Направлення працівника або керівника в службову поїздку є невід'ємною частиною багатьох організацій. У зв'язку з цим стає актуальним питання про порядок і правила оформлення відповідного наказу. Оскільки всі дії в рамках робочої діяльності підлягають регулюванню, даний аспект також не можна залишати поза увагою. А тому необхідно звернутися до Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження. Даний документ покликаний регулювати основні питання в плані регламенту і послідовності дій для оформлення відрядних поїздки.
Наказ про направлення у відрядження працівника
Для початку необхідно позначити поняття, яке включає в себе напрямок в відрядних поїздку. Якщо трудова діяльність пов'язана з постійними поїздками і роботою в дорозі, то це не вважається як командировочная діяльність. Законоположення визначає останню як поїздку за межі того відділення, в рамках якого здійснюється основна робота.
Для того, щоб визначити необхідність наказу про направлення у відрядження потрібно звернутися до зазначеного законоположення. У пункті 3 пропонується, що підставою для відрядження діяльності є письмове розпорядження керівника. При цьому не пропонується певних форм, за якими дана документація складається.
Раніше існував зразок Т-9. Саме він вважався офіційною формою, по якій працівник прямував в відрядних поїздку. Пізніше необхідність даної форми скасували. Тобто по сучасному стану зразок може бути складений в довільному порядку. Багато компаній при цьому продовжують використовувати зразок Т-9.
Наказ на добові у відрядженні
Окремо необхідно вказати на наказ про добових у відрядженні. Для цього в першу чергу потрібно звернутися до статті 168 Трудового кодексу РФ. Вона наказує наступне відшкодування витрат на відрядження:
- витрати на проїзд;
- взяття в оренду житла, якщо таке не надається компанією;
- добові витрати - ті витрати, які є при зміні місця проживання;
- додаткові витрати, які обговорюються з керівником.
Пропонується, що порядок, за яким нараховуються кошти, а також їх розміри, повинні бути вказані в трудовому договорі. При цьому добові не нараховуються в тому випадку, якщо поїздка була одноденної. Тут роботодавець оплачує тільки транспортні та супутні витрати.
Наказ про продовження відрядження
Продовження про відрядження терміну часто стає необхідністю, а тому також вимагає регламентування відповідними актами. У складанні наказу про продовження відрядження важливу роль відіграє вказівку підстави, за яким вона продовжується. Таким може бути одна з наступних причин:
- виробнича потреба, коли з'являється необхідність в додаткових діях або терміни;
- особисті причини - відряджений працівник може подати відповідне прохання про продовження, зазвичай якщо мова йде про вихідні або свята воно задовольняється;
- транспортна затримка - відсутність можливості виїхати в установлений термін також вимагає продовження;
- період може бути продовжений через хворобу співробітника;
- надзвичайні обставини, які не залежать від працівника.
Зазначена причина вписується в зразок документа разом із зазначенням, на який період продовжується поїздка. Пропонується при цьому, що роботодавець не може примусити до продовження встановленого періоду або зробити це за своєю ініціативою.
Журнал по реєстрації наказів по відрядженнях
Журнал обліку та реєстрації наказів про направлення у відрядження використовується для фіксування даних по відповідних дій. Така документація може бути складена в довільному порядку, оскільки чітко визначеного зразка немає. Однак слід звернути увагу на наявність наступних відомостей:
- повне ім'я відрядженого, можна використовувати прізвище з ініціалами;
- відділення, в якому він працює;
- яку обіймає працівник посаду;
- призначення поїздки, місце і поставлені завдання.
У разі необхідності можуть наводитися і додаткові дані, наприклад про понесені витрати, оцінці виконання.
Нумерація наказів на відрядження
Регламентованого порядку, за яким проставляється нумерація наказів на відрядження, немає. При проставленні номера зазвичай орієнтуються на зручність звітності. У разі наявності перевірки така нумерація повинна бути максимально зрозуміла і доступна.
Найчастіше використовується форма, де частиною номера є порядкова цифра, а частиною - букви, що позначають напрямок документа. При цьому всі документи можуть мати одне порядкове обчислення і різну спрямованість. А може використовуватися варіант, коли кожен напрямок має власний порядок нумерації.
У будь-якій компанії даний аспект повинен бути строго регламентований щоб уникнути плутанини. Всі документи необхідно нумерувати і вносити до відповідних реєстрів або журнали. Багато з них слід зберігати до 75 років.
Зразок заповнення наказу на відрядження
Заповнення зразка наказу про направлення у відрядження повинно включати в себе наступні моменти:
- повне та скорочене найменування компанії;
- реквізити документа - номер і дата його складання;
- дані по працівникові, його повне ім'я, посаду та підрозділ;
- дані по відрядних поїздці, призначення, місце, мету, період;
- дані по фінансуванню цієї поїздки;
- вказівка на документ, на підставі якого вона здійснюється;
- підписи керівника і працівника із зазначенням про обізнаність останнього.
Якщо в поїздку направляється керівник, то він може оформляти документ сам собі. Цим питанням також може зайнятися як відділ кадрів, так і повноважний заступник начальника.
Якщо у Вас є питання, проконсультуйтеся у юриста
Поставити своє запитання можна в форму нижче, в віконце онлайн-консультанта справа внизу екрану або зателефонуйте за номерами (цілодобово і без вихідних):- +7 (499) 577-01-78 - Москва і обл .;
- +7 (812) 467-38-97 - Санкт-Петербург і обл .;
- +7 (800) 707-31-40 - усі регіони РФ.