Подорожній лист для ІПнеобходімо заповнювати індивідуальним підприємцям, якщо вони використовують транспорт для виробничих цілей. Таким чином підтверджується цільовий характер поїздок, обґрунтовується списання ПММ, формуються статистичні показники і накопичуються дані для обліку транспортної роботи.
Призначення подорожнього листа для приватних підприємців
Перелік інформації, обов'язкової для відображення в дорожньому листі
Бланк і зразок заповнення подорожнього листа для індивідуального підприємця
Призначення подорожнього листа для приватних підприємців
Приватні підприємці, які мають вантажний і легковий рухомий склад для обслуговування своєї діяльності, повинні оформляти шляхові листи. Такий документ призначений для відображення і накопичення даних про параметри роботи автомобілів, спецтехніки, тракторів, використовуваних в бухгалтерському обліку. Подорожні листи для ІП містять відомості про залитому в бак пальному, його списання і фактичний залишок на кінець періоду, крім того, з подорожнього листа можна дізнатися пробіг і маршрути авто. Стануть в нагоді дані про пройдені кілометрах і для обгрунтування списання, заміни зношених шин. На підставі всього комплексу одержуваної таким чином інформації проводиться нарахування окремих елементів оплати праці водієві. Наявність подорожнього листа важливо і з метою дотримання ПДР, оскільки в ньому повинен бути допуск від медпрацівника, який дозволяє водієві керування автомобілем, крім того, тут же присутній позначка механіка, що засвідчує справний техстан машини. Якщо автомобіль знаходиться у власності компанії, а керує ним найманий водій, в разі перевірки інспектором ГИБДД шляховий лист індивідуального підприємця стане єдиним обгрунтуванням, чому особа, яка не є власником, знаходиться за кермом «чужого» транспортного засобу.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Даний наказ незакрепляет типових бланків для подорожніх листів, однак наводить список обов'язкових реквізитів, які повинні в них бути присутнім.
Відмінність наказу № 152 від усіх попередніх нормативних актів полягає в тому, що ведення подорожніх листів усіма ІП, що мають транспорт, стало обов'язковим. Перш ІП зобов'язані були заповнювати путівки тільки при використанні транспортних засобів у підприємницькій діяльності, пов'язаної з перевезеннями.
Період, на який виписується шляховий лист, може відрізнятися в залежності від варіанту використання автомобіля:
- для діяльності з комерційних перевезень - строго на день роботи;
- для відряджень - на період відрядження;
- для інших видів діяльності - від одного дня до місяця.
Перелік інформації, обов'язкової для відображення в дорожньому листі
Реквізити, обов'язкові для оформлення транспортної роботи, наведені в наказі № 152. Сюди відносяться:
- назва документа, номер;
- період, на який він виписаний;
- найменування фірми-власника або ІП;
- дані про автомобіль: модель, держномер, пробіг на початок і кінець дня, дата і час випуску на лінію та повернення в гараж, на стоянку.
- дані про управителя автомобілем працівника: прізвище, час передрейсового та післярейсового медобстеження.
Крім наведеного переліку допускається вносити в бланк додаткові поля на розсуд ВП. Зокрема, для вантажного автомобіля доцільно мати дані про пробіг з вантажем і без, про кількість перевезених тонн.
Найчастіше для кожного рейсу зазначаються найменування пунктів відбуття і призначення, також кількість кілометрів для кожної окремої поїздки по маршруту.
Підприємець може використовувати типову форму, що діяла до виходу наказу № 152, або ж розробити власний її варіант з нуля, в будь-якому випадку закріпивши своє рішення внутрішнім розпорядженням. З метою виконання контрольних функцій ведеться спеціалізований журнал обліку подорожніх листів, він також обов'язковий, і його наявність завжди перевіряється наглядовими органами. Всі перераховані документи, включаючи книгу обліку листів, повинні зберігатися протягом 5 років.
Бланк і зразок заповнення подорожнього листа для індивідуального підприємця
Створення власного бланка подорожнього листа для ІП - процес остаточно тривалий і копіткий, вимагає істотних трудовитрат. Для зручності і зниження обсягу робіт можна скористатися формою, спочатку включає весь необхідний перелік реквізитів, яка доступна для завантаження нижче.
Для прискорення процесу оформлення і мінімізації можливих помилок краще використовувати вже оформлений зразок подорожнього листа ВП. По ньому досить зручно буде контролювати коректність приведення інформації в кожному конкретному полі форми.
Перш за все, варто пам'ятати, що затвердженого законодавчо бланка путівки для ІП не існує. В цьому випадку приватним підприємцям не залишається нічого іншого, окрім як використовувати утверждавшуюся раніше стару уніфіковану форму або формувати оригінальний бланк власними силами, пам'ятаючи про те, що він повинен повністю задовольняти вимогам наказу № 152.
Підвищеної уваги вимагає заповнення всіх полів форми подорожнього листа, так як від повноти і коректності їх оформлення буде залежати можливість прийняти витрати на транспорт до податкового обліку. Особливо важливо це для приватних підприємців, які застосовують спецрежим ССО за схемою «доходи мінус витрати».