стратегією захоплення ринку, яку веде компанія.
Нелогічно просити Олексія умовляти клієнтів підвищувати замовлення, коли насправді він повинен концентруватися на пошуку нових клієнтів. Дана завдання не реалістична.
1. Ігор - 5 років в компанії, 3 відвідування в день, 100 клієнтів, відповідає за Центральну Росію.
2. Олексій - 1 рік, 3 відвідування, 20 клієнтів, відповідає за північний захід Росії.
3. Володимир повинен адаптувати базову задачу під здатності кожного з них.
З урахуванням продуктивності Олексія та Ігоря, їх досвіду і поточної стратегії компанії, які завдання ви оберете для Олексія та Ігоря?
- 5 відвідувань для обох представників
- 5 відвідувань для Олексія і 5 відвідувань для Ігоря
- 6 відвідувань для Олексія і 4 для Ігоря
Правильна відповідь під номером 2.
Завдання Ігоря: 100 клієнтів. Хоча компанія і ставить стратегію захоплення ринку, для нього завдання не завоювання нових клієнтів, а закріплення відносин з робітниками клієнтами. Тому на даному етапі марно ставити перед ним амбітні завдання. Для нього задача індивідуальна.
Завдання Олексія: тактика захоплення - перед ним краще поставити амбітну задачу, яка буде стимулювати його. Таким чином завдання Олексія менш індивідуальна, вона просто відповідає тактиці захоплення ринку.
Цей приклад показує, що завдання також повинні бути адаптовані до індивідуальних умов, незалежно від положення і ситуації в компанії.
10 золотих правил постановки задачі
- Завдання має ставитися в простій і короткій формі (1-2 пропозиції на певну тему).
- Завдання корисна, якщо вона описує мету, до якої треба прагнути.
- Завдання має піддаватися кількісному вимірюванню і мати терміни виконання.
- По можливості завдання має бути амбітна. Завдання має містити складність і ризик, але завжди залишатися реалістичною, тобто здійсненним.
- Щоб завдання мотивувала - співробітники повинні прийняти її. Керівнику потрібно проконтролювати, що співробітники дотримуються даного завдання. Для цього повинні використовуватися найбільш підходящі для кожної ситуації управлінські підходи.
- Завдання завжди має на увазі, що існують засоби для її виконання.
- Завдання з кількісним результатом повинна по можливості супроводжуватися завданням з якісним результатом.
- Індивідуальне завдання повинна бути узгоджена з завданнями команди.
- Не можна призначати занадто багато завдань: треба розставляти пріоритети.
- Існують певні кроки виконання завдання. Така послідовність дає можливість внести зміни при необхідності.
Приклад постановки задачі по SMART:
Валерій: відповідальний керівник
Костянтин: фінансовий менеджер
Визначення завдання: реструктуризувати дорожні витрати, що відшкодовуються торговим представникам.
Робоча ситуація: В даний момент більше 20% дорожніх витрат торгових представників не можуть бути віднесені до жодного відділу бухгалтерського обліку.
Ось яке завдання Валерій поставив Костянтину:
Мені потрібно, щоб в цьому році ви віднесли до якомусь відділу бухгалтерії всі дорожні витрати торгових представників під час викликів з обслуговування клієнтів. Використовуйте нове програмне забезпечення ... У найближчі 2 місяці вам потрібно скоротити витрати, які не піддаються обліку до 5%.
Що ви думаєте про завдання, поставлене Валерієм? Чи є вона:
- Конкретна?
- Вимірюється?
- Здійсненне?
- Реалістична?
- Обмежена в часі?
- Амбітна?
- Індивідуальна?
Правильна відповідь: Завдання не дуже індивідуальна, вона продиктована потребами компанії і не залежить від обставин Костянтина. Проте дана задача поставлена вірно.
Оволодіння навичкою постановки задач по SMART є одним з найважливіших управлінських навичок. SMART-завдання визначають подальші дії співробітників і ясно дають їм зрозуміти: чого і коли чекати в результаті виконання ними поставлених завдань.