Товарна накладна - вид первинного документа, за допомогою якого оформляють відвантаження матеріальних цінностей.
Якщо товар продається з ПДВ, до накладної прикладається рахунок-фактура.
Компаніям дозволено розробляти свої форми первинної документації. На практиці ТОРГ-12 рідко замінюють іншим документом, так як уніфіковану форму використовувати дуже зручно.
Реквізити та правила заповнення ТОРГ-12
Заповнення ТОРГ-12 можна почати з присвоєння порядкового номера і дати.
У шапці документа зазначаються найменування та реквізити продавця і покупця. У табличній частині зазначають найменування товару, що поставляється, його кількість, ціну та загальну вартість.
У графі «Підстава» продавець найчастіше вказує номер і дату договору поставки.
Накладна буде недійсною при відсутності в ній підписів відповідальних осіб.
З боку продавця підписати накладну повинні три особи: відповідальний за відпуск товару (наприклад, комірник), головний бухгалтер та керівник. На практиці дуже часто можна побачити, що за всіх трьох осіб ставить підпис одна людина. Такий варіант цілком виправданий. Головне, оформити наказ чи доручення на право підпису документа.
Передавайте контрагентам електронні накладні ТОРГ-12 безкоштовно - по акції «Безліміт на 2 місяці» від системи Діадок
З боку одержувача передбачені два підписи: «Вантаж прийняв» і «Вантаж одержав». Перший підпис найчастіше ставить представник транспортної компанії, що доставляє вантаж покупцеві. У графі «Вантаж одержав» розписується матеріально відповідальна особа. Товар за накладною може отримати уповноважена особа покупця за дорученням.
Накладна ТОРГ-12 заповнюється в двох примірниках: один залишається у постачальника, другий - у покупця. Якщо вантаж перевозить транспортна компанія, тоді додатково оформляється транспортна накладна.
Потрібно заповнити всі обов'язкові реквізити ТОРГ-12. Безпечніше вказати терміни відвантаження і отримання товару за накладною. У разі судових розглядів терміни в ТОРГ-12 можуть зіграти важливу роль.
При використанні уніфікованої форми ТОРГ-12 з неї не можна видаляти будь-які реквізити, зате можна додати свої.
ТОРГ-12 можна зберігати на папері або в електронному вигляді. Якщо накладна електронна, вона повинна бути завірена електронними підписами.
Замість накладної компанія має право використовувати універсальний передавальний документ (УПД). Цей документ об'єднує в собі ТОРГ-12 і рахунок-фактуру. Використовуючи УПД, можна значно скоротити документообіг.
Товарна накладна. зразок заповнення
Накладну можна заповнити в бухгалтерській програмі. Також існують спеціальні сервіси, де можна заповнити товарну накладну онлайн.