12.1. Реєстрація виконавчих документів, їх облік, оформлення справи на виконавчий документ і передача його судового пристава-виконавця
12.1.1. Прийом, попередня обробка та попередній розгляд документів, що надійшли до підрозділу судових приставів, здійснюється в порядку, передбаченому розділом IV Інструкції.
12.1.2. Реєстрація надійшли до підрозділу судових приставів документів проводиться в АС або в книзі реєстрації вхідних документів, оформленої за встановленим зразком на паперовому носії.
12.1.3. Вхідному документу присвоюється реєстраційний номер, структура якого включає розділені косою рискою порядковий номер документа по базі даних АС (порядковий номер за книгою реєстрації вхідних документів) в межах поточного року, дві останні цифри року, двозначний код підрозділу судових приставів, двозначний код територіального органу Служби.
12.1.4. Надійшли разом з виконавчим документом інші документи (заява стягувача (його представника) про порушення за нього виконавчого провадження, супровідний лист до актів уповноваженого органу та інші) реєструються під номером відповідного виконавчого документа.
Зареєстровані виконавчі документи враховуються в Книзі обліку виконавчих документів під присвоєними їм реєстраційними номерами.
12.1.5. На кожен зареєстрований виконавчий документ діловодом (посадовою особою, на яку покладено обов'язки з ведення діловодства у відділі судових приставів) (далі - діловод) оформляється справу <*>, до якого включаються всі документи, що утворюються в процесі розгляду судовим приставом-виконавцем виконавчого документа і здійснення виконавчого провадження у даній виконавчим документом, і яким присвоюється реєстраційний номер виконавчого документа.
<*> З моменту винесення за виконавчим документом судовим приставом-виконавцем постанови про відкриття виконавчого провадження документи справи, заведеної на виконавчий документ, складають виконавче провадження.
12.1.6. Діловод при оформленні справи включає в нього обкладинку справи встановленого зразка, надруковану на аркуші паперу формату A4 з частково заповненими реквізитами (№ справи (виконавчого провадження), № зонального ділянки, ініціали та прізвище судового пристава-виконавця, якому передається судовий акт (акт іншого органу або посадової особи) для здійснення по ньому функції примусового виконання, предмет виконання, боржник, стягувач, дата надходження виконавчого документа, строк зберігання), бланк внутрішньої опи і справи встановленого зразка із записом в ньому виконавчого документа та інших надійшли з ним документів (заява стягувача або його представника про порушення виконавчого провадження, супровідний лист до акта уповноваженого органу, належним чином оформлена довіреність сторони виконавчого провадження, лист ознайомлення з матеріалами справи), виконавчий документ (оригінал або копія виконавчого документа) і інші пропозиції, що надійшли з ним документи.
Якщо судовим приставом-виконавцем за виконавчим документом винесено постанову про відмову в порушенні виконавчого виробництва за справою, оформленим у даній виконавчим документом, зберігається раніше присвоєний йому номер.
У випадках повернення стягувачу зареєстрованого виконавчого документа до прийняття судовим приставом-виконавцем процесуального рішення в справу поміщаються копія виконавчого документа і інші документи, що утворюються в процесі розгляду даного виконавчого документа, а за справою також зберігається раніше присвоєний йому номер.
12.1.7. Справа із заявою стягувача (супровідним листом до акту уповноваженого органу) і виконавчим документом діловодом передається судовому приставу-виконавцю з урахуванням зонального принципу обслуговування території в триденний строк з дня надходження виконавчого документа в підрозділ судових приставів, а за виконавчими документами, що підлягають негайному виконанню, - після надходження до підрозділу судових приставів і реєстрації негайно.
Факт отримання судовим приставом-виконавцем виконавчого документа (справи з виконавчим документом) засвідчується в книзі обліку виконавчих документів його підписом з розшифровкою та зазначенням дати його отримання.
12.1.8. Судовий пристав-виконавець веде облік порушених виконавчих проваджень в зональної книзі обліку виконавчих проваджень встановленого зразка.
У разі забезпечення обліку виконавчих проваджень з використанням АС ведення судовим приставом-виконавцем зональної книги обліку виконавчих проваджень на паперовому носії не обов'язково.
Контроль за термінами ведення виконавчих проваджень в цьому випадку може здійснюватися за допомогою АС, що дозволяє формувати списки закінчених виконавчих проваджень на заданий період часу.
12.1.9. Передача справи з виконавчим документом (виконавчого провадження) між судовими приставами-виконавцями всередині підрозділу судових приставів оформляється актом прийому-передачі, який затверджується старшим судовим приставом. В акті відбивається № справи (виконавчого провадження), його комплектність із зазначенням кількості аркушів, дата передачі, ініціали та прізвище судового пристава-виконавця, який передав і прийняв справу (виконавче провадження), і, при необхідності, інша інформація.
Акт оформляється в двох примірниках, один з яких поміщається в справу (виконавче провадження), другий - в номенклатурне справу з актами.
12.1.11. При об'єднанні виконавчих проваджень в зведене виконавче провадження судовий пристав-виконавець заводить справу зведеного виконавчого провадження, в якому поміщаються складений ним реєстр стягувачів і виконавчі провадження, об'єднані в зведене, і інші документи.
12.1.12. Делу зведеного виконавчого провадження присвоюється обліковий номер виконавчого провадження, що входить в зведене виробництво, що має найбільш ранню дату його реєстрації, доповнений через дефіс літерним літером: «СД» - для зведеного виконавчого провадження щодо одного боржника; «СВ» - для зведеного виконавчого провадження про солідарне стягнення з декількох боржників на користь одного стягувача.
12.1.13. Облік справ зведених виконавчих проваджень в підрозділі судових приставів здійснюється діловодом в книзі обліку зведених виконавчих проваджень, оформленої на паперовому носії.
Допускається ведення книги обліку зведених виконавчих проваджень в АС без роздрукування її на паперовий носій.