Застосовується до: Office 365 for enterprises, Live @ edu
З причин нормативного, юридичного чи ділового характеру може знадобитися зберігати копії окремих повідомлень електронної пошти в організації або видаляти пошту, зберігати яку не потрібно. Управління записами повідомлень (MRM), технологія управління записами в Exchange Online, дозволяє управляти термінами зберігання елементів поштових скриньок користувачів і вказувати дії, що застосовуються до елементів, які досягли певного віку.
До складу технології MRM входять політики зберігання та теги зберігання. Політики зберігання дозволяють застосовувати параметри зберігання повідомлень до папок і повідомлень електронної пошти за допомогою тегів зберігання. Теги зберігання визначають граничний вік, який вказує, як довго зберігаються елементи, і дія зберігання, яке вказує, що відбувається з елементами, які досягли граничного віку зберігання. Теги зберігання зв'язуються до політики зберігання, яка застосовується до поштової скриньки.
Розглянемо ці компоненти ближче:
Як часто запускається помічник для керованих папок? Помічник для керованих папок налаштований для обробки всіх поштових скриньок в хмарної організації за певний період часу, який називається робочим циклом. В Exchange Online робочий цикл становить сім днів. Це означає, що помічник намагається обробити кожну поштову скриньку у вашій хмарної організації кожні сім днів.
Оскільки помічник для керованих папок працює безперервно, немає необхідності виконувати будь-які дії для застосування параметрів зберігання до поштових скриньок. Однак, якщо необхідно негайно застосувати до поштової скриньки параметри зберігання, можна примусово змусити помічник для керованих папок обробити певний поштову скриньку. Див. Статтю Запуск помічника по роботі з керованими папками.
Увага. Управління записами повідомлень не гарантує збереження кожного повідомлення. Наприклад, користувач може видалити або перемістити повідомлення зі своєї поштової скриньки, перш ніж закінчиться термін зберігання повідомлення; управління записами повідомлень не запобігає видалення користувачами своїх власних повідомлень. Якщо організації необхідно зберігати повідомлення невизначений час, рекомендується скористатися однією з наступних функцій Exchange Online.
- Ведення журналу. Якщо в організації потрібно зберігання повідомлень за межами поштових скриньок користувачів протягом тривалого терміну, скористайтеся веденням журналу. Див. Статтю Правила журналу.
- Юридичне утримання. Якщо в організації необхідно зберігати повідомлення з метою виконання вимог до електронного виявлення та зберігання, можна перевести поштові скриньки користувачів на юридичне утримання. Див. Статтю Застосування судового утримання до поштової скриньки.
Крім того, функція відновлення окремих елементів в Exchange Online дозволяє відновлювати видалені повідомлення електронної пошти протягом 14 днів після їх безповоротного видалення користувачем. Див. Статтю Відновлення видалених повідомлень електронної пошти в Exchange Online.
Get-RetentionPolicyTag | fl Name
Приклад. Командлет Get-RetentionPolicyTag відображає докладні відомості про тегах зберігання. Запустіть наступну команду для виведення типу, обмеження віку і дії зберігання у всіх тегів зберігання:
Get-RetentionPolicyTag | fl Name, Type, AgeLimitForRetention, RetentionAction
Змінити граничний вік зберігання в тезі.
Set-RetentionPolicyTag
Приклад. Ця команда перераховує збільшує граничний вік зберігання тега «Delete Items» до 90 днів:
Set-RetentionPolicyTag "Deleted Items" -AgeLimitForRetention 90
Командлет New-RetentionPolicyTag використовується для створення тегів зберігання. Якщо з юридичних і нормативним причин для деяких співробітників або відділів можуть діяти відмінні від інших користувачів вимоги по зберіганню, то для окремих співробітників також можуть вимагатися окремі періоди або дії. В цьому випадку можна створити тег зберігання і зв'язати його з новими і існуючими політиками зберігання.
Щоб створити тег зберігання, виконайте наведену нижче команду.
Приклад. Наступна команда створює тег зберігання «Company Officers-SentItems». При застосуванні до поштової скриньки він переміщує елементи старше трьох місяців з папки «Надіслані» в архівний поштову скриньку користувача.