Етикет - встановлений порядок поведінки.
У письмовому діловому спілкуванні етикет проявляється у формі і змісті документів і, перш за все, в формулах звернення, вираження прохань, відмов, претензій, способи аргументації, та ін. Як підкреслюють фахівці, етикет - найважливіший інструмент в досягненні комунікативної мети і одночасно прояв культури пише . У діловому листуванні використання етикетних засобів носить регламентований характер.
При зверненні до посадових осіб вищих і центральних органів державної влади і управління, президентам (головам) товариств, компаній, фірм, звернутися із зазначенням посади та без прізвища, наприклад: Шановний пане Президенте! Шановний пане голово! Шановний пане мер.
У листах-запрошеннях, повідомленнях допускається звернення на ім'я та по батькові: Шановний Володимире Андрійовичу!
Згідно з традиціями вітчизняного ділового етикету при формулюванні прохань, запитів, пропозицій, думок і т.п. прийнята форма вираження від першої особи множини:
Формула звернення від першої особи однини прошу, пропоную, запрошую використовується в листах конфіденційного змісту, а також в документах, оформлених на бланках посадових осіб.
Як підкреслюють фахівці в області ділового етикету, тональність ділових листів повинні визначати коректність і оптимізм. Крім того, переконливість ділового послання, його впливає сила, залежать від обраної форми, стилю письма. Переконує не тільки інформація, але і тональність, в якій ведеться листування, в багатьох випадках саме вона визначає характер ділового діалогу між фірмами, організаціями.
На наш погляд, ціни на Вашу продукцію високі, що робить невигідною її реалізацію в нашому регіоні.
Ми висловлюємо надію на розумну цінову політику з Вашого боку, що, в кінцевому рахунку, пріведетк тривалої та плідної співпраці.
Якщо розглядати частку продукції Вашого підприємства в обсязі нашої реалізації, то вона становить, на жаль, близько 7%.
У світовій практиці ділового листа ознакою хорошого тону є вираз подяки за точність, за своєчасний відповідь: Дякуємо Вам за своєчасну відповідь. ; Дозвольте висловити вдячність за участь в.
З удовольствіемпріглашаю Вас взяти участь в. ; Маю честь запросити Вас. ; Ми були б раді бачити Вас на.
Слід виключити, однак, так звану помилкову ввічливість. Химерні вираження, типу «Будьте такі люб'язні» або «Будьте ласкаві повідомити» і подібні, недоречні в ділових листах.
За допомогою етикетних засобів, а також засобів образності можна зняти надмірну офіційність, сухість послання, урізноманітнити інтонаційний малюнок тексту, надати мові при необхідності експресивні відтінки. Приклад використання етикетних фраз, стійких зворотів розмовної мови в комерційному інформаційному листі:
Приносимо свої вибачення за знову причиняемое занепокоєння. На жаль, в банку чергове закручування гайок, і ми не можемо отримати паспорт угоди без вищевказаних документів та, отже, здійснити оплату.
З повагою Підпис