Одним з найбільш корисних корпоративних застосувань Microsoft SharePoint є його використання в якості платформи для спільної роботи над документами і просто для полегшення роботи над проектом електронного документа. Разом з тим, на ринку існує цілий клас систем, на перший погляд призначених для тієї ж мети - системи електронного документообігу. У цій статті ми постараємося розкрити відмінності між двома класами систем, і показати, що їх необхідно використовувати спільно - кожен тип системи для свого завдання.
Почнемо з того, що системи електронного документообігу (в подальшому - СЕД) призначені не для «народження» нового електронного документа, а для фіксації проходження документа по етапах робочого процесу руху вхідних-вихідних Згідно ГОСТ Р 51141-98 документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. У цьому виді СЕД більше нагадує якусь обліковий систему, на зразок бухгалтерської, в якій фіксується рух документа, доручень на його виконання, міститься текст, і пов'язані з ним документи. Але для полегшення створення нового електронного документа потрібно щось більше, ніж просто фіксація кроків по його виконанню. Для користувача, що створює документ, важлива «обв'язування» навколо нього - шаблони створюваних документів, приклади раніше створених, додаткова інформація від контрагентів: постачальників, підрядників для комерційної фірми і організацій, громадян для держ. установи. І таку обв'язку може надати SharePoint на сайтах робочих груп і підрозділів, а так само використовуючи власне сховище документів. Крім того, велике значення має легкість роботи з системою, менша формалізація кроків, свобода в розміщенні з'являється інформації. Та все це суперечить самій суті СЕД, і, навпаки, є одним з основних переваг SharePoint, або будь-якого іншого програмного забезпечення (ПО), призначеного для організації спільної роботи над документами.
Тепер, коли ми бачимо, що два класи систем виконують різні функції, постараємося показати, як їх використовувати спільно. А таке використання необхідно, оскільки, з одного боку, функції СЕД очевидно важливі для обліку документів, а з іншого боку, для ефективного «народження» нових документів, для підвищення продуктивності при їх створенні, найбільш доцільно застосовувати ПО для спільної роботи. Розглянемо грубий, укрупнений робочий процес виконання вхідного документа на малюнку 1.
Малюнок 1. Типовий робочий процес виконання вхідного документа
Як видно з діаграми, при надходженні документа зводиться картка в СЕД, а сам вхідний документ сканується-розпізнається, або вже приходить в електронному вигляді. Одночасно при цьому заповнюються реквізити картки документа (див. Рис. 2).
Малюнок 2. Реєстрація документа. заповнення картки
Далі електронний документ прикріплюється до картки, і на його виконання створюється ланцюжок доручень, а також, опціонально, призначається контролер виконання. Ці функції теж виконує СЕД. Потім доручення починають виконуватися - на їх основі генеруються нові документи, одночасно ведеться контроль їх виконання. Ось тут-то і настає черга ПО колективної роботи над документами - SharePoint і подібного йому. В процесі виконання всередині SharePoint можуть відбуватися неформальні ітерації, використовуватися існуючі і з'являтися нові документи. На формальний процес це не впливає, формальний процес контролюється всередині СЕД, там «живуть» сутності доручень. Після того, як під час спільної роботи «народився» новий документ, він поміщається в СЕД як вихідний - результат виконання вхідного, із застосуванням всіх процедур реєстрації, характерних для СЕД. Сповнений вхідний документ «списується в справу». Зрозуміло, що всі ці кроки укрупнені, але вони чітко показують, як дві системи працюють і необхідні одночасно.
Важливо відзначити, що для уникнення подвійного введення інформації в СЕД і SharePoint на етапі перенесення документа з однієї системи в іншу необхідна їх тісна інтеграція, наприклад, перенесення документів «рухом мишки». Зрозуміло, що така інтеграція робиться простіше, якщо СЕД реалізована на базі самого SharePoint, але це зовсім не обов'язково. Поширені СЕД (Справа, Directum, DocsVision і ін.) Пропонують API доступу до своїх функцій, тому, якщо в компанії або організації вже давно функціонує СЕД, можливо провести інтеграцію з нею. Ми, наприклад, інтегрували SharePoint з системою «Дело» компанії ЕОС.
Таким чином, можна зробити наступний висновок: обидва види систем, як СЕД, так і системи спільної роботи над документами типу SharePoint можуть і повинні існувати в компанії або організації одночасно. При цьому СЕД використовується для формалізованого обліку проходження вхідних-вихідних, а SharePoint - для менш формалізованої спільної роботи над документом, сприяння створенню нового документа. А для зручності роботи користувача, для підвищення продуктивності, обидві системи повинні бути інтегровані.